Wie kann das Projektmanagement effizient gestaltet werden?

Jeder arbeitet heute an Projekten, aber was Projektmanagement eigentlich bedeutet, das wird weitgehend ignoriert. Dabei gibt es inzwischen sogar einen eigenen Studiengang Projektmanagement. Die Kernaussage ist klar: Projekte managen bedeutet viel Aufwand. Denn von der Auftragsannahme über die Planung und Entwicklung bis hin zum fertigen Produkt, der Testphase sowie der Nachbereitung steckt im Management eines Projekts einfach unglaublich viel Arbeit. Und die ist auch nötig, damit ein Projekt effizient umgesetzt werden kann. Je besser die Planung und Dokumentation ist, desto besser ist man auch auf Ausfälle und Störfaktoren vorbereitet. Das geht aber nicht ohne Software und die nötigen Skills.

Auf das Wesentliche konzentrieren

Gute Projektmanager genießen das Vertrauen der Teammitglieder. Sie haben ihre Position als Projektleiter auf der Basis des entgegengebrachten Vertrauens. Das verdienen sie sich mit Erfahrung, Fairness, Ehrlichkeit und Authentizität. Zudem delegieren sie Arbeiten. Sie kümmern sich selbst nur um das Projektmanagement und finden für alles andere die Person, die am besten geeignet ist. Und das kann auch bedeuten, dass ein Teil der Aufgaben ausgelagert wird. Vor allem in der heißen Phase des Projekts, meist zwischen Fertigstellung, Testläufen und Nachbearbeitung, ist Zeit knapp. Jetzt kann ein Projekt sehr viel effizienter bis zum Ende durchgezogen werden, wenn niemand mehr stört. Aber was ist mit Anfragen und Kontakten, die über Telefon oder E-Mail hergestellt werden? Jeder verpasste Kontakt könnte ein verpasster Auftrag sein. Teammitglieder für den Telefondienst vom Projekt abziehen ist nicht effizient. Bürofachkräfte von Büroservice24 können im Namen des Unternehmens Anrufe entgegennehmen, auf der Basis eines Fragenkatalogs viele Anliegen bearbeiten und die wichtigsten Anrufe an die zuständige Person weiterleiten.

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Störfälle genauso dokumentieren wie alles andere

Es lohnt, bei jedem Projekt nicht nur einen groben Plan zu machen, sondern jeden einzelnen Arbeitsschritt schriftlich festzuhalten. Dazu gehören auch die zeitlichen Rahmenbedingungen. Es muss dokumentiert werden, welche Ressourcen (Arbeitskräfte wie auch Materialien) zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang für welchen Preis benötigt werden. Wer genau Buch führt über das laufende Projekt, werden überschrittene Lieferfristen, mangelhafte Waren oder kurzfristig erkrankte Mitarbeiter/-innen bei der Planung des nächsten Projekts berücksichtigt und aus dem Erfahrungsschatz heraus kann die Planung und Durchführung der Projekte immer weiter optimieren werden.

Die Protokolorierung und Planung wird heute in den digitalen Bereich verlagert. Software wie Asana hilft dabei, Projekte effizient und wirtschaftlich zu managen. Asana ist Freeware und läuft unter verschiedenen Betriebssystemen sowohl auf Desktop-Computers als auch Laptops, Tablets und Smartphones. Die Software besteht im Kern aus einer einfachen weißen Seite mit drei Spalten: Links werden die laufenden Projekte eingetragen, in der Mitte die dafür nötigen Arbeitsschritte und Ressourcen samt Terminen, in der rechten Spalte ist Raum für Anmerkungen, Details, Links und Tags. Die Software setzt auf einfache Erkennbarkeit, hohe Usability und intuitive Bedienung. Sie bietet über diese Kerntabelle hinaus zahlreiche weitere Funktionen, die die Planung und Dokumentation von Projekten vereinfacht, Projekte miteinander vergleichbar macht und vor allem den einfachen Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ermöglicht. Das ist Freeware, es gibt auch kostenpflichtige Software für Projektmanagement. Die ist meist etwas höherpreisig und enthält zahlreiche Komponenten und Extras.

Effizienz heißt, genau das zu nutzen, was gebraucht wird

Gute Software, gute Manager und ein tolles Team machen noch kein erfolgreiches Projekt aus. Effiziente Durchführung ist dann gegeben, wenn die vorhandenen Ressourcen bestmöglich genutzt werden. Es sollte nur das zum Einsatz kommen, was auch wirklich gebraucht wird. Eine grobe Faustregel besagt, dass bei einer Nutzung von 80 % der vorhandenen Ressourcen (Mitarbeiter/-innen und Arbeitszeit, Räumlichkeiten bis hin zu Lagern) die höchste Effizienz erreicht werden kann. Die 20 % Leerlauf sind nötig, um im Störfall schnell reagieren und kompensieren zu können.