"Mitarbeiter können nach Angaben wie Schlüsselwörter, Farben, Namen, Beschreibungen und vielen weiteren Begriffen filtern." (Michael Sahlender)
Marketingverantwortliche internationaler Firmen jonglieren täglich mit einer Vielzahl multimedialer Inhalte. Content-Bausteine wie Bilder, Texte und Videos gilt es ordnungsgemäß zu verwalten und deren Verfügbarkeit auf Abruf zu ermöglichen. Diese Media Assets in Zaum zu halten, stellt Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen.
Redundanter Content und veraltete Versionen lassen enorme Datenberge wachsen. Inhalte lagern oftmals verstreut in verschiedenen Abteilungen auf unterschiedlichen Speichermedien oder etwa in Datenbeständen externer Dienstleister. Langes aufwendiges Suchen und Abgleichen der Daten steigern die Fehlerquote. Um Ordnung in das Chaos zu bringen, setzt die Hansgrohe Group, ein führender Hersteller von Armaturen und Brausen für Küche und Bad auf professionelle Digital Asset Management (DAM) Software.
Nicht zuletzt stellt die künftige Verwendung von Medieninhalten einen großen Wert für Unternehmen dar. Schließlich sind digitale Assets in der Regel mit hohen Beschaffungsmaßnahmen und Herstellungsaufwand verknüpft, wie zum Beispiel der Erwerb der Lizenzen bis hin zu Produktionskosten und Arbeitszeit. Besonders international tätige Unternehmen kämpfen gegen die Dokumentenflut und drohendes Chaos. Denn unternehmensweites und -übergreifendes Content Management erfordert, dass die Inhalte in verschiedenen Sprachen für Mitarbeiter griffbereit sind.
Dabei bergen allgemeine Zugriffsrechte auf Dateiordner einige Risiken: Assets werden von verschiedenen Mitarbeitern verwendet und dabei oft sowohl mit uneinheitlichen Namen als auch mit falschen Typen abgespeichert. Diese Abweichungen der Speicherangaben führen dazu, dass Assets in der Folge neu erzeugt werden, weil vorhandene Daten kurzfristig nicht gefunden werden können.
Dadurch steigt der verbrauchte Speicherplatz deutlich an, was den IT-Verantwortlichen Tränen in die Augen treibt. Um in der Datenflut nicht unterzugehen und die Nadel im Heuhaufen suchen zu müssen, sind tiefgreifende Strukturen erforderlich. Genau hier setzt Digital Asset Management (DAM) Software an. Die spezialisierten Bild- und Mediendatenbanken bringen Ordnung ins Dateichaos und stellen die effiziente Nutzung wertvoller Dateibestände sicher. Digitale Assets werden zentral gespeichert und stehen jederzeit in der richtigen Version und mit den erforderlichen Meta-Informationen zur Verfügung.
DAM als integraler Baustein
Wie man das in der Praxis umsetzen kann, zeigt das Beispiel der Hansgrohe Group, einem führenden Hersteller von Armaturen und Brausen für Küche und Bad. Das 1901 von Hans Grohe gegründete Unternehmen zählt heute mit weltweit rund 4.800 Mitarbeitern, einer Milliarde Euro Umsatz, 34 Gesellschaften und 21 Verkaufsbüros zu den „Global Playern“ seiner Branche. Seit 2010 baut das Unternehmen auf die DAM-Lösung von CELUM.
Das DAM wurde reibungslos in die bisherige Infrastruktur integriert und regelt seit Systemeinführung einen unkomplizierten Austausch der Produktdaten durch die Verbindung zwischen dem bereits vorhandenen PIM-System SAP Hybris und CELUM DAM. Die neuen digitalen Strukturen waren dringend erforderlich, um die schiere Masse an Bildern, Zeichnungen und Publikationen für zwei Produktmarken, etwa 19.400 Produkttypen und 48.500 Produktvarianten managen zu können.
„Unsere digitale Architektur ist mit CELUM DAM um einen integralen Baustein erweitert worden und nicht mehr wegzudenken: Denn die Effizienz unserer digitalen Prozesse ist dadurch enorm gestiegen“, sagt Stefan Vollmer, Technical Consultant für Digital Asset Management bei Hansgrohe.
So werden die Mitarbeiter zum Beispiel bei der Bereitstellung verschiedener Bildformate für (mobile) Webseiten, elektronische Ersatzteilkataloge und Architektenplattformen unterstützt. Wird ein anderer Dateityp benötigt, können Dateien beispielsweise beim Download problemlos und direkt in ein anderes Dateiformat konvertiert werden. Neben der Verteilung einzelner Daten zur Integration in zahlreiche Webseiten profitiert das Unternehmen von Exportmöglichkeiten für große Datenlieferungen wie digitale Produktkataloge für Händler oder für das Fachhandwerk.
Darüber hinaus wird der Pflege- und Verwaltungsaufwand für technische Dokumentationen bis ins letzte Detail optimiert. Mit Hilfe von entsprechenden Metadaten, die spezifisch für Hansgrohe angelegt wurden, wird die Suche von Assets ein Kinderspiel. Somit können die Mitarbeiter nach Angaben wie Schlüsselwörter, Farben, Namen, Beschreibungen und vielen weiteren Begriffen filtern.
Zahlen, Daten, Fakten
Mittlerweile verwaltet Hansgrohe rund 163.000 Objekte mit einem Datenvolumen von rund 1,6 Terabyte. Die Datenpflege und interne Produktsuche erleichtert den 120 Mitarbeitern die tägliche Arbeit immens. Durch die Implementierung von insgesamt 14 Asset-Typen und diverser Informationsfelder wurde beispielsweise bei der internen Produktsuche eine fundiertere Verschlagwortung erzielt. Je gezielter die Assets mit Keywords angereichert werden, desto schneller können sie gefunden werden. Zwar ist das Einpflegen der Daten zeitintensiv, zahlt sich aber langfristig aus.
In Hinblick auf auslaufende Bildrechte bietet das CELUM DAM die passende Automatisierung an. Über einen Web-Service können Assets automatisch auf Websites übertragen und wieder entfernt werden. Urheberrechtsverletzungen kann so besser vorgebeugt werden. Insbesondere die Rechteverwaltung kann Folgekosten einsparen: Ein Bild, das widerrechtlich benutzt wird, kann schnell in einen Gerichtsprozess eskalieren – mit entsprechenden Anwaltskosten samt Reputationsverlust.
