Firmennachricht • 04.09.2008

Knauber rationalisiert mit Torex die Einsatzplanung in seinen Heimwerker- und Hobbymärkten

Knauber

Im Jahre 1880 eröffneten Anna and Michael Knauber ein Kolonialwarengeschäft in Bonn. Zu dieser Zeit konnte niemand ahnen, dass damit der Grundstein für ein Familienunternehmen gelegt wurde, das heute mehr als 1.000 Mitarbeiter in neun Heimwerker- und Hobbymärkten beschäftigt. Zur Carl Knauber Holding GmbH & Co. KG gehören außerdem Knauber Gas, Knauber Mineralöl und Knauber Contracting, die 2006 zusammen einen Umsatz von 470 Millionen Euro erwirtschafteten.

Im Gegensatz zu den großen Heimwerkerketten bietet Knauber auch eine breite Auswahl an Bastler- und Hobbybedarfsartikeln, sodass 70 % der Kunden Frauen sind. Das Unternehmen legt besonderen Wert auf die Produktpräsentation, den Produktmix, die Kundenberatung sowie auf ausgezeichneten Kundenservice.

Als die Geschäftsleitung bei Knauber einen Rückgang der Produktivität und eine erhebliche Zunahme der Personalkosten verzeichnete, beschloss sie, die Arbeitsabläufe in ihren Heimwerkermärkten durch ein modernes und effizientes POS-System und eine Personal-management-Lösung zu unterstützen. Torex™ WFM-HCM (ehemals Lucas WM) und Torex™ OSCAR-POS (ehemals Lucas OSM) erwiesen sich für die Anforderungen des Unternehmens als perfekt.
 

Die Herausforderung

Knauber machte sich daran, die papierbasierten Abläufe durch eine professionelle Personalmanagementlösung zu ersetzen, die in allen Märkten eingesetzt und in das
IT-System der Zentrale integriert werden konnte, um einen automatischen Datentransfer zu ermöglichen. Das System sollte flexibel genug sein, um mit Veränderungen bei den Geschäftszeiten und Arbeitsgesetzen und mit dem veränderten Kaufverhalten der Knauber-Kunden Schritt halten zu können. Vor allem war Knauber bestrebt, das Kauferlebnis zu verbessern, während die Personalkosten durch die Einführung eines flexiblen nachfrage-gesteuerten Personalplanungssystems verringert werden sollten.

„Die neue Personalplanungslösung sollte die Anforderungen der Filialen so gut wie möglich abdecken. Unser Ziel war es, die Servicequalität zu verbessern, die Umsätze zu erhöhen und gleichzeitig unseren Führungskräften und Mitarbeitern eine bessere Übersicht über die Abläufe zu bieten, ohne ein Arbeitszeiterfassungssystem einführen zu müssen. Das war ein Balanceakt zwischen Bürokratie und Effizienzsteigerung“, sagt Hasan Cürük, Leiter Organisation und Informationstechnologie bei Knauber.

Der erste Schritt bei der Suche nach einer Lösung bestand darin, alle Beteiligten – Unternehmensführung, Betriebsrat, Filialleiter und Mitarbeiter – in den strategischen Planungsprozess einzubinden. Die Unternehmensleitung gab dem Projekt intern höchste Priorität und betonte damit seine Bedeutung für das Unternehmen. Ein internes Projektteam wurde gebildet, um die Softwareanforderungen zu definieren und die Akzeptanz der neuen Arbeitsabläufe durch die Mitarbeiter zu fördern.
 

Die Lösung

Nach einem Auswahlverfahren, bei dem die Lösungen verschiedener Anbieter getestet wurden, entschied sich Knauber für die Einführung von Torex WFM-HCM.

„Torex war eindeutig die beste Wahl. Wir suchten nach einer Lösung, die unsere individuellen Anforderungen abdecken konnte, insbesondere auch den je nach Saison und Tageszeit variierenden Mitarbeiterbedarf. Darüber hinaus war es für uns auch wichtig, dass wir den Mitarbeitereinsatz über verschiedene Abteilungen hinweg planen können,“ erklärt Cürük.

Um eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen, wurde Torex WFM-HCM in zwei Stufen eingeführt. Stufe eins war ein Probelauf in drei Filialen, wobei der Fokus auf die Einsatzplanung der Mitarbeiter gelegt wurde. Stufe zwei umfasste die komplette Einführung in allen neun Geschäften. Hierbei lag der Schwerpunkt auf der Bestimmung eines Pro-Kopf-Umsatzziels, bei dem Sonderangebote, Verkaufsaktivitäten in den Märkten und historische Daten berücksichtigt wurden.

