Nächster Punkt auf der To-do-Liste von bilanzierungspflichtigen Händlern und Unternehmen: die alljährliche Inventur.
Der letzte Geschäftstag eines Geschäftsjahres, meistens der 31.12., ist der Stichtag für die Jahresabschlussbilanz, jedoch darf sie bis zu drei Monate vorgezogen oder bis zu zwei Monate ins nächste Jahr verschoben werden. Währenddessen wird der gesamte Verkauf eingestellt, Filialen werden geschlossen und Warenbewegungen stillgelegt, um den genauen Ist-Bestand an diesem Tag zu dokumentieren. „Die Inventur ist in der Planung, Vorbereitung und Durchführung für unsere Kunden meist sehr aufwendig: Mitarbeiter werden separaten Inventurteams zugeordnet, bereits Tage vorher Zeit-, Ablauf- und Personalpläne erstellt. Wenn zur Inventur nicht jeder Artikel zur Kasse gebracht werden soll, müssen vorab teure mobile Scanner angeschafft werden. Mitarbeiter laden die Dateien manuell auf den Scanner hoch und lesen sie nach der Inventur wieder in das Warenwirtschaftssystem ein“, erklärt Vanjo Wandscher, Geschäftsführer von Softwarehersteller Roqqio, die mühsame Stichtagsinventur.
„Ein beliebiges Smartphone oder Tablet, egal ob Android oder Apple, reicht jedoch aus, um die Instore App herunterzuladen. Dabei können sogar private Geräte, nach dem Prinzip „Bring Your Own Device“, verwendet werden. Das senkt die Kosten der Inventur enorm. Ohne zusätzliche Hardwarekosten können viel mehr Geräte gleichzeitig im Store verwendet und die Inventur kann in viel kürzerer Zeit durchgeführt werden. Nebenbei ist die Software als App auch deutlich einfacher zu bedienen als die bisherige, spezielle Scanner-Software. Damit vereinfacht die Roqqio Instore App den gesamten Prozess und minimiert die Stillstandszeit.“
Ist die App installiert, kann die Inventur beginnen: Bei der Anmeldung verbindet sich der Mitarbeiter über einen Konfigurationseintrag mit einem Filialserver zum Datenaustausch, indem er beispielsweise einen QR-Code mit der Kamera scannt. Dann startet die eigentliche Inventur: Mitarbeiter können mit einem Smartphone oder Tablet mit iOS-, Android- oder Windows-Betriebssystem Barcodes präzise erfassen – entweder mit zusätzlichem Scanner, über die Kamera, die bereits in dem mobilen Endgerät integriert ist oder per manueller Eingabe. So sind Ort- und Platz-Barcodes schnell und einfach erfasst. Die Daten werden schließlich automatisch an das Backend weitergegeben. Für die Inventuraufnahme muss das Gerät jedoch nicht online sein – alle Daten werden bis zur Übertragung lokal gespeichert. „Die manuelle Übertragung der Daten ins Warenwirtschaftssystem ist bei dieser digitalen Inventur nicht mehr notwendig, die Genauigkeit wird erhöht und die Fehleranfälligkeit reduziert“, sagt Wandscher.
Weitere Unterstützung bietet die Applikation bei der Beratung von Käufern, da Mitarbeiter über die Roqqio Instore App Zugriff auf alle Produkt- und Kundeninformationen haben. So werden innerhalb von Sekunden Informationen wie die Verfügbarkeit, Artikelnummer und -bezeichnung bis hin zu Verkaufspreisen, Größen und Farben sowie Artikelbildern wiedergegeben. Die App integriert zusätzliche Features: Die Steuerung von Filialprozessen wie Wareneingang, Preisänderungen oder die Einsicht in die Artikelbestände aus anderen Filialstandorten.
