Firmennachricht • 24.04.2024

Die Effizienz von Workforce Management bewerten

Eine Workforce Management Software im Lebensmitteleinzelhandel ist dann erfolgreich, wenn sie die Abläufe optimiert, die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und den Kundenservice verbessert. Wussten Sie, dass hier großes Kostenpotenzial verborgen liegt und sich jährlich tausende von Euros einsparen lassen? Die richtigen Leistungskennzahlen (KPIs) zeigen die Unterschiede.

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Personaleinsatzplanung spielt im Einzelhandel eine entscheidende Rolle, weil sie zur Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt und davon der Kundenservice profitiert. Doch wie stellen Einzelhändler sicher, dass die von ihnen gewählte Workforce Management Software eine qualitativ hochwertige Personaleinsatzplanung erstellt, die ihnen einen Return on Investment (ROI) bringt? 

Erste Merkmale zur Analyse liefern die Antworten auf diese Fragen: Erweisen sich die erstellten Personaleinsatzpläne als effektiv? Ergeben sie die richtige Personalausstattung? Ist die richtige Anzahl der Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen auf der Fläche? 

Die Qualität der Personaleinsatzplanung bewerten

Mehr noch lässt sich die Qualität eines Workforce Management-Tools anhand von Leistungsindikatoren (KPIs) bewerten. Die folgenden KPIs basieren auf den Erfahrungen der Kunden von Zebra im Zusammenhang mit den Workcloud Workforce Optimization Lösungen. Sie haben sich als Indikatoren bewährt, um eine Gesamtbewertung der Personaleinsatzplanung vorzunehmen. 

Ein Mitarbeiter, welcher ein Workforce Managment-Tool verwendet....
Quelle: Zebra

Die 5 wichtigsten Faktoren bei der Personaleinsatzplanung

1.Effizienz der Personaleinsatzplanung

Ein grundlegender KPI bei der Bewertung der Personaleinsatzplanung ist die Effizienz. Wie effektiv erfüllt ein Personaleinsatzplan die Personalanforderungen? Minimiert der Plan Über- und Unterbesetzungen? 

Wenn ein System beispielsweise fünf Mitarbeiter einplant, obwohl nur drei benötigt werden, mag die Schichtabdeckung mit 100 % angemessen erscheinen. Doch werden dabei zwei zusätzliche Mitarbeiter eingeplant. Das führt zu einer Abweichung von 40 % von der optimalen Personalbesetzung. Die Effizienz beträgt aufgrund der Überbesetzung nur 60 %. 

Auch die Kundennachfrage ist bei der Planung zu berücksichtigen. Ein Tool wie der Zebra AI Staff Planner (AISP) erstellt Personalprognosen auf der Grundlage umfassender Daten und Analysen. Diese können schon bei der Ausschreibung von Positionen genutzt werden. 

2.Pünktlichkeit

Wie genau halten sich die Mitarbeiter an ihre geplanten Schichten? Pünktlichkeit ist ein zentraler KPI. Die Verwendung einer Zeiterfassungslösung ist für eine genaue Messung unerlässlich. 

Ausnahmen, die sich auf einer Stechkarte häufen, wie z. B. zu frühes Anfangen, zu frühes Aufhören und verpasste Pausen, weisen auf Optimierungsbedarf der Personaleinsatzplanung hin. Solche Abweichungen wirken sich auf die Gesamtqualität des Zeitplans aus und führen zu erhöhten Kosten. 

3.Personalabdeckung

Die richtige Anzahl von Mitarbeitern für bestimmte Zeitfenster einzuplanen, ist wichtig, um den prognostizierten Personalbedarf zu decken. Bei einer effektiven Personaleinsatzplanung stimmen die Schichten mit dem vorhergesagten Bedarf überein. Die Planabdeckung garantiert, dass genügend Mitarbeiter eingeplant sind, um den prognostizierten Bedarf zu decken. Dabei soll eine Mindestabdeckung erreicht werden, es soll jedoch keine Überdeckung erfolgen.  

4.Mitarbeiterzufriedenheit

Sind die Mitarbeiter/innen zufrieden mit der Personaleinsatzplanung? Die Zufriedenheit mit der Personaleinsatzplanung lässt sich durch Feedback und Umfragen abklopfen. Optimierungen sollten an Regelungen ausgerichtet werden, statt an individuellen Vorlieben, um eine höhere Gesamtzufriedenheit zu erreichen. 

Eine Mitarbeiterin bei einem Kassiervorgang.
Quelle: Zebra

5. Kosten der Personaleinsatzplanung

Ein Personaleinsatzplan basiert auf den geplanten Arbeitsstunden zu einem durchschnittlichen Stundensatz. Doch das ist nicht alles. Erweiterte Funktionen zeigen die Kosten der einzelnen Mitarbeiter in Form von Überstundenzuschlägen, Abendzuschlägen und andere Faktoren bei der Kostenberechnung. Mit diesen Details lassen sich die finanziellen Auswirkungen der Personaleinsatzplanung genau berechnen. 

Effizienz wirkt sich auf den ROI aus

Die regelmäßige Analyse der Ergebnisse auf Basis dieser KPIs ermöglicht die Feinabstimmung der Personaleinsatzplanung und eine Verbesserung des gesamten Workforce Management. Einzelhändler können so den ROI ihrer Lösungen maximieren.

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