Zahlreiche im Alltag anfallende Aufgaben kehren immer wieder und kosten – neben wertvoller Arbeitskraft – Zeit und Geld. Mitarbeiter verwenden beispielsweise überdurchschnittlich viel Kapazität für standardmäßige Tätigkeiten wie etwa die Bedarfsanforderung, Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement oder Datenverwaltung im Einzelhandel. Für Aufgaben, die individuelles Urteilsvermögen und Entscheidungskompetenz verlangen, bleibt dementsprechend weniger Zeit.
Die Digitalisierung bietet Unternehmen heute die Möglichkeit, dieses Geflecht aus verlorener Kapazität sowie fehlinvestiertem Geld aufzulösen und mithilfe technischer Lösungen neue Wertschöpfungsketten zu bilden.
Herausforderungen meistern
Durch den Einsatz neuer Technologien wie dem Internet of Things (IoT) kommen zunächst jedoch weitere Herausforderungen und große Aufwände auf die Betriebe zu. Die Datenmenge und -vielfalt wächst stetig und die Entscheidungsfindung wird aufgrund dieser neuen Informationen deutlich komplexer.
Wenn parallellaufende Projekte sich kurz- oder mittelfristig „überholen“ und die holistische Datenstruktur sowie -konsistenz im Unternehmen aus den Fugen gerät, stehen die Verantwortlichen bei der Einführung neuer Technologien vor Problemen. Beispielsweise lassen sich zu einem bestimmten Zeitpunkt notwendige Schnittstellen oder neue Tools und Applikationen zur Verarbeitung von Informationen in einem Projekt nicht abrufen. Dies hängt möglicherweise mit einer Verzögerung eines anderen Vorhabens zusammen – es kommt zum Stillstand.
Im Vergleich zu veralteten Netzwerken bieten fortschrittliche Datenlieferanten wie das IoT einen deutlich höheren Informationsfluss. Treffen moderne Technologien jedoch auf alte Datenverarbeitungssysteme, stoßen auch ausgefeilte neue Informationslieferanten an ihre Grenzen. Robotic Process Automation (RPA) unterstützt Betriebe dabei, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, indem Software-Roboter eine Brücke zwischen IoT- und Legacy-Systemen schlagen.
Hindernisse bewältigen
Treffen Bestands- und Neusysteme aufeinander, sind technische Schwierigkeiten vorprogrammiert. Durch die Menge an Datenlieferanten des IoT ergibt sich eine mit deren Anzahl wachsende Datenflut in sämtlichen Unternehmensbereichen. Was zunächst unproblematisch erscheint, macht sich mit der fehlenden Kompatibilität zwischen isolierten oder nur individuell adressierbaren Bestandssystemen und neuen, offenen Technologien mit Standardschnittstellen bemerkbar.
Nicht nur bei überholten Industrieanlagen, sondern auch bei Architekturen anderer Branchen, in denen zahlreiche Daten verarbeitet werden, treten dabei häufig Probleme auf. Dies betrifft auch den Einzelhandel mit seiner teils in die Jahre gekommenen EDV-Technik. Bei dem Versuch, diese Infrastrukturen zu modernisieren, machen sich in der Regel hohe Kosten und ein enormer Aufwand bemerkbar. Im Idealfall stehen viele der internen Altsysteme zwar in Planung zur Ablösung, sind aber dennoch vorhanden: Sie stellen sich oftmals als sehr unkooperative Komponenten in Bezug auf Datenaustausch mit den modernen Technologien heraus und bieten eine Individualisierung von Schnittstellen schlimmstenfalls gar nicht erst an.
Auch wenn die Datenflut aus der IoT-Plattform bereits vor der Tür steht, muss sie im wahrsten Sinne des Wortes durch ein Fenster ins System geschleust werden: Beispielsweise unter Zuhilfenahme einer altbewährten Applikation, mit der ein Mitarbeiter die Eingabe manuell bewerkstelligen muss.
Arbeit nach Vorbild
Bei der Bewältigung von Schnittstellenproblemen zwischen probaten und modernen Technologien kommt RPA zum Einsatz. Die Softwarelösung unterstützt dabei, manuelle Geschäftsprozesse zu automatisieren und ersetzt die zuvor von Mitarbeitern ausgeführte Schnittstellenbedienung.
RPA verknüpft innovative IoT-Anwendungen mit etablierten Umgebungen, wie etwa den Materialwirtschafts-, Lagerhaltungs-, Produktionsplanungs-, Antrags-, Leistungs- und Bestandskundensystemen. Software-Roboter erledigen Aufgaben nach ihrem menschlichen Vorbild und kooperieren dabei mit sämtlichen Oberflächen einer Applikation. So lassen sich vorhandene Benutzerschnittstellen interaktiv bedienen.
Der zeitliche Aspekt spielt bei der Anwendung von Automatisierungslösungen eine entscheidende Rolle: Während herkömmliche Tools, die Legacy-Systeme mit dem IoT verbinden, eine durchschnittliche Implementierungszeit von sechs bis zwölf Monaten vorweisen, kommt RPA bereits nach circa drei bis acht Wochen zum Einsatz.
Auch branchenübergreifend lassen sich die Bots problemlos bei veralteten Systemen anwenden, zum Beispiel, wenn auf externe Netzwerke bei Kunden oder Geschäftspartnern zugegriffen werden soll. Bei diversen Projekten dieser Art bietet RPA sowohl kurz- als auch langfristig Lösungen – mit überschaubaren Implementierungskosten und ohne aufwendige Neuanschaffungen. Das Risiko ist dabei sehr gering, da die Bots mit einer Fehleranfälligkeit von null arbeiten.
Vorarbeit entscheidend
Vor der Einführung einer Automatisierungsstrategie sollte eine grundlegende Analyse erfolgen: Müssen betriebsinterne Besonderheiten beachtet werden? Welche Anwenderbedürfnisse sollten auf der Agenda stehen und welche Schnittstellen gilt es kurz- und langfristig zu bedienen? In jedem Unternehmen mit seiner individuellen IT-Infrastruktur stehen andere Aspekte im Fokus. Wer im Vorfeld bereits alle möglichen Fallstricke aus dem Weg räumt, kann von vornherein zusätzliche Lizenzkosten, unpassende Schnittstellen oder lange Implementierungszeiten vermeiden.
Richtig eingesetzt, stellen Software-Roboter eine enorme Arbeitserleichterung dar: Wie ihr menschliches Vorbild erledigen sie die zugewiesenen, repetitiven Aufgaben – und das, je nach Bedarf, rund um die Uhr. So haben Mitarbeiter wieder Zeit, sich dem Kerngeschäft zu widmen und ihre Fachkompetenz gezielt einzusetzen. Robotic Process Automation als schlanke Lösung bei akuten Problemstellungen bietet zudem den entscheidenden Vorteil, dass es sowohl kurz- als auch langfristig unterstützt und dabei die veralteten Systeme mit modernen IoT-Anwendungen verbindet.
