Firmennachricht • 07.06.2011
Den Filialbetrieb im Griff: regional geplant, zentral informiert
ALDI SÜD bietet hohe Qualität zu niedrigen Preisen. Eine durchgängige Organisation und ein engagiertes Management gehören zum Erfolgsrezept der Unternehmensgruppe. Die Filialleiter planen und verwalten die Arbeitszeiten ihrer Verkaufsmannschaft völlig eigenständig. ATOSS Time Control garantiert eine dezentrale Personalplanung und die korrekte zentrale Gehaltsabrechnung. Davon profitieren Management und Mitarbeiter.
Selbst ist der Filialleiter
ALDI SÜD gehört zu den Top-Marken des Handels. Die Unternehmensgruppe besteht aus mehr als 1.790 Filialen in West- und Süddeutschland, die zu 31 Regionalgesellschaften zusammengefasst sind. Die Philosophie des erfolgreichen Discounters basiert auf den vier Grundpfeilern konzentriertes Sortiment, kompromisslose Qualitätsphilosophie, rationelles Verkaufssystem und verantwortungsbewusstes Management. Auf Grund der dezentralen Struktur setzt ALDI SÜD auf flache Hierarchien. Entscheidungen werden so weit wie möglich in die Filialen delegiert. Auch die Verwaltung und Planung der Arbeitszeiten obliegt den Filialleitern, denn sie wissen selbst am besten, an welchen Tagen der Woche welche Kundenfrequenz zu erwarten ist. Beispielsweise bringt ALDI SÜD zweimal wöchentlich Aktionsangebote heraus, die ein deutlich höheres Kundenaufkommen zur Folge haben. Um die Filialleiter und ihre Stellvertreter bei der Personaldisposition zu entlasten, entschloss sich ALDI SÜD, ein IT-gestütztes Instrument für das Arbeitszeitmanagement einzuführen. Gleichzeitig wollte man sicherstellen, dass die Lohnabrechnung reibungslos und ohne großen administrativen Aufwand abläuft. Trotz zahlreicher Arbeitszeitmodelle für Vollzeit-, Teilzeit- und Aushilfskräfte wurde in der Vergangenheit lediglich eine Magnettafel als Planungstool eingesetzt.
Planungs- und Verwaltungstool gesucht
Die Herausforderung des Projekts lag in der Masse der Einzellösungen – in mehr als 1.790 Filialen musste die Software schnell und reibungslos eingeführt werden. Deshalb war es ALDI SÜD besonders wichtig, eine ausgereifte Lösung mit wenig Fehlerpotenzial und unternehmensspezifisch anpassbaren Funktionen zu installieren. Die Recherche ergab drei Systeme, die insgesamt ein dreiviertel Jahr in einer Filiale getestet und evaluiert wurden. Beim Testlauf wurde deutlich, dass ATOSS Time Control die Anforderungen des Discounters am besten erfüllen kann. Denn die Standardsoftware lässt sich mit Hilfe einer Skript-Technologie ohne Programmieraufwand an individuelle Gegebenheiten adaptieren. Auf diese Weise wurden bereits in der Angebotsphase Anpassungen vorgenommen, die ALDI SÜD sehr wichtig waren. Auch die ergonomische Oberfläche konnte nach den Vorgaben des Discounters gestaltet werden. Ausschlaggebend für die Wahl des Partners war außerdem die nachgewiesene Kompetenz von ATOSS rund um das Arbeitszeitmanagement sowie die wirtschaftliche Solidität des börsennotierten Unternehmens.
Einführung ohne Reibungsverluste
ALDI SÜD entschied sich für eine sukzessive Einführung der Software. Im Vordergrund stand dabei die benutzerfreundliche und unternehmensspezifische Gestaltung der Oberfläche. Ziel der Anpassungen war es, eine einfache Handhabung durch Anwender aller Altersklassen und mit unterschiedlichstem PC-Know-how sicherzustellen. Die gute Organisation und die hohe Disziplin der Projektteams auf beiden Seiten sorgten für einen termingerechten und erfolgreichen Projektverlauf.
Mehr Transparenz für Management und Mitarbeiter
Aktuell ist die Software in über 1.790 Filialen im Echtbetrieb. Die Filialleiter sind sehr zufrieden mit ihrem Planungs- und Verwaltungsinstrument. Die Magnettafeln mit Einsatzplänen sowie Papierstapel mit Stundenlisten, Arbeitszeit- und Urlaubssalden gehören der Vergangenheit an. Alle Informationen sind jetzt übersichtlich im System innerhalb einer Maske abgebildet.
Auch die Mitarbeiter haben jederzeit Einblick in ihren Einsatzplan und ihre Saldenstände. Die Zeiterfassung erfolgt nach dem Negativ-Prinzip. Gibt es keine Abweichungen, werden die Soll-Stunden zur Ist-Zeit und an das Lohn- und Gehaltssystem übergeben. Zuschläge werden automatisch berücksichtigt.
Die implementierte Lösung
Die Einführung von ATOSS Time Control in den Filialen erfolgte durch die Regionalverkaufsleiter von ALDI SÜD. Da die Installation per Mausklick innerhalb von Minuten von statten geht, war keine externe Unterstützung notwendig. Auch neue Arbeitszeitmodelle kann ALDI SÜD dank der einfachen Handhabung der Lösung selbst anlegen. Zum zentralen Lohn- und Gehaltssystem sowie zur Kassensoftware wurden Schnittstellen eingerichtet. Die Lösung läuft unter Windows auf Workstation-PCs. Die Datensicherung erfolgt auf allen PCs vollautomatisch. Auch um die Aktualisierung der Software müssen sich die Filialleiter nicht selbst kümmern. Updates werden über Datenfernübertragung zentral eingespielt und an die einzelnen Workstations verteilt.
Das Projekt auf einen Blick:
Zielsetzung:
• Dezentrale Personalplanung in den Filialen
• Zentrale Gehaltsabrechnung
• Unternehmensweite Verfügbarkeit der Daten
• Einfache Handhabung durch Anwender mit unterschiedlichem PC-Know-how
Systemlandschaft:
• Windows PCs
• Vernetzung mit Zentrale
• Lohn- und Gehaltssystem von SAP
• Kassensystem von NCR
Mitarbeiter und Arbeitszeiten:
• 30.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Vollzeit-, Teilzeit- und Aushilfskräfte, u.a. 400-Euro-Kräfte
Ergebnisse:
• Weniger Administrationsaufwand
• Entlastung der Filialleiter bei der Personaldisposition
• Mehr Transparenz für Mitarbeiter und Management
Themenkanäle: Datenmanagement, Personalmanagement, Personaleinsatzplanung
