Innerhalb der letzten Jahre befindet sich der Gesundheitssektor in einem ständigen Wandel – Reformen und kostensenkende Maßnahmen stellen Ärzte, Apotheken, Krankenhäuser und die Pharmaindustrie vor große Herausforderungen. Für Apotheken kann dies in letzter Konsequenz sogar existenzbedrohend sein. Um die Bevölkerung dennoch sicher und zeitnah mit den benötigten Medikamenten versorgen zu können, ist für sie ein zuverlässiger Handelspartner unabdingbar. Diese Aufgabe übernimmt seit mehr als 70 Jahren die Noweda, eine apothekereigene Genossenschaft mit Hauptsitz in Essen, mit 14 Standorten und mehr als 6500 Mitgliederapotheken in ganz Deutschland. Heute beschäftigt Noweda mehr als 1900 Mitarbeiter, die dafür sorgen, dass Apotheken mit Medikamenten nach aktuellen Standards versorgt werden.
Eine solche Firmengröße und die dezentrale Struktur erfordern für die Noweda eine sichere und zuverlässige Personalorganisation. So müssen bei variierenden Arbeitszeitmodellen geleistete Stunden, Fehlzeiten und Urlaubstage verwaltet werden. Insgesamt sind dies derzeit 181.000 Stunden im Monat, was ohne technische Unterstützung administrativ kaum zu bewältigen wäre. Auf der anderen Seite spielt im Pharmahandel auch das Thema Sicherheit eine zentrale Rolle. Hier muss entschieden werden, wer eine Zutrittsberechtigung zum Firmengelände und zum Medikamentenlager erhält und wem die Türen verschlossen bleiben. Noweda setzt daher seit Jahren sowohl auf eine elektronische Zutrittskontrolle als auch auf ein softwarebasiertes Zeiterfassungssystem. Beides wurde 2006 durch eine neue Soft- und Hardware abgelöst.
Das neue System
Gesucht wurde eine Standardsoftware, die in der Lage ist, alle spezifischen Besonderheiten der Noweda abzubilden. Fündig wurde das Pharmahandelsunternehmen schließlich beim Essener Softwarehersteller GFOS. „Hier stimmte einfach das Gesamtpaket. Preis und Leistung des Systems X/TIME® überzeugten uns“, erläutert Andreas Kock, Personalleiter der Noweda. Anhand eines Pflichtenheftes wurden die Wünsche des Pharmahändlers deutlich: Das Unternehmen arbeitet mit diversen Zeitmodellen, wie festen Arbeitszeiten, Gleitzeitmodellen und Schichtarbeit. Feste Arbeitszeiten abzubilden, ist für eine Zeiterfassungssoftware relativ leicht, X/TIME®-ZM kann darüber hinaus aber auch Gleitzeitkonten ohne Schwierigkeit integrieren. Für jeden Mitarbeiter mit Gleitzeit wird zentral ein Zeitkonto eingerichtet, in dem dann die zu erfüllende Kernzeit hinterlegt wird. Die Kontrolle darüber, wann der Mitarbeiter kommt und wann er geht, erfolgt via Mitarbeiterausweis über die Kommtund Geht-Meldung am Zeiterfassungsterminal. „Was X/TIME® von anderen Lösungen unterscheidet, ist die enorme Flexibilität, die es ermöglicht, alle unsere Zeitmodelle exakt abzubilden“, erläutert Martin Exner, X/TIME®-Beauftragter bei Noweda.
Nachdem alle Voraussetzungen für die Einführung geschaffen waren, fiel im September 2006 der Startschuss: Nach einem einmonatigen Testlauf stellte Noweda schrittweise alle Niederlassungen auf das neue System um. Im Sommer 2007 war der Rollout erfolgreich abgeschlossen. „Während der Einführung traten zwar anfängliche Schwierigkeiten auf, dies ist aber bei der Dimension des Projekts fast normal. Unglücklicherweise kamen die Probleme nicht beim Testlauf, sondern erst beim Produktivstart zum Vorschein. Sie konnten jedoch Dank der guten Zusammenarbeit zwischen Noweda und GFOS zeitnah behoben werden“, erläutert Andreas Kock. Heute funktioniert das System reibungslos und erfüllt alle Erwartungen der Noweda.
Sicher ist sicher
Neben der Zeiterfassungskomponente wurde auch die Zutrittskontrolle durch X/TIME® abgelöst. „Gerade in der Pharmabranche ist es enorm wichtig, das Gelände vor unerlaubtem Zutritt zu schützen, denn Medikamente stellen immer einen Anreiz zum Diebstahl dar“, berichtet Exner. Mit der Erneuerung des Zutrittsystems wollte Noweda also nicht nur die bisherigen Zutrittsfunktionen auf X/TIME® übertragen, die Kontrollen sollten vor allem auch intensiviert werden. „Nicht an allen Standorten gab es zu diesem Zeitpunkt ein Kontrollsystem, dies sollte sich ändern. Durch X/TIME® wollten wir alle Niederlassungen auf denselben Sicherheitsstand bringen“, erläutert Kock die Ziele. Neben dem geforderten einheitlichen Sicherheitslevel sollten die Berechtigungen zentral von Essen aus eingesehen und verwaltet werden können, um den administrativen Aufwand möglichst gering zu halten. Das Sicherheitssystem wurde durch die Mitarbeiter der Noweda geplant. Danach erfolgte die Feinabstimmung mit dem Softwarehaus. Bis zur Erstinstallation vergingen neun Monate. Nach einem Stufenplan wurde mit dem Einsatz der neuen Software in der Noweda-Niederlassung Schwerte begonnen. Nach weiteren neun Monaten war in allen Standorten die neue Zutrittslösung installiert. „Alle Betriebsleiter legten vor Einführung des Systems Zutrittskontrollgruppen für ihre Niederlassungen fest, die dann zentral in Essen angelegt wurden. Werden neue Berechtigungsgruppen benötigt, werden diese kurzerhand zentral in Essen eingerichtet“, zeigt sich der Personalleiter Kock hoch zufrieden.
Fazit
„Die X/TIME®-Systeme haben unsere Erwartungen voll erfüllt, weshalb wir mittelfristig auch die Einführung des Personaleinsatzplanungs-Moduls X/TIME®-PEP in Angriff nehmen wollen“, berichtet Exner. Sowohl die Zeiterfassung als auch die Zutrittskontrolle haben ihre Vorgängerlösungen lückenlos ersetzt. „Besonders im Zeitbereich haben sich deutliche Vorteile heraus kristallisiert: Wir haben eine Vereinheitlichung der Zeitund Lohndaten in allen Niederlassungen durch identische Regelungen geschaffen, die für Übersicht und Zeitersparnis sorgen“, zieht der Personalleiter Kock Bilanz. Auch im Zutrittsbereich konnten Verbesserungen erzielt werden. Durch die zentrale Steuerung des Zutrittssystems hat Noweda nun jederzeit den Überblick über die Berechtigungen und das Geschehen auf den Firmengeländen der einzelnen Niederlassungen, was nicht nur die Transparenz, sondern auch die Sicherheit maßgeblich erhöht.
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