Buchhaltung für Einsteiger im Retail-Sektor – das musst du unbedingt wissen

Sobald du ein Unternehmen gründest oder einen Laden im Retail-Sektor eröffnest, brauchst du Grundlagen im Bereich Buchhaltung. Das trifft auch dann zu, wenn du am Jahresende keine Bilanz für dein Geschäft erstellst, sondern nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung benötigst. Es ist essenziell, dass du deine Betriebseinnahmen und Ausgaben gut strukturiert nachweisen kannst. Für dich empfiehlt es sich unabhängig von deiner Unternehmensgröße, deine Unterlagen in buchhalterischer Form zusammenzuhalten. Dadurch lassen sich bei der Einkommenssteuererklärung sämtliche Positionen einfacher ermitteln und du hältst jeder Betriebsprüfung stand. Wir verraten dir die wichtigsten Basics, die du rund um die Buchhaltung wissen musst.

Buchhaltung – ein leidiges und wichtiges Thema in jedem Unternehmen

Die Grundlagen der Buchhaltung erleichtern dir den Umgang mit den Unternehmensfinanzen enorm. Im Retail-Sektor, wo du es täglich mit zahlreichen Transaktionen zu tun hast, ist die Dokumentation sämtlicher Zahlungsvorgänge unverzichtbar. Noch vor einigen Jahrzehnten wurden hierfür zahlreiche handschriftliche Belege angefertigt und als Buch zusammengeheftet, daher hat die Buchhaltung ihren Namen. Mittlerweile nutzt du hierfür EDV-Systeme und verschiedene Software, was die Arbeit deutlich erleichtert. So kannst du digital sämtliche Leistungen wie tägliche Einkäufe, Gehaltszahlungen, Bilanzen und natürlich Einnahmen festhalten, die du später bei der Steuererklärung brauchst. Obwohl die Buchhaltung mit ein wenig Know-how kein Hexenwerk ist, brauchst du Grundkenntnisse, um nicht den Überblick zu verlieren.

Buchhaltungspflicht – die Gesetze in Deutschland sind klar vorgegeben

Das deutsche Gesetz zur Buchführungspflicht hält fest, dass alle Kaufleute (Unternehmer) dazu verpflichtet sind, eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu erstellen, die wohl Verkäufe als auch Käufe klar und transparent dokumentiert. Die gute Nachricht ist, dass du dir keinen Spezialisten besorgen musst, sondern als Einzelhändler deine eigene Buchführung durchführen kannst. Prinzipiell musst du dafür aber die Grundlagen der Buchhaltung kennen und auf Sorgfalt bedacht sein. Anfänger sind nicht vor Fehlern geschützt und wenn es Missstände in der Buchführung gibt, haftest du vollumfänglich dafür.

Die erste große Quelle für Verwechslungen ist der Unterschied zwischen deiner Buchführung und deiner Buchhaltung. Vor allem im Verkaufsbereich sind Kundenretouren, Sonderangebote und Rabattaktionen ein Thema, die du in deiner Buchführung erfasst. Buchhaltung hingegen bedeutet, dass du Geschäftsvorgänge bezüglich des Unternehmensvermögens dokumentierst. Darunter fallen unter anderem folgende Bereiche:

• Kredite, die du von Banken erhältst
• Ausgaben für Miete und Gehälter
• Einkünfte und Umsätze, die du aus deinem Geschäft beziehst
• Abschreibungen
• Sonstige Ausgaben für Materialien

Der Begriff Buchführung bedeutet, dass du diese Vorgänge mit Belegen festhältst. Musst du dem Finanzamt beispielsweise am Ende des Jahres deine Ausgaben nachweisen, dienen die Belege in der Buchführung (Gehaltsabrechnungen, Rechnungen für Materialkäufe etc.) dazu.

Doppelte und einfache Buchführung – wer muss was?

