Vom Geldzählen zu betrieblicher Exzellenz
Der Costcutter Store in Porthleven in Großbritannien war schon immer ein belebtes Geschäft...
... besonders aber im Sommer, wenn die Touristen in die Küstenstadt strömen. Das Personal musste dann mehr als zwei Stunden täglich darauf verwenden Geld zu zählen, Bargeldbestände für die Kassen zu berechnen und die Einschübe aufzufüllen. Neben der verringerten Produktivität war es natürlich schwierig bei dem Umang an aktiven Kassierern, irgendjemanden für eventuelle Unstimmigkeiten bei Kassenschluss verantwortlich zu machen.
Um die Effizienz zu steigern, suchten die Besitzer des Costcutter in Porthleven nach neueren Kassenführungssystemen und wurden bei Cash Bases fündig. Das Unternehmen aus Newhaven in Großbritannien fusionierte 2015 mit dem US-Unternehmen APG Cash Drawer aus Minneapolis, USA. Den Franchisenehmer überzeugte das intelligente SMARTtillTM-Kassensystem im Demobetrieb und man entschied sich, eine SMARTtillTM-basierte Lösung zu installieren.
Die vorhandenen alten Cash Bases Systeme wurden durch insgesamt vier intelligente 460 Flip Lid SMARTtillTM-Kassen ersetzt und das System mit der SMARTtillTM-Manager Anwendung vernetzt.
Zeitersparnis
Vor der Installation der SMARTtillTM-Lösung dauerte der Bargeldabgleich ungefähr zwei Stunden am Tag. Eine Dreiviertelstunde verschlang allein das Zählen des Bargelds, das Verteilen der Münzen, Ergänzen von Münzwerten und Resetten der Einschübe. Zum Tagesabschluss mussten die Kassierer ihre Einschübe dazu in das Backoffice im ersten Stock tragen, erneut das Geld zählen und die Kassen für den nächsten Tag mit Kleingeld bestücken.
Ein Kassierer, dem Wechselgeld fehlte, musste immer einen Kollegen mit einem 20 Pfund Schein in das Büro schicken. „Da musste immer jemand mit Geld die Treppen rauf und runter rennen. Das ist natürlich nicht besonders effektiv und kostet Zeit. Vor allem, wenn es zehnmal am Tag passiert“, erzählt der Marktleiter Andy Pengelly. Zu Stoßzeiten hat dies natürlich auch die Kundenbedienung unterbrochen.
Das sichere Verteilen des Geldes war selbstverständlich auch immer eine Herausforderung. Dreimal am Tag nahm ein Vorgesetzter einen bestimmten Betrag aus den Kassen, steckte das Geld in einen Umschlag, beschriftete diesen mit dem Wert und legte ihn dann in einen Safe. Am nächsten Tag wurden die Banknoten dann im Rahmen des Kassensturzes mit einem mechanischen Zählgerät kontrolliert.
Betriebliche Verbesserungen
Bei SMARTtillTM-Lösungen im Alltag „trägt kein Angestellter mehr Bargeld durch den Laden“, erklärt Pengelly. Die SMARTtillTM-Lösung berechnet die Bargeldmengen und beseitigt so die Notwendigkeit individualisierter Einschübe für Kleingeld und Banknoten. Die Geldzählmaschine hat ausgedient.
„Mit dem intelligenten SMARTtillTM-Kassensystem wird Geld jedes mal geprüft, gezählt und protokolliert. Egal ob es aus der Kasse kommt, oder in die Kasse geht. Sonst haben wir das nur morgens beim Abgleich gemacht“, sagt Pengelly. Die ausgedruckten Kassenschlussberichte zeigen jetzt auch den tatsächlichen Fluss des Wechselgelds und nicht mehr eine vorher angenommene Bargeldmenge.
