Das Zentrale Gebäudemanagement Schwerin ist ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Schwerin und damit an alle Verfahrensweisen der Kommune gebunden. Es werden rund 450 Gebäude kaufmännisch und technisch bewirtschaftet.
Der bekannte Widerspruch besteht zwischen der hohen Weiterentwicklung und Mehrung des Leistungsumfangs bei ständiger Personalabnahme durch Altersteilzeit, Einstellungsstopp im Öffentlichen Dienst usw. Die Zielsetzung bei Einführung der neuen Software lautete deshalb:
- Arbeitsvorgänge optimieren
- mit weniger Personal mehr Gebäudemanagement leisten
- effizienter arbeiten
- komplexe Leistungen, die sich im ZGM auf viele Teilbereiche gliedern, informativ
- bündeln und jedem Mitarbeiter zur Verfügung stellen
- Verfahrensweisen der Kommune / Unterschriftsberechtigungen einbeziehen
Das Softwareunternehmen Com In hat mit com.TRADENET® eine überaus erfolgreiche Software für Filialisten, vorwiegend Einzelhandel, entwickelt. Weil sich viele der ZGM-Ziele mit denen klassischer Kunden ähnelten, wurde ein Pilotprojekt zum Einsatz im Kommunalmarkt gestartet.
Nach einer umfangreichen Vorbereitungsphase, die wegen der Berücksichtigung kommunaler Besonderheiten im Vergleich etwas länger als beim Filial- Kunden ausfiel, startete das ZGM im März 2007 den Echtbetrieb mit com.TRADENET®.
Die anfängliche Skepsis der Mitarbeiter des ZGM gegenüber dem neuen System ist einer grundsätzlich positiven Einstellung gewichen. Der hohe Grad an Konfiguration lässt die Aufnahme von Besonderheiten einfach zu. So können Vorschläge zur Optimierung oft problemlos und schnell umgesetzt werden.
„Die Com in GmbH & Co.KG begleitet das Projekt und konnte unsere speziellen Einstellungen für den Öffentlichen Dienst im com.TRADENET® einrichten und unsere Anforderungen umsetzen.“ – lautet das Fazit heute.
Unsere Arbeitsbereiche Bauunterhaltung, Grünpflege, Winterdienst, Havarien, Reinigung, Schädlingsbekämpfung, Ver- und Entsorger, Wartung / Revision und Finanzbuchhaltung arbeiten bereits vollständig mit den Modulen Filialmanager, Verträge, Instandhaltung, Belegwesen und zunehmend auch mit dem Assetmanager und dem Infomanager.
Für alle buchungstechnischen Vorgänge wurde die SAP-Standard-Schnittstelle zwischen com.TRADENET® und dem SAPFI in Zusammenarbeit mit der SIS Schweriner IT- und Service GmbH eingeführt. Das integrierte Budgetmanagement erlaubt eine laufende Kontrolle über Aufträge und Rechnungen mit den dazugehörigen Budgets. Nun kommen verlässliche Berichte wie Rückstellungsspiegel pro Kostenstelle / Jahr, Rechnungsfreigabe-Listen, Debitoren- und Kreditoren-Auswertungen oder Haushaltspläne direkt aus dem System.
Zurzeit wird die Mietplanung für die Bearbeitung im com.TRADENET® vorbereitet. Dafür wird ein Analyse-Paket auf Basis von OLAP-Technologien der Com In zum Einsatz kommen. Damit sollen mehrdimensionale Abfragen und eine Verdichtung von Informationen erreicht werden.
