Rechnung per E-Mail

Was Unternehmen bei der Aufbewahrung von Rechnungen beachten müssen

Quelle: Softwarebüro Krekeler

Seit der Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung und dem Wegfall der verpflichtenden elektronischen Signatur, erfreut sich die PDF-Rechnung immer größerer Beliebtheit. Anstatt die Rechnung per Post zu versenden, wird sie einfach per E-Mail geschickt. „Die Vorteile liegen auf der Hand, doch viele Unternehmen sind verunsichert bezüglich der Archivierung. Immer häufiger werde ich gefragt, ob es genügt, nur den Anhang aufzubewahren, wie lange gegebenenfalls die dazugehörende E-Mail zu archivieren ist und ob die Rechnung sogar ausgedruckt werden muss“, erzählt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Dabei ist die Sachlage klar: Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen, E-Mails revisionssicher zu archivieren, wenn sie steuerlich relevant sind, also wenn sie die Funktion eines Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges haben. Rechtsgrundlage sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dabei bestimmen die GoBD die Art der Archivierung digitaler Unterlagen.

„E-Mails und deren Anhänge einfach auszudrucken und abzuheften oder beides in den Mailpostfächern der Mitarbeiter liegen zu lassen ist also nicht nur für den Workflow ineffizient. Ein solches Vorgehen genügt auch den gesetzlichen Vorgaben nicht“, bringt Harald Krekeler es auf den Punkt. Um die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz zu erfüllen, kommen Unternehmen kaum um ein professionelles Dokumenten-Management-System (DMS) herum. Die Anforderungen an die Archivierungssoftware sind dabei vielschichtig: „Die E-Mails samt ihrer Anhänge müssen einerseits vollständig, im Originalformat aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Außerdem ist ein Zeitstempel ebenso wichtig wie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Deshalb reicht eine einfache Dateiablage eben nicht aus“, verdeutlicht Krekeler.