Bericht • 19.06.2009

Kartenzahlung: Digitale Belege beenden die Zettelwirtschaft bei Ikea

Bis Mitte 2009 will Ikea in Deutschland die Hälfte seiner Kassen durch jeweils mehrere Self-Scanning-Automaten für den schnellen Einkauf ersetzen, berichtete iXtenso bereits im Januar. Die Automaten akzeptieren nur Karten, kein Bargeld. Ikea hat hierzulande über 70 Prozent Kartenzahler, der Durchschnitt ist im deutschen Handel kaum halb so hoch.

Im Sommer 2008 hat Ikea Deutschland den Netzbetreibervertrag mit TeleCash verlängert. Die deutsche Tochter von First Data ist damit weiterhin Generalunternehmer für die Abwicklung des kartenbasierten Zahlungsverkehrs in den 43 Ikea-Einrichtungshäusern und Restaurants in Deutschland. Ikea verfügt hierzulande über mehr als 1.500 POS-Terminals. TeleCash übernimmt das Roll-out- und Projektmanagement, die Installation und Wartung der Hardware sowie die Abwicklung aller Kartentransaktionen. Zur Reduzierung von Lastschriftausfällen nutzt Ikea die Sperrdatei von TeleCash. Die Online-Abfrage entscheidet darüber, ob der Kunde seine Kartenzahlung mit der PIN oder per Unterschrift autorisieren muss. Möglichst wenig EC mit PIN – so senkt Ikea die Gebühren, muss sich aber um Rücklastschriften und Inkasso bei ausstehenden Zahlungen kümmern.

Digitalarchiv seit Sommer 2008

Ikea ist der erste Kunde, der die neuste Entwicklung von TeleCash einsetzt: den „Elektronischen Belegarchiv-Service“, den laut TeleCash inzwischen auch weitere Handelsunternehmen einführen wollen. Die Kunden unterschreiben an der Kasse nicht mehr auf einem Papierbeleg, sondern auf einem „Sign Pad“, welches die Signatur digitalisiert. Die Kunden erhalten wie bisher einen Papierbeleg. Die elektronischen Belege werden erfasst und durch TeleCash zentral archiviert. Auch für bargeldlose Zahlungen ohne Unterschrift, also mit PIN-Eingabe, wird ein elektronischer Beleg generiert.

Zur Digitalisierung der Unterschriften arbeitet TeleCash mit Softpro zusammen. Softpro unterstützt über 200 Unternehmen, darunter viele aus dem Bankenumfeld.

Zur Eröffnung des EHI-Forums auf der EuroCIS 2009 referierte Jörg Stahl, Head of Customer Solutions & Projects bei TeleCash. Demnach hat das Ikea-Personal vorher die Belege ausgedruckt, in einer Schublade gesammelt und bei Schichtende, nach Transaktionsart sortiert, an den Kassenabschluss geheftet. Im Kassenbüro wurde der Abschluss geprüft und man archivierte die Belege vor Ort für zwei Jahre. Schwierig war das Mahnwesen: Nach erfolglosem Hoffnungslauf forderte die Zentrale per E-Mail bei der jeweiligen Filiale den Beleg an, der gesucht und ohne Sicherungskopie per Post versandt wurde.

ROI nach weniger als 18 Monaten

Der Elektronische Belegarchiv-Service, so Stahl, reduziert die Kosten und beschleunigt die Abwicklung von Rücklastschriften. Ikea hat über eine gesicherte Internetverbindung Zugang zu einem Server von TeleCash, auf dem die Belege aus den Häusern automatisch und revisionssicher als PDF-Dokumente gespeichert werden. Inzwischen wurden die seit 1994 eingesetzten ZVT-700-Geräte durch neue Terminals von Ingenico ersetzt und alle deutschen Ikea-Häuser sind an das Belegarchiv angeschlossen.

Gegenüber iXtenso berichtet Stahl, dass Ikea durch das Ende der Zettelwirtschaft rund 55.000 Bonrollen jährlich einspart. Ikea spare zudem jährlich 2.000 Arbeitsstunden für Beleghantierung am POS. Nicht genau zu beziffern seinen die Einsparungen bei Archivierung und Recherchen gegenüber dem alten System. Er spricht aber von „erheblicher Prozessoptimierung“ und von Valuta-Gewinnen in der Buchhaltung. Der Return on Investment sei nach weniger als 18 Monaten erreicht. Die digitale Archivierung von TeleCash empfiehlt Jörg Stahl vor allem den Händlern, die viele Transaktionen, insbesondere in Kombination mit Unterschriften, bewältigen müssen.

Rene Schellbach
iXtenso.com

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