Zu Beginn eines Arbeitstages ist alles in bester Ordnung: Man weiß was zu tun ist, welche Aufgaben anstehen und wann sie erledigt sein sollen. Doch dann kommen sie, die Bremsen des Arbeitsalltags: Wo ist die E-Mail des neuen Lieferanten und die Umsatzanalyse des Kollegen? Was hat der Kunde an seiner letzten Bestellung auszusetzen, läuft da nicht gerade eine Reklamation mit dem Kollegen aus dem Kundenservice? So verbringt man im Laufe des Tages eine nicht unerhebliche Zeit mit der Recherche nach benötigten Informationen und die eigentlichen Aufgaben liegen immer noch unerledigt auf dem Schreibtisch.
Szenarien wie diese spielen sich tagtäglich in vielen deutschen Unternehmen ab. Die beste Projekt- und Zeitplanung bringt nichts, wenn die Zeitdiebe dazwischenfunken und von den wirklich wichtigen Aufgaben abhalten. digital guru, Anbieter der Unternehmenssoftware GREYHOUND (http://greyhound-software.com), hat viele dieser Zeitfresser selbst im Laufe der letzten Jahre kennengelernt und erfolgreich aus dem Unternehmen vertrieben. Heute ist digital guru Experte für die Verwaltung von Informationen sowie Kommunikation und zeigt, wie sich die drei größten Zeitdiebe im Arbeitsalltag vermeiden lassen:
1. Krankheit oder Urlaub: Während Hannes sorgenfrei seinen Urlaub genießt, ist Holger erkrankt. Und da E-Mails, Dateien und Dokumente meist nur lokal gespeichert sind, geht bei der Beantwortung dringender Kundenanfragen oder der Erledigung nicht aufschiebbarer Arbeiten die Suche nach Hintergrundinformationen erst richtig los. Hat man schließlich alle Informationen zusammengetragen, fällt es schwer nachzuvollziehen, was durch wen bereits erledigt wurde. Sind alle Unternehmensinformationen, wie auch die gesamte interne und externe Kommunikation in einer Software hinterlegt, die für jeden Mitarbeiter standortunabhängig zugänglich ist, kann eine Menge Recherchezeit eingespart werden - Ausfälle einzelner Mitarbeiter werden ohne große Mühen kompensiert, da andere Kollegen einspringen können. Ein Blick genügt, um zu erkennen, von wem welche Vorgänge erledigt wurden und was noch offen ist.
2. Digitale Übersicht versus unübersichtliche Papierberge: Während einige Informationen in Papierform strukturlos auf klassische Aktenordner verteilt sind, befinden sich andere in digitaler Form auf dem Server. Aber wo mit der Suche anfangen? Dieses Chaos lässt sich vermeiden, indem alle vorliegenden Briefe, Faxe und Dokumente digitalisiert werden – seien es Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote. Mit einer medienübergreifenden Volltextsuche, die alle Daten im System durchsuchen kann, werden nicht nur wertvolle Minuten gespart, sondern es gehen auch keine Informationen mehr verloren.
3. Doppelte Bearbeitungen: Kundenanfragen werden häufig nicht nur von einer Person, sondern von mehreren Kollegen bearbeitet. Oftmals ist nicht ersichtlich, ob sich bereits jemand anderes mit diesem Vorgang beschäftigt. Das kostet nicht nur doppelte Zeit, sondern kann auch Imageschäden nach sich ziehen, da ein Unternehmen an Glaubwürdigkeit verliert, wenn ein Kunde mehrere Antworten – und im schlimmsten Fall auch noch unterschiedliche – auf seine Anfrage erhält. Dieses Problem lässt sich im Keim ersticken, wenn doppelte Bearbeitungen von vornherein ausgeschlossen sind. Sobald ein Mitarbeiter eine Anfrage bearbeitet, muss dies für alle anderen sofort sichtbar und der jeweilige Vorgang gesperrt sein.
„In Gesprächen mit Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen werden wir immer wieder mit dem gleichen Problem konfrontiert: Ein großer Teil der wertvollen Arbeitszeit wird für die Suche nach Kommunikation, Unterlagen und Informationen aufgewendet – Arbeitszeit, die aus unserer Sicht deutlich produktiver genutzt werden sollte. Sind Kommunikation und Informationen für jeden Mitarbeiter zentral hinterlegt, lässt sich die Unternehmensorganisation vereinfachen und dadurch wertvolle Zeit einsparen. Unsere Software GREYHOUND integriert neben der Kommunikation via E-Mail, Fax, SMS, Chat, Voice over IP sowie Briefpost auch die üblichen Unternehmensinformationen, wie Notizen, Aufgaben, Termine, Dateien und Kontakte in einer einzigen Software. Der Clou: alles ist über eine schnelle Volltextsuche durchsuchbar. So hat man alles im Blick, wann immer man es benötigt“, sagt Hildebrand Müller, Gründer und Geschäftsführer von digital guru.