In Deutschland besteht Buchführungspflicht, die Art ist aber von deinem Unternehmen abhängig. Eine doppelte Buchführung muss immer dann gemacht werden, wenn dein Betrieb als OHG oder GmbH geführt wird. Es ist die kompliziertere Art der Buchführung, da du hier jeden deiner Vorgänge einem bestimmten Konto zuweisen musst. Am Ende des Jahres bist du außerdem verpflichtet, eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Kontierung und die Jahresbilanz zu erstellen. In diesem Rahmen entscheidest du dann, welcher Geschäftsvorfall zu welchem Konto geordnet wird. Drei Begriffe, die du kennen musst, sind Kreditoren, Debitoren und Banken. In diese drei Gruppen werden deine Geschäftstätigkeiten aufgeteilt, was komplizierter klingt als es ist. Der Begriff Debitoren umfasst sämtliche andere Unternehmen oder Privatpersonen, die dir gegenüber in Schuld stehen. Unter dieser Rubrik werden beispielsweise Rechnungen abgeheftet, die du ausgestellt hast.

Kreditoren sind das Gegenstück, es handelt sich um Dienstleister oder Privatpersonen, denen du zur Zahlung verpflichtet bist. Hast du Lieferungen erhalten und zahlst dafür, werden die Nachweise unter der Rubrik Kreditoren abgeheftet. Die dritte Rubrik sind Banken, hier heftest du deine Kontoauszüge (alle Betriebskonten) ab. Unter dieser Kategorie laufen Debitoren und Kreditoren zusammen, da sämtliche Positionen über die Geschäftskonten fließen.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung – die einfache Variante der Buchhaltung

Bei einem kleinen Lädchen oder einer Boutique musst du am Ende des Jahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen und auf dieser Basis deine Steuererklärung abgeben. Während des Jahres lohnt es sich, all deine Belege aufzubewahren und so am Ende eine Gegenüberstellung vorzunehmen. Tatsächlich müssen sämtliche Transaktionen komplett verbucht werden, um eine aussagekräftige Berechnung zu erstellen. Du dokumentierst einerseits all deine Einnahmen durch deine Geschäftstätigkeit und hältst auf der anderen Seite Ausgaben fest. Die Basis für eine erfolgreiche einfache Buchführung ist Transparenz. Vergib Rechnungsnummern und sorge dafür, dass deine Buchhaltung auch für den Steuerberater bzw. das Finanzamt nachvollziehbar ist. Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer musst du darüber hinaus die zu deinem Beruf passende Umsatzsteuer entrichten und eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung dient der Ermittlung deines Gewinns in einem Geschäftsjahr. Nachdem du deine Einnahmen (belegbar) niedergeschrieben hast, stellst du die Ausgaben (ebenfalls belegbar) gegenüber. Alle von dir geleisteten Positionen werden nun von deinen Einkünften abgezogen und am Ende bleibt der Reingewinn übrig. Auf diesen musst du in Deutschland Steuern bezahlen.

Fazit: Buchhaltung ist ein Muss für alle Unternehmen, Basiswissen ist daher unverzichtbar

Viele Geschäftsprozesse lassen sich dank der Digitalisierung erleichtern, dazu gehört auch die Buchhaltung. Ganz ohne Grundwissen geht es aber nicht. Ob du nun als Einzelunternehmer, KG, AG oder in einer anderen Rechtsform tätig bist – du bist verpflichtet, Bücher über deine Einnahmen und Ausgaben zu führen. Das Thema schreckt viele Gründer anfangs ab, dank innovativer Software und Hilfsmitteln ist die Buchführung aber heute kein Hexenwerk mehr und gehört zur ordentlichen Unternehmensführung dazu.  

Über den Autor: Der studierte Diplom-Betriebswirt (FH) Frank Schneider hat sich auf die betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert und ist als selbständiger Betriebswirt (Unternehmensberater) tätig. Daneben schreibt der freischaffende Autor als Experte für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensführung und der Existenzgründung.