Innovative MensaCard löst Papiermarken und Strichlisten ab.

Barcodekarten und eine moderne Datenbanklösung steuern die Abwicklung von ssensabonnements an Schul- und Universitätsmensas. Die Plastikkarten im Scheckkartenformat vereinfachen den Bezahlvorgang an der Essensausgabe deutlich und erlauben eine schnelle, exakte Abrechnung.

Nicht nur Universitätsmensas, sondern auch großzügige Speisesäle, die mittlerweise in vielen Schulen und Schulzentren eingerichtet sind, erfreuen sich immer größerer Nachfrage. Die häufig eingesetzten Abonnement- und Ausgabesysteme mittels Papier-Essensmarken erfordern allerdings einen hohen Handlingaufwand und sind zudem fehleranfällig. „Deshalb haben wir speziell für Schulen und Unis eine Mensa-Lösung entwickelt, die aus den eigentlichen Karten, der Software im Hintergrund und auf Wunsch auch aus der benötigten Hardware besteht.“, erläutert Frank Manhillen, Geschäftsführer der Manhillen Drucktechnik GmbH.

Verknüpfung der Barcodes mit einem Verwaltungssystem

Die kleinen Plastikkarten, die von der Schule oder Universität individuell gestaltet werden können, werden mit einem aufgedruckten Barcode geliefert.

Auf Wunsch können die Karten zusätzlich auch mit Namen oder Foto personalisiert oder mit einem Unterschriftenfeld versehen werden. Herzstück ist dann die individuell auf die Anforderungen der Schule oder Universität anpassbare Software, über die die gesamte Abwicklung läuft.

Je nach Abo-Vertrag mit dem Schüler oder Studenten werden die Barcodes im System mit den jeweiligen Schüler-/Studentendaten verknüpft und die Tage mit Essensberechtigung aktiviert.

Beim Bezahlen an der Mensakasse wird die Karte dann mittels eines Barcode-Lesegerätes gescannt. Die Mensa benötigt an Hardware lediglich einen PC mit einem Barcode-Scanner oder alternativ ein Touchscreen-Terminal mit Barcode-Scanner. Über eine entsprechende Programmierung der Software wird der Barcode mit dem Namen des Schülers oder Studenten in Verbindung gebracht. Es wird automatisch überprüft, ob die Karte gültig und für den entsprechenden Tag berechtigt ist. Außerdem findet ein Abgleich statt, ob die Karten an diesem Tag bereits einmal gescannt wurde. Danach wird die Essensmarke „abgebucht“.

Vorteile bei Zeitbedarf, Sicherheitsaspekten und Analysemöglichkeiten

Diese ganzen Prozesse im Hintergrund laufen in Sekundenbruchteilen ab. Wartezeiten an der Kasse der Essensausgabe – verursacht durch Bargeldhandling – gibt es deshalb nicht mehr.

Auch ist der Umgang mit den kleinen Plastikkarten, die jeder durch den alltäglichen Umgang mit EC- oder Kundenkarten kennt, selbsterklärend. Und die MensaCards passen nicht nur in die Hosentasche oder das Portemonnaie, sondern sind auch äußerst langlebig und nahezu fälschungssicher.

„Während ein Verlust von Papier-Essensmarken problematisch ist, können die Barcode-Karten bei Verlust oder Diebstahl problemlos gesperrt werden. Damit ist ein Missbrauch nahezu ausgeschlossen.“, weist Frank Manhillen auf einen weiteren Vorteil der MensaCard hin.

Der Schule oder Universität profitiert zudem von einer schnellen, exakten Abrechnung ohne Kassendifferenzen und hat – wenn entsprechende Einkaufskosten in der Datenbank hinterlegt werden – stets einen Echtzeit- Einblick in die Umsatz- und Gewinnentwicklung.

Vorreiterrolle durch innovative Technik

Die Stadt Rutesheim beispielsweise setzt für ihre über 2.000 Schülerinnen und Schüler dieses innovative Instrument bereits seit über einem Jahr in der Mensa des Schulzentrums ein. Dass das aufwändige und fehleranfällige System mit Papiermarken und Strichlisten der Vergangenheit angehört, finden Kochteam und Schüler gleichermaßen gut. Und da die Abodaten im bestehenden Verwaltungssystem der Schulmensa abgelegt werden konnten, hielten sich auch die Investitionskosten von Stadt und Schule in Grenzen.

„Nur ein Anwendungsgebiet der Smartcard Database-Solution.“

Die MensaCard ist aber nur ein Anwendungsbeispiel des eigenentwickelten Produkts „Smartcard Database-Solution“. In jeweils individuell angepasster Form kommt es heute schon bei Sport- oder Firmenevents zum Einsatz, wenn es um Akkreditierung, Ticketing, Zutrittsberechtigungen oder eben auch die Catering-Abrechnung geht. Frank Manhillen sieht deshalb auch für Schulen und Universitäten noch weitere Ausbaumöglichkeiten: Er kann sich gut vorstellen, dass man in einer Plastikkarte Schülerausweis, Mensakarte, Bibliotheksausweis und eventuell noch weitere Berechtigungs- oder Zugangskarten bündelt.