Der Arbeitstag ist vorbei und wieder ist nur die Hälfte der Arbeit geschafft. Wo bleibt nur die ganze Zeit? Wer mit Hilfe des Xpert-Timer seine Arbeitszeit festhält, bringt mehr Transparenz in seine Projektzeiten und kann mehr aus seiner Zeit machen.
Vor Allem Selbständige arbeiten unregelmäßig. Mal morgens, mal mittags oder sogar nachts. Wie lange sie jeweils arbeiten, wird allerdings häufig nicht notiert. Hauptsache, die Arbeit wird erledigt und pünktlich fertig gestellt. Eine Kontrolle der Effizienz erfolgt meist nicht. Daher sind nicht nur Freiberufler gut beraten einmal einen Blick auf die angefallenen Projektzeiten zu werfen.
Projekt eingeben – Zeit stoppen – fertig!
Wer optimierend eingreifen möchte, sollte einen Blick auf die BASIC Version des Xpert-Timer legen. Den meisten Selbständigen sollte die Aufteilung der erfassten Zeiten nach Projekten, Aufgaben und Tätigkeiten ausreichen. Die Beziehung dieser Elemente ist untereinander hierarchisch. Jedes Projekte kann mehrere Aufgaben enthalten und jede Aufgabe setzt sich aus mehren Tätigkeiten zusammen. Im Xpert-Timer wird hier von Hauptprojekten, Unterprojekten und Aufgaben gesprochen.
Während die Zeit auf einem Unterprojekt läuft, werden die in der Aufgabenliste erfassten Aufgaben nacheinander abgearbeitet. Sobald eine Aufgabe auf den Status „Erledigt“ gesetzt wird, wird die Aufgabenbeschreibung automatisch in die Tätigkeitshistorie des Unterprojekts aufgenommen. So kann zum Ende des Tages ganz einfach der tatsächliche zeitliche Aufwand für ein Projekt ermittelt werden .Die erfassten Daten werden in einer mitgelieferten Access-Datenbank gespeichert.
Zu guter Letzt können die erfassten Daten auf Basis unterschiedlichster Filter ausgewertet und gedruckt werden; ganz nach individuellen Bedürfnissen. Damit kann genau aufgezeigt werden, wie viele Stunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder insgesamt für ein Projekt benötigt wurden oder wie viel Zeit überhaupt in die Projektarbeit eingeflossen ist. Die Auswertung kann auch über einen Drittanbieter, wie z.B. Crystal Reports erfolgen, da uneingeschränkt auf die Datenbank des Xpert-Timer zugegriffen werden kann.
Nur wenige Schritte nötig
Die wenigen Schritte zur Zeiterfassung sind schnell erklärt: Im Projektmanager, der Schaltzentrale des Xpert-Timer, öffnet man den Dialog zur Erfassung eines neuen Projekts. Hier vergibt man den Projektnamen und kann per Schnellerfassung auch gleich weitere Unterprojekte anlegen.
Anschließend kann der Benutzer loslegen. Schon jetzt ist es möglich auf die erstellten Unterprojekte Zeiten zu erfassen. Dazu betätigt man einfach den Start Knopf. Bei Bedarf können jetzt auch weitere Aufgaben zu den Unterprojekten erstellt werden. Dazu klickt man in der Aufgabenliste mit der rechten Maustaste und wählt „Neue Aufgabe erstellen“. Im Dialogfeld kann man den Titel der Aufgabe und bei Bedarf das Fälligkeitsdatum eintragen.
Projekte, Unterprojekte und Tätigkeiten lassen sich auch bearbeiten, nachtragen und löschen. Das ist vor allem für die lückenlose Dokumentation interessant. Am Ende des Arbeitstages können in einer Übersicht die erfassten Zeiten noch einmal genau überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Nutzung auf Lebenszeit
Die Basic-Version ist ein guter Einstieg in die automatisierte Zeiterfassung. Hat man den Xpert-Timer einmal erworben, kann diese Lizenz auf Lebenszeit genutzt und durch zusätzliche Netzwerkarbeitsplätze den individuellen Veränderungen im Betrieb angepasst werden. Ein späteres Upgrade auf die Team-Version ist jederzeit möglich. Der Lizenzpreis wird dabei angerechnet. Die monatliche Miete wie bei anderen Softwareanbietern bleibt dem Kunden damit erspart.
Kostengünstige Alternative
Damit sich Interessenten von den Vorteilen des Xpert-Timer überzeugen können, steht unter http://www.xperttimer.de/download.php eine 30 Tage Testversion kostenlos und unverbindlich als Download zur Verfügung. Treten Fragen während der Installation auf, beantwortet das Team von Xpert-Design Software diese immer kompetent und unbürokratisch.
Funktionsübersicht:
- Stoppen von Projektzeiten per Stoppuhr
- Einfaches Umschalten per Tastaturkürzel
- Ebene Hauptprojekt / Unterprojekt
- unbegrenzte Anzahl von Projekten
- Separate Aufgabenliste mit Verlinkung zu Projekten
- Aussagekräftige Reports zur Zeiterfassung
- Möglichkeit der Erstellung von Projektvorlagen
- Textbausteine zur erleichterten Eingabe
Weitere Informationen:
Systemvoraussetzungen: Windows 2000, XP, Vista, Windows 7
Unterstützte Datenbank: Access
