Coma, mit der Firmenzentrale im emsländischen Meppen betreibt 34 Verbrauchermärkte von der holländischen Grenze bis ins Osnabrücker Land. Das Unternehmen zählt zu den wenigen, inhabergeführten mittelständischen Handelsunternehmen. Mit der Bünting AG in Leer bestehen seit über 50 Jahren enge geschäftliche Beziehungen.
Die Bünting AG liefert über 70% des Sortimentes. Weitere Sortimente werden direkt bei Lieferanten geordert. Die Verbrauchermärkte sind in der Größe von 800 bis 1600 qm und umfassen die Sortimente des klassischen Lebensmitteleinzelhandels, Obst&Gemüse, Fleischtheke und Brot&Backwaren.
Projektziel:
2010 entschied Coma, die bisherige Warenwirtschaftslösung in der Zentrale abzulösen. Diese Lösung war nicht nur technologisch in die Jahre gekommen, sondern die spezifischen neuen Anforderungen aus dem Handel waren nur durch erhebliche Erweiterungen der bisher eingesetzten Software abbildbar. Auch in den Filialen sollte die POS-Lösung modernisiert werden.
Das Projektziel wurde wie folgt definiert:
- Warenwirtschaft MESS in der Zentrale
- DEWAS und neue Kassen in allen Filialen
Renovierung und teilweise Erneuerung der technischen Infrastruktur sollten das Unternehmen IT-technisch nach vorne bringen. Zum weiteren wollte man Synergieeffekte durch enge Einbindung des Partners Bünting IT erzielen.
Umsetzung:
Es wurde ein Kompetenzteam aus allen Beteiligten gebildet. Die Umstellung erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst wurde die zentrale Software durch MESS für jeden Markt, der auf DEWAS umgestellt wurde, abgelöst. Die Finanzbuchhaltung wurde nun von MESS mit Daten bedient. Den größten Aufwand verursachte die Umstellung der Filialen. Da die Altsysteme in den Filialen bis zur kompletten Umstellung auf das neue System in Betrieb bleiben mussten, war ein Parallelbetrieb über fast 8 Monate notwendig. Superdata konnte hier die in anderen Unternehmen verfügbaren Schnittstellen zu „Altsystemen“ nutzen, um den Betrieb von alt/neu parallel in der Übergangszeit sicherzustellen.
Ein nicht zu unterschätzendes Problem war die Harmonisierung der Nummernsysteme, da eine Angleichung an die „Bünting“-Systematik erforderlich war. Artikel und Preise mussten in jeder Filiale geprüft werden. Der Effekt war außerordentlich positiv, da damit gleichzeitig das Sortiment gestrafft werden konnte.
Ergebnis:
In der Zentrale werden in MESS heute 25 Arbeitsplätze genutzt. Ein großer Teil der Stammdaten inkl. Streckenlieferanten kommen von der Bünting AG. Eigene Sortimente vervollständigen das Gesamtangebot in den Filialen für die Kunden. Die Freigabe von Sortimenten kann zentral für die einzelnen Filialen gesteuert werden. So wird für den Kunden am Ort immer das optimale Sortiment zur Verfügung gestellt.
In der Filiale wurde der Funktionsumfang entsprechend der neuen Möglichkeiten mit DEWAS erweitert. Bestellung und Wareneingang sowie die Erfassung von Verlusten und Umlagerungen sind die Voraussetzung für die artikelgenaue Bestandsführung. Der kontrollierte Wareneingang der Streckenlieferanten ermöglicht in der Zentrale in Meppen eine artikelgenaue Rechnungsprüfung. Die Weitergabe an Datev erfolgt elektronisch im gleichen Schritt ohne Nachbearbeitung.
Wichtige Informationsquelle für Management und Vertrieb ist das Berichtswesen. Die Ermittlung der Ausgangsspanne zum tatsächlichen Einkaufspreis aus der Rechnungsprüfung ist ein wichtiger Fortschritt und gibt den Inhabern zeitnah die notwendigen Informationen zur Steuerung ihres Unternehmens. Der Erfolg von Aktionen und anderen Maßnahmen kann nun direkt und unmittelbar, vor allem aber auch zeitnah, überprüft werden.
Was ist noch zu tun?
Aktuell wird das Aktionsmanagement verbessert. Die Zentrale kann dazu die bestellbaren Artikel inkl. Vorschlagsmengen vorgeben und die Filiale kann die Aktionen aktiv aus der örtlichen Kunden-Kenntnis in der Mengenbevorratung beeinflussen.
Parallel wird an der automatischen Rechnungsprüfung gearbeitet. Nur Rechnungen mit Abweichungen werden in Zukunft noch manuell geprüft. In den Filialen wird die wertmäßige Bestandsführung im Bereich Obst&Gemüse realisiert. Dazu kommt die Bestandsführung im Trockensortiment, um dann mit generierten Bestellvorschlägen aus dem Warenwirtschafts-system fortzusetzen.
