Produkt • 04.05.2007

Klärungspostenmanagement im SAP R/3

Klärungsposten- Management im SAP R/3

Ihre Vorteile:

PROZESSOPTIMIERUNG

Senkung Ihrer DSO
Hoher Return on Investment
Vereinfachung/Standardisie-rung eines überwiegend individuell bzw. manuell durchgeführten Geschäftsprozesses
Senkung der Bearbeitungs-zeiten und damit verbundenen Kosten bei größerer operativer Effizienz
Erfassung und Klärung von Beschwerden, Reklama-tionen, Belastungsanzeigen, etc., bevor der Kunde die zugehörige Rechnung kürzt
Paperless Office

CRM

Höherer Zufriedenheitsgrad aufgrund schneller und kompetenter Bearbeitung
Verbesserung der Kunden-beziehung durch gezielte Rückfragen und schnelles Bearbeiten von Reklamationen/Beschwerden
Frühzeitiges Erkennen ex-terner Probleme (Perman-ente Abzüge, Belastungen)

INFORMATIONEN

Frühzeitige Erkennung fir- meninterner Probleme (Qualität, Preis, Lieferprobleme, etc.)
Transparenz der Bearbeitungszeiten/-ketten
Steuerung der Arbeitslasten der Mitarbeiter
Grundlage für gezielte/ periodische Kundengespräche

Ihre Aufgabe

Sie haben die Aufgabe, für die Abwicklung forderungsbedingter Klärungsfälle (Zahlungsabzüge, Kürzungen) neue Strukturen, organisatorische Abläufe und /oder eine Reduzierung der Kosten zu erarbeiten. Klärungsposten entstehen in den unterschiedlichsten Organisationseinheiten (intern u. extern) und Zeitpunkten. Um diesen Umständen gerecht zu werden, benötigen Sie ein integriertes und worklfowbasiertes Klärungspostenmanagement.

Sie suchen Möglichkeiten:

die Ursachen für die Entstehung der Klärungsfälle zu identifizieren
Prozesse transparent und standardisierend zu gestalten
die Durchlaufzeiten für einen Klärungsfall zu senken
zur DSO-Reduzierung
effiziente u. tagesaktuelle Reportingstrukturen zu erzeugen, usw.

Unsere Lösung

Wir bieten Ihnen "KPM" als Lösung für Ihre Aufgabe an. Es handelt sich um eine ADD-ON Applikation zum SAP® R/3® System.

In den folgenden Ausführungen wird der Leistungsumfang von "KPM", seine Vorteile und unsere Leistungen dargestellt.
Leistungsumfang (Auswahl)

(1) Der Klärungsfall
Der Klärungsfall ist das zentrale Business Objekt zur Zusammenfassung aller klärungsrelevanten Informationen. Hierzu zählen insbesondere:

die Zuständigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens (Finanzen, Vertriebs-Innen und -Außendienst, etc.)
Kunden- und Betragsinformationen
Dokumente (Belastungsanzeigen, Reklamationen, sonstiger Schriftverkehr, etc.)
die Klärungsfallhistorie

(2) Der Arbeitsvorrat
Jeder Sachbearbeiter erhält seinen persönlichen Arbeitsvorrat. Innerhalb dieses Abeitsvorrats werden die Klärungsfälle des Sachbearbeiters zusammengefasst dargestellt (Eskaliert, Aktuell, Wiedervorlage, im Workflow, etc.).

(3) Automatische Bearbeiterfindung
Zusätzlich zum Buchhalter wird automatisch ein zuständiger Ansprechpartner im Vertrieb ermittelt.

(4) Frei definierbarer Klärungsworkflow
Der Klärungsworkflow kann einfach per Cus-tomizing erweitert werden. So kann z. B. ein Freigabeworkflow für Gutschriftsanforderungen definiert werden.

(5) Automatisierung von Standardaufgaben
Wiederkehrende Tätigkeiten der Sachbearbeiter werden weitgehend automatisiert (Ausgleichen gegen Gutschrift, Ausbuchen aus Kulanz, Mahnsperre entfernen/setzen, Rückbelastungsanschreiben, etc.).

(6) Statistikkennzeichen
Vor der Erledigung eines Klärungsfalls muss der zuständige Sachbearbeiter ein Statistik-kennzeichen vergeben. Das Statistikkenn-zeichen bildet die Ursache des Klärungsfalls im System ab. Diese sind frei definierbar und dienen dem Management als wesentliches Kriterium für das Aufzeigen interner und externer Probleme in der Lieferanten-Kunden-Beziehung (z. B. Kulanz, falscher Preis, fehlerhafte Bestellnummer, etc.).

(7) Informationssystem
Das Reporting des "KPM" dient zum einen als Frühwarnsystem (kritische Kunden, lange Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, etc.) und zum anderen als klassisches Auswertungssystem (Periodenvergleiche, Zu-/Abgangsbetrachtung, Ursachenbetrachtung, etc.).

Weitere Funktionen

Anbindung Outlook / Lotus Notes
Automatisches Setzen von Mahn-sperren
Vertreterregelung
Automatische Datenaktualisierung
Verwaltung von NON-SAP-Belegen (Schriftverkehr)
Automatische Wiedervorlage/ Eskalation

Unsere Leistungen
Wir beraten und unterstützen Sie in allen Phasen der Realisierung Ihres Klärungspostenmanagements.

Hierzu zählen insbesondere: