Arbeitszeiterfassung richtig umsetzen – das ist zu beachten

Im Jahr 2022 hat das Bundesarbeitsgericht auf der Grundlage eines bereits 2019 ergangenen Urteils des Europäischen Gerichtshofs entschieden, dass die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer dokumentiert werden müssen. Dies wirft insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen Fragen auf, welche Aspekte zu berücksichtigen sind und welche Methoden der Zeiterfassung zur Verfügung stehen.

Die zentralen Funktionen der Arbeitszeiterfassung

Unter Arbeitszeiterfassung versteht man alle Verfahren, die dazu dienen, die täglichen Arbeitsstunden der Beschäftigten - also jenen Zeitrahmen, in dem sie ihren vertraglichen Arbeitsverpflichtungen nachgehen - so genau wie möglich festzuhalten. Nicht zur Arbeitszeit zählen Ruhephasen und unbezahlte Pausen.

Eine präzise Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Beschäftigte von Nutzen, da sie einen genauen Überblick über die verrichtete Arbeit bietet. Für Arbeitgeber ist es ein Mittel, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorgaben bezüglich Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Sollten diese nicht eingehalten werden, verdeutlicht die Zeiterfassung, wann der Arbeitgeber seiner Schutzpflicht nachkommen und Maßnahmen ergreifen muss.

Für die Beschäftigten ermöglicht die Dokumentation der Arbeitszeit eine Überprüfung, ob die Lohnabrechnung auf der Grundlage der erfassten Stunden korrekt erfolgt und ob Überstunden ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden.

Was der aktuelle rechtliche Rahmen vorgibt

Bis Mai 2019 mussten die meisten Unternehmen in Deutschland nach dem Arbeitszeitgesetz nur die Arbeitszeit dokumentieren, die über acht Stunden pro Tag hinausging. Im Fokus standen also die geleisteten Überstunden. Ohne die Erfassung von Beginn und Ende der regulären Arbeitszeit war dies in der Praxis jedoch kaum umsetzbar. Viele Unternehmen setzen daher seit Jahren Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung ein.

In einigen Branchen ist die Dokumentation der Arbeitszeiten durch das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz für Arbeitgeber bereits seit längerem verpflichtend. Zu nennen sind hier das Baugewerbe, das Gaststättengewerbe sowie das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe.

Der Europäische Gerichtshof legte im sogenannten Stechuhr-Urteil von 2019 fest, dass künftig alle EU-Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Belegschaft lückenlos erfassen müssen. Im September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht fest, dass die Arbeitszeiterfassung im Lichte des Stechuhr-Urteils bereits heute geltendes Recht ist. Arbeitgeber sind hiernach verpflichtet, ein System zu implementieren, das die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit genau dokumentiert. 

Deutschland plant, die Erfassung der Arbeitszeit zukünftig auf gesetzlicher Ebene zu regeln. Hierfür liegt bereits ein Gesetzentwurf vor, der sich allerdings noch im Gesetzgebungsprozess befindet.

Welche Methoden zur Auswahl stehen

Der Europäische Gerichtshof hat lediglich festgelegt, dass ein System zur Arbeitszeiterfassung objektiv, verlässlich und leicht zugänglich sein muss, ohne jedoch konkrete Vorgaben zur Umsetzung zu machen. Während viele Menschen zunächst an klassische Stechuhren denken, ermöglichen moderne Technologien heute vielfältige Wege zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Die Zeiterfassung kann sowohl manuell als auch digital erfolgen. Dies kann durch die Verwendung von Excel-Tabellen, das Ausfüllen von Papierformularen, die Nutzung von Zeiterfassungs-Apps oder den Einsatz von Softwarelösungen geschehen.

Für Mitarbeiter in Büroumgebungen sind oft stationäre Systeme üblich, bei denen sich die Mitarbeiter über ein Terminal anmelden, etwa mit einer Karte, einem Chip, ihrem Fingerabdruck oder durch ein Login in einer speziellen Software. Traditionelle Stundenzettel bilden die Ausnahme und sind nur noch in wenigen Unternehmen anzutreffen.

Bei digitalen Zeiterfassungssystemen, die auf dem PC oder Smartphone genutzt werden, starten Beschäftigte zu Beginn des Arbeitstages mit einem Klick die Erfassung ihrer Arbeitszeit und melden sich am Ende des Arbeitstages wieder ab. Unter anderem die einfache Handhabung führt dazu, dass immer mehr Unternehmen eine digitale Lösung per Software oder App favorisieren. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts muss ein solches Zeiterfassungssystem nicht nur den Datenschutzgesetzen entsprechen, sondern auch die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten gewährleisten.