Besserer Service durch effiziente Personalplanung

Niederlassung von Hagebau Schneider in Freilassing

Die herkömmliche Personalplanung der Baumärkte von Hagebau Schneider verursachte einen hohen Aufwand. Mit Torex Workforce Management ließ sich nicht nur der Aufwand deutlich reduzieren, sondern auch der Personaleinsatz flexibel an die jeweiligen Anforderungen anpassen und somit der Kundenservice optimieren.

Wer im heiß umkämpften Sektor der Baumärkte bestehen will, muss seinen Kunden heute mehr als nur günstige Preise bieten. Hagebau Schneider, Mitglied der Hagebau-Kooperation und mit elf Baumärkten im südostbayrischen Raum vertreten, setzt dabei insbesondere auf ein motiviertes und kompetentes Fachpersonal, das mit den Produkten, die es verkauft umgehen kann und in der Lage ist, auch handwerklich weniger versierten Kunden mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Jeder der elf Baumärkte von Hagebau Schneider plante die Einsatzzeiten seiner Mitarbeiter separat auf Papier. Mit manuellem Aufwand wurde dabei die Planung an die jeweilige Kundenfrequenz und an die Anforderungen im Service angepasst. Dennoch ließ sich auf diese Weise nicht vermeiden, dass immer wieder zu viele oder zu wenige Mitarbeiter zur Verfügung standen – oder auch, dass Mitarbeiter nicht entsprechend ihrer fachlichen Qualifikation eingesetzt wurden.

"Gerade bei variablen Öffnungszeiten ist es schwierig, den Personaleinsatz richtig zu planen", erklärt Max Schneider, Geschäftsführer von Hagebau Schneider in Erlstätt. "Da ein hochwertiger Service die Basis unseres Geschäfts ist, wollten wir die Personaleinsatzplanung auf eine neue Basis stellen." Um die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit im richtigen Geschäft einsetzen zu können, benötigte die Geschäftsführung ein zentrales, voll IT-gestütztes System.

Nach einer ausführlichen Evaluierung entschied sich Hagebau Schneider im Jahr 2005 für den Einsatz von Torex Workforce Management, weil sich diese Lösung in der Auswahlphase als die flexibelste und am einfachsten zu bedienende erwiesen hatte. Nach der einfachen Installation konnte Hagebau Schneider die Vorteile der Lösung schnell in Anspruch nehmen. Das Modul für die Personaleinsatzplanung verringerte den für die Planung erforderlichen Zeitaufwand durch die automatische Erstellung von Einsatzplänen, die das System auf Basis individueller Vorgaben minutengenau erzeugt.


Detailliert und flexibel

Da die Torex-Lösung sich nahtlos in das vorhanden POS-System des Unternehmens integrieren ließ, können historische Verkaufsdaten für die Berechnung herangezogen werden. In Verbindung mit aktuellen Informationen über saisonale Aktionen und Anforderungen – beispielsweise im Gartenbereich – lassen sich so detaillierte Einsatzpläne erstellen. Diese Pläne können auf der anderen Seite auch die Bedürfnisse oder Vorlieben der Mitarbeiter erheblich besser berücksichtigen. Dabei ist die Lösung flexibel genug, um auch kurzfristige oder lokale Besonderheiten abbilden zu können. Hagebau Schneider kann damit auch filialspezifische Aktionen planen und sogar auf schlechtes Wetter reagieren.

Unterm Strich kann das Unternehmen mit dieser detaillierten und dennoch flexiblen Personalplanung schneller und besser auf Kundenanforderungen eingehen und somit auch seine Marktposition verbessern. Auch die Personaladministration ist einfacher geworden, denn die Berechnung von Zeitkonten, Überstunden usw. hat nun die Torex-Lösung übernommen.

"Wir sind mit den Ergebnissen sehr zufrieden", sagt Max Schneider. "Die Lösung hat sich schon allein durch die Einsparungen beim Verwaltungsaufwand für uns bezahlt gemacht. Darüber hinaus wurde die gesamte Personaleinsatzplanung wesentlich effizienter. Dadurch konnten wir die Personalkosten optimieren und zugleich den Service und den Umsatz verbessern."