Elektronische Registrierkassen müssen ab 2017 sämtliche Vorgänge lückenlos aufzeichnen. Lückenlose Aufzeichnung bedeutet, dass jede Tastatureingabe in der Kasse unter Angabe von Datum und Uhrzeit und gegebenenfalls der eingebenden Person (z. B. Servicekraft, Verkäufer oder Inhaber) in einem sogenannten Journal revisionssicher gespeichert wird. 2020 kommt nach den Plänen der Bundesregierung noch eine zertifizierte Sicherheitstechnik verpflichtend hinzu. Darauf weist jetzt dringend die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Schomerus & Partner aus Hamburg hin.
„Verstöße können schon ab 2017 richtig teuer werden, es sind zunächst Bußgelder bis 5.000 Euro, ab 2020 sogar bis zu 25.000 Euro vorgesehen“, warnt Dipl.-Kfm. Richard Kinder, Steuerberater und Partner der Kanzlei, die Mitglied bei HLB Deutschland ist. Mit dem Gesetz sollen Steuerhinterziehungen durch manipulierte Kassensysteme bekämpft werden. Unternehmer, die bisher noch nicht tätig geworden sind, sollten sich also so schnell wie möglich informieren, ob und wie ihr Kassensystem aufgerüstet werden kann. Ist eine Neuanschaffung nötig, nimmt die Umstellung unter Umständen einige Zeit in Anspruch.
„Ab dem 1. Januar 2017 müssen die sogenannten Grundaufzeichnungen der Kassensysteme einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium gesichert werden“, erklärt Kinder. Zwar gab es eine Übergansfrist für diejenigen Kassensysteme, die bauartbedingt den neuen Anforderungen nicht genügen, diese endet jedoch zum 31. Dezember 2016. Zum Jahresbeginn 2017 müssen alle Kassensysteme angepasst sein. Alle Aufzeichnungen müssen dann über einen Zeitraum von zehn Jahren verlustfrei gespeichert werden können. Auch sämtliche Bedienungsanleitungen, Handbücher und Wartungsprotokolle müssen über diesen Zeitraum aufbewahrt werden. „Für offene Ladenkassen als rein manuelles System gelten die Änderungen nicht, da es sich hierbei nicht um ein elektronisches System handelt“, ergänzt der Experte: „Insoweit könnte die gute alte Ladenkasse eine Renaissance erleben. Bei dieser Variante sind tägliche Kassenberichte unerlässlich und Kassenzählprotokolle dringend empfehlenswert.“
Elektronische Registrierkassen jedoch, die oftmals nicht für Einzelaufzeichnungen geeignet sind, sollten bis Anfang 2017 ersetzt oder angepasst werden. Eine Aufrüstung kann beispielsweise über den Anschluss eines externen Datenträgers erfolgen. Der Teufel kann jedoch auch im Detail der Funktionen des Kassensystems stecken. Oftmals haben Kassen zum Beispiel einen Trainingsmodus für Auszubildende. Hier müssen Missbrauchsmöglichkeiten ausgeschlossen sein, insbesondere dadurch, dass ein Umschalten auf den Trainingsmodus auch tatsächlich dokumentiert wird.
Ab 2020 sollen die Regelungen weiter verschärft werden: Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dann über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese hat aus drei Teilen zu bestehen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. „Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können“, so Kinder. „Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke.“ Denn ab 2020 kann das Finanzamt ohne vorherige Ankündigung eine Kassennachschau durchführen, um die Aufzeichnungen und Buchungen zu prüfen.
Kinder begrüßt ausdrücklich, dass der Gesetzentwurf des Bundeskabinetts für die Aufrüstung keine bestimmte Lösung vorschreibt, sondern technologieoffen und herstellerunabhängig ist. „Damit wird den jeweiligen Verhältnissen der verschiedenen Wirtschaftszweige Rechnung getragen, außerdem kann so technische Innovation berücksichtigt werden“, sagt er. Die Einführung einer allgemeinen Belegerteilungspflicht, wie beispielsweise in Italien und Österreich, sähe der Gesetzentwurf nicht vor. Er schreibt jedoch ausdrücklich fest, dass jedem Kunden das Recht zusteht, einen Beleg zu fordern.
Die lückenlosen digitalen Einzelaufzeichnungen sind ab Jahresbeginn 2017 verpflichtend, die zertifizierte Sicherheitseinrichtung ist ab dem 1. Januar 2020 einzusetzen. Es gibt allerdings eine Übergangsregelung für Unternehmen, die sich nach dem 26. November 2010 ein Kassensystem angeschafft haben, aber dieses nicht entsprechend aufrüsten können. Diese Kassen können längstens bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden. Kinder rät: „Unternehmen sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre Registrierkasse aufgerüstet werden kann. Stellt sich erst bei einer Kassenprüfung heraus, dass das möglich gewesen wäre, gilt die Bestandsschutzregelung nicht.“
