Interview • 15.04.2011
Inventur-Management: „Der Zählvorgang kann optimiert werden“
Interview mit Thies Proppe, Superdata EDV-Vertrieb
Die Warenwirtschaft DEWAS für die Zentrale und die Filiale bildet den Kern der Produktpalette von Superdata. Den eigenen Marktanteil gibt das Hamburger Unternehmen mit mehr als 50 Prozent und über 7.000 Installationen an. Schlüsselanwendungen sind automatische Disposition, permanente Inventur und mobile Datenerfassung. Thies Proppe beantwortet unsere Fragen rund um die Inventur. Er erklärt, wie das pflichtgemäße Zählen des Bestandes zur strategischen Chance für den Handel wird.
Inventur ist für manche Händler ein Horror. Was sind die häufigsten Probleme?
Probleme sind der hohe Aufwand für Vorbereitung, Aufnahme und Nachbearbeitung. Der Händler muss seine gesamte Ware zählen und dokumentieren, wert- und mengenmäßig bewerten. Die Faktoren Zeit und Geld sind es, die den Händler belasten und ihn von seinem täglichen Kerngeschäft abhalten. Die Bewertung der Bestände erfolgt oft über den Spannenabschlag zum VK, der in der Regel zu Ungenauigkeiten führt. Relativ häufig sind Zählfehler, die dadurch entstehen, dass Bestände bei Mehrfachplatzierungen – etwa auf der Fläche und im Lager – teilweise nicht erfasst werden. Oftmals stehen die Ergebnisse erst Wochen nach der Aufnahme zur Verfügung. Differenzen sind kaum zu klären, wenn die Einzelvorgänge Monate zurück liegen.
Wie kann die lästige Inventur-Pflicht zur Chance fürs Unternehmen werden?
Eine Inventur ist für den Händler kaufmännisch unverzichtbar, da er einen genauen Überblick über sein in der Ware gebundenes Kapital erhält. Inventurdifferenzen, insbesondere Verluste, beeinträchtigen direkt die Erträge – also den Deckungsbeitrag – des Unternehmens oder der Filiale und minimieren die ohnehin geringen Margen der einzelnen Handelswaren. Dieses hat direkten Einfluss auf das Investitionspotenzial oder negativ ausgedrückt auf die Rentabilität der Handelsfläche. Über die Inventurergebnisse erhält der Kaufmann immer Aufschlüsse über Stärken und Mängel der eigenen kaufmännischen Tätigkeit und der Organisation. Hat der Händler seine Bestände „im Griff“, d.h. verfügt er über die richtigen Artikel in der richtigen Menge und zur richtigen Zeit, so optimiert er seine Verkaufsbereitschaft. Überbestände entfallen, leere Regalplätze ebenfalls. Ein optimaler Bestand führt zur Erhöhung des Umsatzes und zur Verbesserung des Gesamtergebnisses! Exakte artikelgenaue Inventur beinhaltet die Chance, Verluste frühzeitig zu klären und in der Zukunft zu vermeiden.
„Wegen Inventur geschlossen.“ Muss das heute noch sein?
Man kann natürlich außerhalb der Ladenöffnungszeiten eine Inventur durchführen. Hier werden allerdings weitere Aufwände und Kosten entstehen. Für die Stichtagsinventur hat Superdata in seinem Warenwirtschaftssystem DEWAS Verfahren entwickelt, welche die Aufnahme über mehrere Tage erlaubt. Durch die exakte Zuordnung von Bestand und Abverkauf und natürlich aller sonstigen Bewegungen ist es möglich, in diesem Zeitraum ohne Stress und zeitlich entzerrt die Bestände zu erfassen. Die Aufnahme erfolgt nach Bereichen, die in sich prüfbar sind. Dadurch ergibt sich eine hohe Sicherheit der Ergebnisse. Die Bewertung kann nach Abschluss am gleichen Tage zum Einkaufspreis erfolgen.
Was spricht für die Permanente Inventur?
Die Durchführung einer permanenten Inventur ist geregelt in § 241, Absatz 2 des Handelsgesetzbuches. Es gibt Händlern die Möglichkeit, die einzelnen Inventurhandlungen auf das ganze Jahr zu verteilen. Einen spezifischen Inventurstichtag gibt es somit nicht. Die Vorteile liegen auf der Hand: Überstunden und Fremdpersonal werden nicht benötigt. Die Zählung kann während der normalen Arbeitszeit und während der Öffnungszeiten in frequenzschwachen Zeiten und in überschaubarem Umfang durchgeführt werden. Die Inventur führt auf diese Weise zur täglichen Kontrolle der Bestände, gleichzeitig wird Regalpflege betrieben, Unstimmigkeiten wie Diebstahl und Bruch/Verderb werden sofort bestandsmäßig erfasst.
Welche Voraussetzungen sind nötig für die Permanente Inventur?
Voraussetzung ist eine stimmige Supply Chain vom Wareneingang bis zum Verkauf sowie die artikelgenaue Bestandsführung. Verkäufe über Warengruppen oder freie Preiswahl sollten durch Einsatz von modernen Scanner-Kassen am POS nach Möglichkeit vermieden werden. Der Einsatz von Funk-MDE ist dabei zu empfehlen. Der Mitarbeiter steht auf der Fläche während der Zählung für Kundenberatung und Verkauf zur Verfügung. Die erfassten Informationen werden in Echtzeit an das Warenwirtschaftssystem übertragen. Zusätzliche Prozesse, welche vormals aus dem Back-Office-PC angesteuert wurden, können ebenfalls bedient werden: Etikettendruck, Preisänderungen, Bestellung, Wareneingang zum Beispiel von Streckenlieferanten).
