Gunda Cassens-Röhrig ist Bereichsleiterin Workforce Management und Security sowie Mitglied der Geschäftsleitung der GFOS mbH. Die Kombination von Personalwirtschaft und Sicherheit ist kein Zufall: Am Eingang kann man nicht nur die Zugangsberechtigung kontrollieren, sondern auch die Anwesenheitszeiten. GFOS bietet Anwendungsentwicklung und -integration mehrdimensionaler Ressourcen-Management-Systeme in unterschiedlichsten Branchen. Das Unternehmen verweist auf mehr als 3.000 Installationen weltweit.
Wie schätzen Sie die Bereitschaft des Handels ein, in Sicherheit zu investieren?
Zutrittskontrollsysteme sind nicht nur für Unternehmen mit Hochsicherheitsbereichen sinnvoll, sondern generell von großer Bedeutung. Individuell zu konfigurierende Zutrittskontrollen unterstützen die Arbeitsprozesse und schützen wertvolle Firmeninformationen und natürlich auch Waren und Güter. Daher ist die Bereitschaft des Handels, in Sicherheit zu investieren, sicherlich als hoch einzuschätzen. Insbesondere die Absicherung von Lagerräumen, Personalzugängen und Büroräumen sind im Handel wesentliche Anforderungen, um unberechtigten Zugängen, Sabotage und Diebstahl entgegenzuwirken.
Sicherheit spielt im Handel eine große Rolle. Aber mit der Flexibilisierung der Ladenöffnungszeiten oder auch generell der Arbeitswelt sind effiziente Lösungen für den Personaleinsatz im Handel ebenfalls noch wichtiger geworden. Hier setzen wir mit unserer speziellen Handelslösung „gfos.Retail“ an. Mit dieser speziell auf den Handel angepassten Workforce-Lösung in Kombination mit unserer Sicherheitslösung „gfos.Security“ ist der Handel perfekt aufgestellt.
Sicherheitskonzepte sollten ganzheitlich sein. Wie findet man einen kompetenten Dienstleister?
Wir bei der GFOS machen immer wieder die Erfahrung, dass sich Kunden alles aus einer Hand wünschen. Daher haben wir uns darauf spezialisiert, ganzheitliche IT-Lösungskonzepte anzubieten. Unser Vorteil gegenüber vielen anderen Anbietern ist, dass wir nicht nur eine Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle oder auch Logistiklösungen anbieten, sondern eine modulare Software, die je nach Bedarf Modul für Modul aufgebaut und auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten werden kann. Zudem arbeiten wir mit verschiedenen Hardwarepartnern zusammen, so dass wir die Hardware, die bestens auf unsere Software abgestimmt ist, mit unserer Software anbieten können und der Kunde dafür keinen gesonderten Ansprechpartner hat. Die GFOS liefert zudem nicht nur Software und Hardware, sondern erstellt auch Sicherheitskonzepte und Zutrittsmatrixen.
Wie hilft Business Intelligence bei der Sicherheits-Analyse?
Business Intelligence heißt in Fragen der Sicherheit, die Information über Zutrittsdaten sowie Schwachstellen in der Sicherheit des Unternehmens und damit Optimierungspotentiale zur Verbesserung der Unternehmenssicherheit aufzudecken. Diesbezügliche Projekte gibt es quer durch alle Branchen, auch im Handel. Die Analyse vorhandener Daten, Anbindung an Data-Warehouse-Systeme und die Auswertung aller sicherheitsrelevanten Daten sind wichtige Bestandteile von Business Intelligence im Bereich Sicherheit.
Greifen wir einen Aspekt heraus: die Zutrittskontrolle. Welche Neuerungen gibt es hier?
Im Bereich der Zutrittskontrolle wird sich künftig noch viel bewegen. Beispielsweise stehen wir beim Thema Biometrie noch ganz am Anfang. Das bezieht sich nicht nur auf die derzeit vielfach fehlende Akzeptanz, sondern vor allem auf die Technik. Die Verfahren müssen schneller und sicherer werden. So sind etwa die Fehlerrate bei den „Finger-Einlern“-Programmen und die Fehlerquote beim Einlesen der Finger, speziell bei großen Datenmengen, immer noch viel zu hoch. Ich bin sicher, dass sich da noch viel bewegen wird.
