Firmennachricht • 16.08.2011
Zettelwirtschaft adé: Ab ins digitale Überall-Büro
• Modernes Arbeiten erfordert Flexibilität und unkomplizierten Zugriff auf alle wichtigen Daten
• Greyhound – das vollständig digitale Büro, das sich auf Knopfdruck überall öffnen lässt
Der Arbeitsalltag hat sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert: Die Zeiten, in denen man sich nur von neun bis 17 Uhr im Büro aufhielt, um höchstens einmal in der Mittagspause hinauszugehen, sind längst vorbei. Modernes Arbeiten bedeutet, flexibel zu sein und trotzdem jederzeit Zugang zu allen notwendigen Informationen zu haben – und das ganz gleich, ob man sich im Büro, im Meeting oder unterwegs im Taxi befindet. Damit dies reibungslos funktioniert, muss die firmeneigene IT die Grundlage liefern. Greyhound (greyhound-software.com), die innovative Unternehmenssoftware aus dem Hause digital guru, bietet diese Lösung: Sie ermöglicht kleinen sowie mittelständischen Unternehmen nicht nur, sämtliche Informationen und Kommunikation unter einer Oberfläche zu vereinen, sondern auch, jederzeit und überall verfügbar zu machen.
Vollständige und konsequente Digitalisierung ist dabei das Zauberwort: Damit sich Firmen auf den neuen Arbeitsalltag einstellen und für ihre Mitarbeiter ideale Vorrausetzungen schaffen können, sollten sie auf die maximale Digitalisierung aller Daten setzen. Das bedeutet jedoch viel mehr als bloßes Scannen. So sollten neben der klassischen Briefpost auch alle elektronischen Kommunikationsvorgänge berücksichtigt werden. Fasst man diese mit den entsprechenden kunden- und auftragsbezogenen Daten zusammen, haben Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, auf alles zurückzugreifen, was sie für ihr tägliches Arbeiten benötigen. Jedoch hört es nicht bei der digitalen Archivierung der Daten auf: Wichtig ist auch, eine Volltextsuche zu implementieren, die dafür sorgt, dass jede noch so winzige Information wiedergefunden werden kann. So erhalten Mitarbeiter ein vollständig digitales Büro, das sich von überall auf Knopfdruck öffnen lässt. Ganz gleich, wo man sich befindet, lassen sich so jederzeit Anfragen bearbeiten, Zuständigkeiten zuweisen oder Rechnungen mit nur einem Klick freigeben.
„Die Zeiten des reinen Papierbüros sind vorbei: Der Arbeitsalltag hat sich gewandelt und ist so schnelllebig geworden, das nur ein digitales Büro mit dieser Entwicklung mithalten kann. Ein standort- und zeitunabhängiger Zugriff auf alle notwendigen Daten und Anwendungen ist entscheidend, um erfolgreich und effizient zu arbeiten. Schließlich muss sich die Technik dem Leben anpassen – und nicht andersherum“, so Hildebrand Müller, Gründer und Geschäftsführer von digital guru.
Ein großer Vorteil neben der Langzeitarchivierung in Kombination mit einer einfachen und schnellen Suche ist auch die Transparenz, die ein digitales Büro ermöglicht: Man sieht jederzeit, welche Anfragen eingehen, wer etwas bearbeitet hat oder noch bearbeiten soll und welche Vorgänge noch offen sind. Das Vermeiden großer Papierberge vereinfacht dabei nicht nur das Informationenmanagement, verbessert den Kundeservice und reduziert Kosten sowie Fehler, sondern es setzt ebenfalls auf wichtige Werte wie Nachhaltigkeit. Jedoch sollte man bei all der Digitalisierung auch den menschlichen Faktor nicht aus den Augen verlieren: Die richtige Prise an Analogem ist es, was den digitalen Arbeitsalltag perfekt macht. So sollten Mitarbeiter auf das persönliche Netzwerk und direkte Gespräch natürlich nicht verzichten – es bietet die ideale Ergänzung zum digitalen Büro.
