Für den südafrikanischen Einzelhändler Ackermans bedeutete die Verteilung seiner Modekollektionen an die über 450 Läden eine immer größere Herausforderung. Dank JDA Allocation ist heute eine automatisierte Warenverteilung möglich, die den individuellen Kundenbedarf in den Filialen berücksichtigt.
„Unsere Mitarbeiter mussten die Warenzuteilung manuell vornehmen“, berichtet Renée Jain, IT Systems Managerin bei Ackermans. „Das System zeigte eine Filialliste und neu eingetroffene Waren an. Alles Weitere mussten die Mitarbeiter selbst erledigen. Es gab keinerlei Automatisierung und keine unterstützenden Kundenkennzahlen. Es war ein Ratespiel – entweder man traf ins Schwarze oder man lag daneben – je nachdem, wie ein Planungsverantwortlicher seine Umgebung einschätzte.“ Die Folge: Ackermans konnte die Absatzpotenziale in einzelnen Geschäften nicht ausschöpfen. „Waren landeten in Shops, wo sie nicht gefragt waren“, sagt Jain. „Dafür erhielten andere Geschäfte keine Waren, weil sie am Ende der Verteilungslisten standen und schon alle Waren zugeteilt waren. Uns war klar, dass wir die Effizienz und Produktivität steigern mussten, damit die Warenzuteilung den Kundenbedürfnissen vor Ort entspricht.“
Damals nutzte Ackermans bereits JDA Enterprise Planning für seine strategische Waren- und Filialplanung. Die Software ermöglicht die Optimierung der Waren-, Sortiments-, Einsatz- und Ressourcen-Planungen über die gesamte Supply- und Demand-Chain hinweg. „Wir arbeiten in einem Umfeld, in dem eine gute Planung erfolgsentscheidend ist“, betont Jain. „Obwohl wir gute Erfahrungen mit JDA Enterprise Planning gemacht haben, nutzten wir für die Warenverteilung eine Inhouse-Applikation, die keine ähnlich guten Ergebnisse lieferte. Es gab keinen durchgängigen Prozess von der Planung bis zur Umsetzung. Das hatte negative Auswirkungen auf die Warenverteilung.“
Effizienz und Produktivität gesteigert
Um dem entgegenzuwirken, hat Ackermans auch JDA eingeführt – in nur drei Monaten. „Uns war es wichtig, die Variable ‚Kundenbedürfnisse‘ in die Planung mit einzubeziehen“, erläutert Jain. „Unsere Konzentration darauf, die Kundenbedürfnisse zu verstehen, hat den Implementierungsprozess sehr vereinfacht. Für unsere Planer ist diese Variable eine spürbare Erleichterung.“ Seit der Einführung von JDA Allocation hat Ackermans große Effizienz-und Produktivitätsgewinne realisiert. „Ursprünglich dauerte die Zuteilung eines Artikels circa 20 Minuten“, so Jain.
„Unsere Planer wurden vom Distributionszentrum per Telefon oder E-Mail über neue Waren informiert und mussten alle relevanten Informationen in die Applikation übertragen. Die aufgrund des manuellen Prozesses verursachten indirekten Kosten waren enorm.“ Heute erfolgt die Warenzuteilung deutlich schneller. Sobald neue Ware im Distributionszentrum eintrifft, erscheinen die entsprechenden Daten in der Arbeitsliste der Planer. Dabei stehen ihnen nur die Daten zur Verfügung, die sie für die Planung benötigen.
