Wer A wie Amazon nutzt, muss B wie Buchhaltung anpassen

Buchhaltungssoftware für Amazon-Händler*innen – ist das nötig?

Immer mehr Kund*innen kaufen online ein, immer mehr Händler*innen bieten ihre Waren deshalb auch auf E-Commerce-Plattformen an – allen voran Amazon. Denn der global agierende Versandhändler verspricht eine enorme Reichweite und einfachen Vertrieb. Die Buchhaltung birgt für Händler*innen jedoch einige Tücken. Ohne eine Software, die auf den Handel über Amazon ausgelegt ist, drohen Unternehmen im Abrechnungschaos zu versinken. Die Auswahl einer solchen Buchhaltungssoftware muss gut durchdacht sein.

Onlineshopping ist bei Kund*innen beliebt, die Umsatzzahlen steigen seit Jahren an. Innerhalb von nur zehn Jahren konnte der Onlinehandel seine Umsätze mehr als verdreifachen und ein reales Umsatzplus von 221,7 Prozent verzeichnen. Kein Wunder also, dass immer mehr Händler*innnen auf den Zug E-Commerce aufspringen und ihre Produkte online vertreiben. Beliebt sind dabei nicht nur eigene Online-Shops, sondern auch Online-Marktplätze wie Amazon. Der Versandriese liegt im Ranking der B2C-Onlineshops mit einem jährlichen Umsatz von fast 16 Millionen Euro mit Abstand auf Platz 1. Auf dieser Plattform ein Händels-Konto zu eröffnen, ist denkbar einfach. Nach nur wenigen Schritten steht Händler*innen die globale Online-Vertriebswelt offen. Doch wer seine Buchhaltung nicht an den Handel über Amazon anpasst, dem drohen Abrechnungsprobleme und hoher Aufwand. Maximilian Zielosko, der zusammen mit seinem Partner Konrad Nerger die in hohem Maße automatisierte Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler entwickelt hat, kennt die Probleme, die sich Händler*innen im Hinblick auf die Buchhaltung im Bereich E-Commerce und im Speziellen bei Amazon stellen.

Transaktionen über Amazon-Schnittstelle importieren

Je mehr ein*e Händler*in über Amazon verkauft, desto größer droht das Abrechnungschaos zu werden. Eine genaue buchhalterische Dokumentation liegt jedoch nicht nur im eigenen Interesse des Händlers oder der Händlerin; er oder sie ist dazu gegenüber dem Finanzamt auch verpflichtet. Deshalb gilt es, für jede Transaktion eine Rechnung zu erstellen und der passenden Zahlung zuzuweisen. „Belege und Zahlungen richtig zuzuordnen ist ohne eine unterstützende Software jedoch schwierig, umständlich und zeitaufwendig“, sagt Zielosko. Wenn Amazon-Händler*innen die Zahlungsdaten manuell verarbeiten, koste dies enorm viel Zeit, zusätzlich stelle ein solches Vorgehen eine hohe Fehlerquelle dar. Wichtig sei es deshalb, auf eine Buchhaltungssoftware zu setzen, die über eine Amazon-Schnittstelle verfügt. „Dann werden sämtliche Amazon-Transaktionen automatisch importiert“, erklärt Zielosko.

Idealerweise sollte eine Buchhaltungssoftware zudem eine automatische Vorkontierung – also die Festlegung, auf welchem Konto ein Geschäftsvorgang in der Buchhaltung erfasst werden soll – und einen automatischen Rechnungsabgleich ermöglichen. „Das spart viel Zeit und reduziert Fehler“, sagt Zielosko. Für die Kontierung von Geschäftsvorfällen gebe es zwar kein Schema F, doch häufig würden sie ähnlich kontiert. Kann die Buchhaltungssoftware mittels spezieller Algorithmen lernen, wie Händler*innen bestimmte Rechnungen kontieren, macht sie direkt die passenden Vorschläge – und für Mitarbeitende entfällt der ansonsten damit einhergehende manuelle Aufwand. Ebenso, wenn nicht Mitarbeitende die Rechnungen händisch abgleichen müssen, sondern die Software dies übernimmt und Zahlungen und Belege automatisch auf Plausibilität prüft. „Für die manuelle Verbuchung laufen bei Amazon auch einfach zu viele Geschäftsvorfälle ein“, meint Zielosko. Von Vorteil sei daher auch eine Sammelfunktion in der Buchhaltung: „Sortiert die Software gleiche oder ähnliche Geschäftsvorfälle nach bestimmten Kriterien, können sie gesammelt verbucht werden“. So können Händler*innen auch eine Buchhaltung in kurzer Zeit erledigen, die tausende Geschäftsvorfälle umfasst.

Individuelle Rechnungen statt Amazon-Service

Vor allem, wenn Händler*innen die Plattform für den globalen Vertrieb nutzen, kann es kompliziert werden. Denn die Steuersätze sind nicht in allen Ländern gleich, erst recht nicht für Drittanbieter. Die Steuern gilt es nicht nur zu beachten, sondern auch auf den Ausgangsrechnungen korrekt auszuweisen. Idealerweise unterstützt die Buchhaltungssoftware daher auch bei der Erstellung der Rechnungen. „Dank Workflow-Regeln kann eine Software-Rechnungen automatisch im individuellen Kundendesign und Aufbau ausgeben“, erklärt Zielosko. Zwar bietet auch Amazon einen Rechnungsservice an; um sich aber als Händler*in und eigene Marke gegenüber der Endkundschaft zu präsentieren, ist es vorteilhafter, eigene Rechnung zu erstellen. Hier können Händler*innen auch personalisierte Botschaften für die Kundschaft hinterlegen und nach einer Amazon-Bewertung fragen, was zudem nur auf diesem Wege datenschutzkonform möglich ist.

Neben den Ausgangsrechnungen sollten sich Amazon-Händler*innen auch Eingangsrechnungen für die monatlich anfallenden Nutzungsgebühren erstellen lassen. Denn auch all seine Ausgaben muss der Händler oder die Händlerin buchhalterisch genau dokumentieren. Neben den monatlichen Amazon-Gebühren fallen noch Provisionsgebühren für jeden Verkauf an. Diese fallen je nach Lagerort, Produkttyp und Gewicht unterschiedlich aus und betragen zwischen 7 und 15 Prozent. Um den Umsatz zu generieren, ist es wichtig, alle Gebühren gesondert zu betrachten. „Eine Buchhaltungssoftware sollte die Amazon-Gebühr daher splitten und abgrenzen“, rät Zielosko.

Außerdem sollte die Buchhaltungssoftware des Händlers oder der Händlerin dazu fähig sein, sämtliche Geschäftsvorfälle nach DATEV zu exportieren. Wichtig dabei ist: Die logische Verknüpfung von Zahlungen und Belegen sollte dabei erhalten bleiben. „Die Prüfung und Finalisierung beim Steuerberater des Amazon-Händlers oder der -Händlerin wird dadurch minimiert“, weiß Zielosko.

Fazit

Amazon bietet für Händler*innen zahlreiche Vorteile, indem sie auf einfachem Wege Kund*innen auf der ganzen Welt erreichen können. Den buchhalterischen Aufwand, im Zusammenhang mit Onlinehandel über Amazon sollten Unternehmen jedoch keinesfalls unterschätzen. Amazon-Händler*innen sollten daher Software einsetzen, die sie mit einem hohen Automationsgrad und Schnittstellen bei der Erstellung von Rechnungen, Verarbeitung aller Geschäftsvorfälle und dem Abgleich von Belegen und Zahlungen unterstützt.