Wenn SMARTtillTM neues Wechselgeld benötigt, zeigt dies die SMARTtillTM-Manager Software in einem Ampelsystem an. Der entsprechende Nennwert blinkt gelb an der Kasse auf, wenn der Vorrat zur Neige geht. „Ein Mitarbeiter muss dann bei einem der nächsten Rundgänge nur noch das entsprechende Wechselgeld in die Kasse einlegen. Da dies schon in der Warnphase geschieht, wird der Kundenfluss niemals gestört.“
Zusätzlich erzeugt das SMARTtillTM-Kassensystem bei Entnahme von Geld eine Reportkarte, die zusammen mit dem Geld in die Umschläge kommt. Das ist eine zusätzliche Absicherung zum täglichen Kassenschlussbericht.
Ermittlung von Diskrepanzen
Obwohl Costcutter niemals ein ernsthaftes Fehlbetragsproblem hatte, musste doch nach einer internen Regelung jede Diskrepanz über fünf Pfund untersucht werden, so Pengelly. Da sich viele Kassierer eine Kasse teilten, war es selbst mit Videoüberwachung sehr schwer einen Schuldigen oder eine Schuldige zu ermitteln.
Die SMARTtillTM-Lösung dagegen erzeugt einen eindeutigen Zeitcode im Videomaterial und der Marktleiter kann Konflikte im Kassenbereich sehr schnell erkennen – ein Vorgang, der sonst sehr arbeitsintensiv ist und lange dauert. Das ist jetzt kein Thema mehr. Die SMARTtillTM-Lösung erfasst sehr akkurat, wer wann wie lange welche Kasse benutzt hat. „Es ist kein Zeichen fehlenden Vertrauens, sondern eine Unterstützung und damit eine Hilfe für die Belegschaft“, sagt Pengelly. Er erwartet, dass sich mit dem intelligenten SMARTtillTM-Kassensystem die Fehlbeträge auf Null reduzieren.
Bei Kundenbeschwerden hilft die SMARTtillTM-Lösung ebenfalls schnell und einfach. Wenn ein Kunde behauptet, er oder sie habe zum Beispiel das Wechselgeld für 10 Pfund anstelle von 20 Pfund erhalten, reicht ein Blick auf die SMARTtillTM-Manager Software, um diese Aussage zu überprüfen. Früher musste der Kunde dann am nächsten Tag wiederkommen, weil zuerst der Kassensturz gemacht werden musste. Sehr unbequem für den Kunden und sehr peinlich für den Kassierer. Jetzt dient die SMARTtillTM-Lösung als unabhängiger Zeuge.
Schnelle Installation
Das SMARTtillTM-System zu installieren, dauerte genau einen Tag. Es wurde bei der am wenigsten frequentierten Kasse angefangen und dann bis zur belebtesten weitergearbeitet. „Das war reibungslos und funktionierte ohne Unterbrechung der Kundenabfertigung“, erinnert sich Pengelly.
Das Anlernen der Mitarbeiter war ein überschaubarer Vorgang. So mussten diese sich vornehmlich an ein neues Layout der Einlage mit anderen Schein- und Münzgeldpositionen gewöhnen und ein paar wenige neue Tastaturbefehle erlernen. Natürlich ist auch das Befüllen und Entnehmen von Bargeld in die Kasse anders.
„Die Angestellten haben diese Lösung von Anfang an gemocht, denn sie spart Zeit und beschleunigt die Vorgänge an der Kasse“, sagt Pengelly. „Die intelligenten SMARTtillTM-Kassensysteme haben ja ihren Job überhaupt nicht verändert, nur bekommen sie nun bei Schichtende einen Beleg über die Genauigkeit ihrer Arbeit, was ein Plus ist.“
Pengelly stellt fest, dass er aufgrund der Zeitersparnis durch die SMARTtillTM-Lösung nun Mitarbeiter Aufgaben zuführen kann, die er sonst selbst in einem vollgestopften Zeitplan erledigen musste. Alles in allem ist die SMARTtillTM-Lösung eine positive Ergänzung, die das Geschäft effizienter macht und den Dienst am Kunden verbessert. Deshalb glaubt Pengelly, dass der Costcutter in Porthleven als Modellbetrieb für andere Filialen dienen wird.
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