Was ist gesteuerte permanente Inventur?
Die gesteuerte Permanente Inventur gibt täglich oder an festgelegten Tagen der Woche ein definiertes Kontingent an zu zählenden Artikeln aus, das gezählt und im System verbucht werden muss. Das System richtet sich nach den gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben. Das Zählen kann jederzeit während der Ladenöffnung erfolgen, wenn wie bei DEWAS die Bestände online gebucht werden. Differenzen sind damit zeitnah feststellbar und können sofort geklärt werden.
Der Zählvorgang kann soweit optimiert werden, dass der Mitarbeiter entsprechend der Regalorganisation den optimalen Weg vorgeschlagen bekommt. Darüber hinaus werden auch Artikel zur Zählung vorgeschlagen, die sich räumlich und thematisch in unmittelbarer Nähe befinden. Zunächst ist also eine stimmige Organisation für alle Warenbewegungen mit funktionierender Bestandsführung aufzubauen. Superdata hat die Gesteuerte Permanente Inventur so gestaltet, dass ein maximaler Effekt hinsichtlich Genauigkeit, Personalaufwand und Kontrolle erzielt wird. Es wird einerseits sichergestellt, dass alle Artikel im Laufe des Jahres gezählt werden, die „kritischen“ aber häufiger.
Wie weit sind MDEs im Handel verbreitet?
Fast 90 Prozent unserer Kunden setzen MDEs zu Erfassung ein. Das sind überwiegend Funk-MDEs, welche die aufgenommenen Positionen sofort verbuchen. Die Anbindung erfolgt über proprietäre Netzwerke oder über W-LAN. Für die Gesteuerte Permanente Inventur empfehlen wir Funk-Anbindung an die Warenwirtschaft, da der Mitarbeiter am Regal während der Aufnahme sofort die Differenzen erkennt und die erfassten Daten online direkt übernommen werden.
Werden Smartphones zur Konkurrenz für MDEs bei Inventur und Bestandspflege „auf der Fläche“?
Voraussetzung im professionellen Bereich sind leistungsfähige Scanner direkt am Gerät, kurze Antwortzeiten und eine hohe Datensicherheit im Mobilfunknetz. Die Hersteller der Smartphones legen derzeit ihren Schwerpunkt auf das Design. Das Gerät muss jedoch für den täglichen Gebrauch auf der Fläche und im Lager ausreichend robust sein. Ein Smartphone im flachen Format, welches sehr gut in eine Hemdtasche passt, ist zwischen der Ware, unter Paletten oder in Regalen schwerer wiederzufinden als ein gängiges MDE-Gerät. Wir sehen für Smartphones zukünftig ein großes Potenzial im Bereich der aktiven Kundeninformation auf der Fläche oder als Plattform für die Bereitstellung von Funktionalitäten der Warenwirtschaft für den Kaufmann.
Die Warenwirtschaftsprogramme werden immer komplexer. Welche zusätzlichen Tools sind im Moment besonders gefragt?
Mit unserem Zusatz „RetailMap“ ist es uns möglich, die Prozesse im Handel nutzergerecht abzubilden. Der Mitarbeiter wird in der Prozesskette z.B. bei der Bestellung Schritt für Schritt geführt. Trotz Standard ist damit eine unternehmensindividuelle Vorgehensweise möglich, die bei Veränderung einfach angepasst werden kann. Das verringert den Schulungsaufwand und gibt deutlich mehr Prozesssicherheit.
Was waren Ihre Top-Themen auf der EuroShop?
Wir haben Software as a Service vorgestellt. „cashPlus@cloud“ ist für Einzelhändler das günstige Paket für eine Kassen- und Warenwirtschaftslösung auf Basis einer monatlichen Mietgebühr. Keine hohe Anfangsinvestition, keinen Zeit- und Arbeitsaufwand für spezielle IT-Themen wie Datensicherung oder Hardwareausfall. Ein weiteres Messethema war für uns GDPdU in der Warenwirtschaft. Neben den reinen Kassentransaktionen und Abrechnungsdaten sind auch die Daten aus der Warenwirtschaft „steuerlich relevant“.
Mobile Anwendungen waren für viele Aussteller ein wichtiges Thema. So auch für uns. Unser Modul zur Kundenverwaltung unterstützt die mobile Abwicklung von Kundenaufträgen von der Erfassung bis zu Lieferschein und Rechnung. Die Bestellung des Kunden kann telefonisch, über Internet oder über ein Funk-MDE im Markt per Self-Scanning erfolgen. Kundenbezogene Rabatte z.B. für Großabnehmer wie Kindergärten, Schulen, Seniorenheime können berücksichtigt werden. Das bedeutet: verbesserter Kundenservice ohne den Checkout zu belasten.
Waren Sie mit der Messe und den Standbesuchern zufrieden?
Wir waren mit dem Verlauf der Messe sehr zufrieden. Wir konnten die Kontakte zu unseren Kunden intensivieren. Die zahlreichen Gespräche mit potenziellen Neukunden werden in den Folgewochen zu interessanten Managementpräsentationen führen.
Interview: René Schellbach, iXtenso.com
