Moderner Verwaltungsarbeitsplatz von Microsoft reduziert Bearbeitungszeit in Behörden um zwei Drittel

Mit dem "Modernen Verwaltungsarbeitsplatz" (MVA) von Microsoft können Mitarbeiter im öffentlichen Sektor ihre Netto-Bearbeitungszeit um rund zwei Drittel verringern. Gemeinsam mit den Fraunhofer-Instituten für Arbeitswirtschaft & Organisation (IAO) sowie für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) untersuchte Microsoft die Wirtschaft-lichkeit und Interoperabilität des MVA an Musterprozessen bei der Beantragung von Sonntagsarbeit in Wiesbaden.

Laut der neuen Studie bringt der MVA erhebliche qualitative Verbesserungen im Arbeitsalltag mit sich: Prozessabläufe verbessern sich und konnten von elf auf neun erheblich verkürzte Einzelschritte verringert werden. Fehler werden minimiert. Kürzere Bearbeitungszeiten schaffen Raum für hochwertigere Arbeit. Mit dem MVA von Microsoft können Mitarbeiter auf Fachanwendungen aus einer einheitlichen Oberfläche heraus zugreifen.

Hessen setzt derzeit als eines der ersten Bundesländer das Microsoft-Konzept des Modernen Verwaltungsarbeitsplatzes um und plant die flächendeckende Einführung auf seinen rund 45.000 PC-Arbeitsplätzen. Die Fraunhofer-Institute IAO und FOKUS begleiteten die Einführung.

"Am Praxisbeispiel Beantragung von Sonntagsarbeit konnten wir beobachten, wie die Verwaltungsmitarbeiter in Wiesbaden mithilfe des Modernen Verwaltungsarbeitsplatzes von Microsoft ihre Arbeitsprozesse deutlich effizienter gestalten. So konnten Anzahl und Dauer der Prozessschritte erheblich reduziert und damit die Netto-Bearbeitungszeit um zwei Drittel verkürzt werden", erklärt Dr. Josephine Hofmann, Projektleiterin beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft & Organisation. Mitarbeiter könnten die so frei gewordene Zeit effektiv für ihre eigentlichen Kernaufgaben in der Verwaltung einsetzen.

Der Moderne Verwaltungsarbeitsplatz von Microsoft führt außerdem zu qualitativen Verbesserungen der Daten: Die automatische Prüfung mehrfacher Dateneinträge vermindert Dopplungen und steigert die Qualität der Daten. Durch den einfachen Zugriff auf kontextrelevante Informationen aus einer einheitlichen, benutzerfreundlichen Oberfläche heraus, stehen diese schneller zur Verfügung. Auch die Budgetkontrolle kann stringenter erfolgen. Die Kapazitätsplanung wird durch eine bessere Übersicht über laufende Vorgänge erleichtert. Nicht zuletzt profitieren die Kunden: Zeit und Aufwand, die beispielsweise ein Unternehmer für den Antrag auf Sonntagsarbeit investieren muss, werden erheblich verkürzt und erleichtert. Gleichzeitig sichert der MVA die Qualität der auf Kundenseite eingebrachten Informationen.

Erfolgskriterien bei der Umsetzung modernen E-Governments

Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung eines modernen Verwaltungsarbeitsplatzes ist eine universelle, in verschiedenen Bereichen umsetzbare Referenzarchitektur, die gemeinsame Standards und interoperable Systeme unterstützt.

"Interoperabiliät ist ein wichtiges Kriterium bei der Einführung von E-Government. Nur so lassen sich traditionelle Fachverfahren möglichst nahtlos integrieren", bekräftigt Angelika Gifford, Director Public Sector, Microsoft Deutschland GmbH. "Mit dem Modernen Verwaltungsarbeitsplatz bieten wir  ein Lösungskonzept für die öffentliche Verwaltung, das bewusst auf offene Standards und Benutzerfreundlichkeit setzt. Mitarbeiter können beispielsweise auf Fachanwendungen zugreifen, ohne die gewohnten Office-Oberflächen verlassen zu müssen. Mit wenigen Klicks sind so Daten schnell verfügbar."

Interoperabilität greift sowohl technologisch als auch organisatorisch: Auf organisatorischer Ebene sei Interoperabilität der Prozesse ebenso wichtig wie die Verzahnung verschiedener IT-Lösungen durch standardisierte Schnittstellen. Für einen schnellen und erfolgreichen Einstieg der Sachbearbeiter in eine neue Technologie müsse sich ein moderner Verwaltungsarbeitsplatz an vorhandenen und bekannten Prozessen orientieren, also auf bekannte Arbeitsmuster setzen. Nur so werden die Nutzer die neuen IT-Lösungen akzeptieren, heißt es in der Studie. Wichtig ist allerdings, dass die Interaktion zwischen den Mitarbeitern weiterhin möglich ist.