Neben Torex WFM-HCM hat Knauber nach einer dreiwöchigen Testphase auch Torex OSCAR-POS in allen Niederlassungen eingeführt.

Alle Knauber-Filialen sind nun mit fünf bis sieben Torex OSCAR-POS-Terminals im Kassenbereich ausgestattet. Das Hauptgeschäft in Bonn verfügt über 14 Terminals. Die Mitarbeiter hatten die Wahl zwischen Tastatur oder Touchscreen. Aufgrund der einfacheren Anwendung und der intuitiven grafischen Benutzeroberfläche, die die Navigation in komplexen Bildschirmmasken erleichtert, entschloss man sich für die Touchscreen-Terminals.

Der zentrale OSCAR-POS-Server ist an eine Oracle-Datenbank angeschlossen. Jede Niederlassung verfügt über ihren eigenen Server. Alle Betriebe sind über DSL mit dem Virtual Private Network verbunden, um den sicheren und unabhängigen Betrieb aller Arbeitsplätze zu gewährleisten. Die Buchhaltungs- und Finanzdaten werden über die zentrale Datenbank mit Torex Oscar-POS bereitgestellt, sodass eine direkte Verarbeitung aller Fakturierungsdaten möglich ist. Die Aktualisierung und Planung von rund zehn Sonderangeboten pro Woche erfolgt ebenfalls in der Zentrale. Die Sonderangebote werden mithilfe eines CRM-Systems geplant und analysiert.
 

Die Ergebnisse

Torex WFM-HCM ist heute in allen neun Knauber-Filialen installiert und wird von den Mitarbeitern, den Filialleitern und der Unternehmensleitung sehr positiv beurteilt. Alle fünfzehn Minuten gibt das Kassensystem die Umsatz- und Kundenzahlen direkt an das Personalplanungsmodul weiter. So wird sichergestellt, dass das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt wird.

Torex WFM-HCM hat die internen Arbeitsabläufe dadurch vereinfacht, dass automatisch Übersichten über die jährlichen und monatlichen Personaleinsatzpläne erstellt werden. Vor allem jedoch profitieren nun die Kunden von einer reibungsloseren Abwicklung an der Kasse, was einen weiteren positiven Einfluss auf das Kauferlebnis bei Knauber hat.

Guido Lemmer, Leiter Organisation und Logistik, gibt Beispiele für die erzielten Verbesserungen: „Durch Torex WFM-HCM konnten wir die Überstunden unserer Mitarbeiter um ca. 20 Prozent reduzieren. Ein weiterer Synergieeffekt wird durch die Konsolidierung der Informationen auf Unternehmensebene erzielt, die aufbereiteten Daten helfen uns bei der Bedarfsanalyse. Die mehr als 7.000 manuell angefertigten Personalpläne, die wir früher erstellen mussten, gehören nun der Vergangenheit an.“

Mit Hilfe von Torex WFM-HCM kann Knauber kontinuierlich daran arbeiten, die Umsätze zu steigern und die Kosten zu reduzieren. Die Erfahrungen von Knauber belegen, wie wichtig es ist, abteilungsübergreifende Personalplanungen vornehmen zu können. Das Unternehmen plant nun den Einsatz von Torex WFM-HCM, um weitere Projekte anzugehen, wie zum Beispiel die unternehmensweite Verwaltung von Abwesenheitszeiten, die Analyse des Personalbedarfs, die Einsatzplanung und die Optimierung von Umsatzprognosen.
 

Torex WFM-HCM

Torex WFM-HCM ist eine komplette Lösung zur Personalbedarfsplanung für den Einzelhandel, die dabei hilft, Ressourcen effizient einzusetzen und Kosten zu senken.
Die modulare Lösung kann einfach und schnell an die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Einzelhändlers angepasst werden. Durch gezielte Personalplanung und effizienten Personaleinsatz, verringerte Bearbeitungszeiten sowie genauere Buchhaltungs- und Berichtsdaten werden beträchtliche Kosteneinsparungen erzielt.
 

Torex OSCAR-POS

Torex OSCAR-POS bietet ausgereifte Point of Service (POS)-, Verwaltungs- und Managementfunktionalität für Einzelhandelsunternehmen. Torex OSCAR-POS verbessert durch effizientes Transaktionsmanagement über die gesamte Wertschöpfungs¬¬kette den Kundenservice und bietet Einzelhändlern ein verlässliches Verkaufs- und Lagermanagement mit Echtzeit-Übersicht zur effizienten Steuerung ihrer Geschäftsabläufe.

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