Zutrittskontrolle ist heute kein reiner „Türöffner“ mehr, sondern eine Gesamtlösung zur Steigerung und Überwachung der Unternehmenssicherheit. Insofern werden Gesamtlösungen nachgefragt, die für alle Unternehmensbereiche nutzbar sind. Im Bereich der Zutrittskontrolle sind dies beispielsweise Ergänzungen wie Parkraumverwaltung, Sicherheitsleitstand, Videoüberwachung. Alle Anforderungen sollten in einer guten Lösung integriert sein, so dass Schnittstellen zwischen Systemen möglichst vermieden werden.
Wie kann Software bei der Manipulations-Prävention helfen?
Man sollte darauf achten, dass individuelle Berechtigungsprofile nach örtlichen und zeitlichen Kriterien für Einzelpersonen und Personengruppen völlig frei definierbar sind.
Konkret bedeutet dies: Nur ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten den Zutritt zu bestimmten Bereichen. Besucher können für einen exakt begrenzten Zeitraum eine Zutrittsberechtigung erhalten. Über ein Pförtner-Monitoring kann abgesichert werden, dass der Benutzer einer Karte auch dem Inhaber des Ausweises entspricht. Ebenso können Stichprobenkontrollen über einen integrierten Zufallsgenerator erfolgen, so dass ein Zu- oder Ausgang erst nach einer Kontrolle der Person möglich ist. Sämtliche Zutritte, Türöffnungen, Türschließungen, versuchte Manipulationen wie Aufbruch, Sabotage sowie alle Veränderungen an Zutrittsberechtigungen muss eine gute Software revisionssicher protokollieren.
Zutritt lässt sich gut kombinieren mit Zeiterfassung. Wie sieht es in der Praxis beim Handel aus?
Das Thema Planung ist im Handel nach wie vor ein großes Problem. Viele Händler arbeiten und planen immer noch mit Excel, was einen hohen manuellen Aufwand bedeutet. Mit steigender Mitarbeiterzahl wird der gerechte und effiziente Einsatz des Personals immer schwieriger. Excel-Lösungen werden den heutigen Anforderungen einfach nicht mehr gerecht.
Gerade im filialisierten Handel sind optimierte Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung ein Muss. Hierbei sind vielfältige Stellschrauben zu berücksichtigen, die kaum noch von Hand zu bewältigen sind. Öffnungszeiten, Aktionstage, Saisoneinflüsse und Anlieferungstage gehören ebenso dazu wie gesetzliche, tarifliche und arbeitsvertragliche Vorschriften. Die Planung und auch die auf Basis der Planung stattfindende Bewertung manuell oder in Excel durchzuführen, ist fehleranfällig und aufwändig. Durch Abrechnungsfehler, die durch Übertragung in unterschiedliche Listen und die manuelle Abrechnung passieren, wird die Mitarbeiterzufriedenheit gesenkt. Gleiches gilt, wenn eine Personaleinsatzplanung nicht nach nachvollziehbaren und gerechten Kriterien erfolgt.
Welche Zeiterfassung empfehlen Sie in Filialen?
Es gibt viele Formen der Zeiterfassung, die natürlich auch im Handel einsetzbar sind. Dennoch wird die Hardware zur Zeiterfassung im Handel, gerade bei kleineren Filialen, weniger eingesetzt. Hier erfolgt häufiger eine sogenannte „Negativerfassung“ auf Basis des erstellten Einsatzplanes. Nur Abweichungen werden vom Filialverantwortlichen nachträglich erfasst. Ansonsten werden alternative Lösungen zur Buchung der Zeiterfassung angestrebt, beispielsweise die Buchung an der Kasse oder an einem Web-Terminal.
Was sollten kleinere Händler tun für mehr Sicherheit? Ab welcher Lösung lohnt sich ein Konzept?
In Sicherheit zu investieren, lohnt sich immer – auch für kleine Händler. Die Erstellung einer Konzeption zur Ermittlung von Bedarfen, Sicherheitsanforderungen und Darstellung möglicher Lösungen zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, Sicherheit und Optimierung von Personaleinsätzen zur Absicherung der Kundenzufriedenheit empfiehlt sich speziell für kleinere Händler, um Investitionsvolumen und Nutzen abzuwägen und Entscheidungshilfen zu geben.
Interview: René Schellbach, iXtenso.com
