Der neue Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD soll künftig bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen. Das Konzept sieht vor, Rechnungen im PDF-Format zu versenden.
Die Daten werden zusätzlich standardisiert im XML-Format im Dokument integriert und automatisch mit übertragen. Dadurch lassen sich Rechnungen einfacher elektronisch weiterverarbeiten und archivieren. Möglich macht diese Vorgehensweise unter anderem das neue Umsatzsteuergesetz. Es erleichtert vor allem kleinen und mittleren Unternehmen den Versand und den Empfang von Rechnungen auf elektronischem Weg.
Standardisierung erleichtert die Rechnungsstellung
Ziel ist es, dass künftig jede Finanz- und Buchhaltungssoftware automatisch Rechnungen nach dem neuen Verfahren erzeugen kann. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, basiert auf globalen und europäischen Empfehlungen und ist kompatibel mit dem GS1 System.
Mitarbeit des öffentlichen Sektors
Mitte November stellte Dr. Philipp Rösler, Bundesminister für Wirtschaft und Technologie, den neuen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch vor. ZUGFeRD wurde im Rahmen des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter anderem von GS1 Germany, der Automobilindustrie, dem Bankensektor, der Software-Industrie, DATEV, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet.
Verzicht auf Papier ermöglicht Einsparungen und schont die Umwelt
„Der ZUGFeRD-Standard versetzt endlich auch kleinere Unternehmen in die Lage, von Papierrechnungen auf standardisierten, elektronischen Rechnungsversand umzustellen. Nach aktuellen Schätzungen der Billentis Marktstudie 2012 werden jährlich in Europa etwa 16 Milliarden Rechnungen allein an Geschäftspartner und in den öffentlichen Sektor versendet. Lediglich 18 Prozent davon elektronisch. Wir sprechen hier also von enormen Kosteneinsparungen und einem wesentlichen Beitrag zu nachhaltigen Geschäftsprozessen“, erläutert Jörg Pretzel, Geschäftsführer von GS1 Germany. Das Unternehmen ist seit 35 Jahren Schnittstelle zwischen Handel und Industrie bei der Entwicklung und Umsetzung von EDI-Standards und hat diese Erfahrung im FeRD eingebracht. Pretzel weiter: „Künftig hat jeder Rechnungsempfänger vom Handwerker bis zum Konzern die Option, Daten elektronisch weiterzuverarbeiten.“
Auch die Sicherheit wird verbessert
„ZUGFeRD ist ein echter End-to-End-Prozess, der sich einfach und für kleines Geld realisieren lässt“, so Werner Brinkkötter, Vice-Head of Bookkeeping bei der August Storck KG. „Wir haben uns eine zügige Integration vorgenommen. In einem ersten Schritt haben wir den Rechnungseingang per E-Mail bereits umgesetzt.“ Brinkkötter sieht genau wie Pretzel in ZUGFeRD einen Türöffner zum elektronischen Rechnungsaustausch für kleine und mittlere Unternehmen. So könnten fehlerbehaftete Medienbrüche vermieden werden. „Neben großen wirtschaftlichen Vorteilen bietet die neue Option auch ein Mehr an Sicherheit. Schwarzen Schafen wird es schwerer fallen, Empfängern gefälschte Rechnungen unterzuschieben“, so der EDI-Experte weiter. „Es geht hier schließlich um Geld.“
Deutsche Ergebnisse auch Thema in der EU-Komission
FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) gegründet. GS1 Germany ist nicht nur national im FeRD vertreten. Die Plenumssitzung des FeRD benannte am 14. November einen Experten von GS1 Germany zu einem von vier Vertretern auf europäischer Ebene. Als Experte für E-Business-Standards wird er die deutschen Ergebnisse im Multistakeholder-Forum zu elektronischen Rechnungen der EU-Kommission einbringen.