Enorme Zeitersparnis
JDA Allocation zeigt alle Ladengeschäfte in der Gruppierung an, wie sie auch für die Sortimentsplanung genutzt wird. Ebenfalls wird angezeigt, welche Waren die Stores gemäß der Sortimentsplanung erhalten sollten. Auch die Kundenbedürfnisse sind als Variable abgebildet. Dann übernimmt das System die Warenzuteilung. Die Planer müssen die Zuteilung nur noch validieren und die Waren auf den Weg schicken. „Dieser Prozess dauert heute nur noch zwei bis fünf Minuten“, berichtet Jain. Die geplante Warenzuteilung meldet die Software in wenigen Minuten zurück an das System im Distributionszentrum. Jain betont: „Die Dauer dieses Geschäftsprozesses hat sich von bis zu zwei Tagen auf rund eine Stunde reduziert.“
Ackermans hat die enorme Effizienzverbesserung nicht etwa genutzt, um Personal einzusparen, sondern um sein Warenangebot auszubauen. „Wir können heute mit doppelt so vielen Artikeln planen, weil der Prozess wesentlich unkomplizierter ist“, sagt Jain. „Die Mitarbeiter benötigen viel weniger Zeit für die Warenzuteilung, sodass wir das Sortiment in den Läden verbreitern konnten.“
Den lokalen Kundenbedarf gezielt abdecken
Ackermans hat nicht nur die Produktivität und den Anwendungsbereich seines Warenzuteilungsprozesses ausgebaut, der Einzelhändler kann auch darauf vertrauen, dass die richtigen Produkte an die richtigen Ladengeschäfte geliefert werden. Indem Ackermans das Produktsortiment in den Filialen auf die Kundennachfrage abstimmt, erfüllt der Retailer das Versprechen in seinem Slogan „Just What You Need“. „Heute verkaufen wir in den Läden das, was die Kunden möchten“, sagt Jain. „Die richtige Menge an Waren ist in den Stores vorrätig. Basierend auf unterschiedlichen Parametern zeigt uns die variable Kennzahl Kundenbedarf, welche Warenmenge wir an ein Geschäft liefern müssen.“ Wer heute in eine Ackermans Filiale geht, findet dort sehr wahrscheinlich den gesuchten Artikel – in vielen unterschiedlichen Farben.
Neue Sortimente erschlossen
Bei Ackermans hat JDA Allocation für eine neue Denkweise bei der Warenplanung gesorgt. Davon verspricht sich der Modehändler ein spürbares Wachstum. Erstmals seit Gründung vor 95 Jahren hat Ackermans die Voraussetzungen dafür geschaffen, unterschiedliche Sortimente in den Stores zu präsentieren. „Stand früher eine neue Saison an, haben wir es genauso gemacht wie im Vorjahr – sonst wäre der Aufwand zu groß gewesen“, berichtet Jain. „Heute orientiert sich unser Prozess an den Mode-Trends.“ So war Ackermans stets bekannt für seine Auswahl an Baby- und Kleinkinder-Bekleidung, hatte aber keine Angebote für werdende und junge Mütter. Inzwischen läuft ein Projekt für die Optimierung des Produktportfolios im Bereich Damenbekleidung.
„JDA Allocation hat unsere Planer dazu veranlasst, in einem größeren Rahmen zu denken, als noch vor einem Jahr“, betont Jain. „Wenn wir zwei bis drei Jahre zurückblicken, kann man sagen, dass JDA Allocation als Katalysator für diese Veränderung gedient hat.“
Geschäftsprozesse aktiv gestalten
Heute ist man bei Ackermans mit den JDA Lösungen rundum zufrieden. „Indem wir Best-of-Breed-Lösungen einsetzen und gezielt nach neuen Lösungen schauen, die bestimmte strategische Bedürfnisse erfüllen, denken unsere Geschäftsbereiche stärker darüber nach, wie sie besser arbeiten können“, erläutert Jain. „Dank der JDA Lösungen haben unsere Mitarbeiter jetzt die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu überdenken, sich an Best-Practice-Beispielen zu orientieren und neue Denkansätze einzubringen.“ Tatsächlich nimmt man Geschäftsprozesse unter die Lupe und treibt Optimierungsmaßnahmen voran. „Auch für die IT-Mitarbeiter ist das eine spannende Entwicklung“, betont Jain. „Denn sie sind aktiv daran beteiligt, wenn Anwender aus anderen Abteilungen die Geschäftsprozesse gestalten.“
Autorin: Hannah Winter-Ulrich (freie Redakteurin / Ludwigshafen am Rhein)
