Firmennachricht • 13.06.2018

Wie kann das Projektmanagement effizient gestaltet werden?

Projekte managen bedeutet viel Aufwand

Jeder arbeitet heute an Projekten, aber was Projektmanagement eigentlich bedeutet, das wird weitgehend ignoriert. Dabei gibt es inzwischen sogar einen eigenen Studiengang Projektmanagement. Die Kernaussage ist klar: Projekte managen bedeutet viel Aufwand. Denn von der Auftragsannahme über die Planung und Entwicklung bis hin zum fertigen Produkt, der Testphase sowie der Nachbereitung steckt im Management eines Projekts einfach unglaublich viel Arbeit. Und die ist auch nötig, damit ein Projekt effizient umgesetzt werden kann. Je besser die Planung und Dokumentation ist, desto besser ist man auch auf Ausfälle und Störfaktoren vorbereitet. Das geht aber nicht ohne Software und die nötigen Skills.

Auf das Wesentliche konzentrieren

Gute Projektmanager genießen das Vertrauen der Teammitglieder. Sie haben ihre Position als Projektleiter auf der Basis des entgegengebrachten Vertrauens. Das verdienen sie sich mit Erfahrung, Fairness, Ehrlichkeit und Authentizität. Zudem delegieren sie Arbeiten. Sie kümmern sich selbst nur um das Projektmanagement und finden für alles andere die Person, die am besten geeignet ist. Und das kann auch bedeuten, dass ein Teil der Aufgaben ausgelagert wird. Vor allem in der heißen Phase des Projekts, meist zwischen Fertigstellung, Testläufen und Nachbearbeitung, ist Zeit knapp. Jetzt kann ein Projekt sehr viel effizienter bis zum Ende durchgezogen werden, wenn niemand mehr stört. Aber was ist mit Anfragen und Kontakten, die über Telefon oder E-Mail hergestellt werden? Jeder verpasste Kontakt könnte ein verpasster Auftrag sein. Teammitglieder für den Telefondienst vom Projekt abziehen ist nicht effizient. Bürofachkräfte von Büroservice24 können im Namen des Unternehmens Anrufe entgegennehmen, auf der Basis eines Fragenkatalogs viele Anliegen bearbeiten und die wichtigsten Anrufe an die zuständige Person weiterleiten.

Foto: Wie kann das Projektmanagement effizient gestaltet werden?...
Quelle: pixabay

Störfälle genauso dokumentieren wie alles andere

Es lohnt, bei jedem Projekt nicht nur einen groben Plan zu machen, sondern jeden einzelnen Arbeitsschritt schriftlich festzuhalten. Dazu gehören auch die zeitlichen Rahmenbedingungen. Es muss dokumentiert werden, welche Ressourcen (Arbeitskräfte wie auch Materialien) zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang für welchen Preis benötigt werden. Wer genau Buch führt über das laufende Projekt, werden überschrittene Lieferfristen, mangelhafte Waren oder kurzfristig erkrankte Mitarbeiter/-innen bei der Planung des nächsten Projekts berücksichtigt und aus dem Erfahrungsschatz heraus kann die Planung und Durchführung der Projekte immer weiter optimieren werden.

Die Protokolorierung und Planung wird heute in den digitalen Bereich verlagert. Software wie Asana hilft dabei, Projekte effizient und wirtschaftlich zu managen. Asana ist Freeware und läuft unter verschiedenen Betriebssystemen sowohl auf Desktop-Computers als auch Laptops, Tablets und Smartphones. Die Software besteht im Kern aus einer einfachen weißen Seite mit drei Spalten: Links werden die laufenden Projekte eingetragen, in der Mitte die dafür nötigen Arbeitsschritte und Ressourcen samt Terminen, in der rechten Spalte ist Raum für Anmerkungen, Details, Links und Tags. Die Software setzt auf einfache Erkennbarkeit, hohe Usability und intuitive Bedienung. Sie bietet über diese Kerntabelle hinaus zahlreiche weitere Funktionen, die die Planung und Dokumentation von Projekten vereinfacht, Projekte miteinander vergleichbar macht und vor allem den einfachen Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ermöglicht. Das ist Freeware, es gibt auch kostenpflichtige Software für Projektmanagement. Die ist meist etwas höherpreisig und enthält zahlreiche Komponenten und Extras.

Effizienz heißt, genau das zu nutzen, was gebraucht wird

Gute Software, gute Manager und ein tolles Team machen noch kein erfolgreiches Projekt aus. Effiziente Durchführung ist dann gegeben, wenn die vorhandenen Ressourcen bestmöglich genutzt werden. Es sollte nur das zum Einsatz kommen, was auch wirklich gebraucht wird. Eine grobe Faustregel besagt, dass bei einer Nutzung von 80 % der vorhandenen Ressourcen (Mitarbeiter/-innen und Arbeitszeit, Räumlichkeiten bis hin zu Lagern) die höchste Effizienz erreicht werden kann. Die 20 % Leerlauf sind nötig, um im Störfall schnell reagieren und kompensieren zu können.

 

Quelle: Büroservice24

Weitere Beiträge zum Thema:

Beliebte Beiträge:

Thumbnail-Foto: Automatisierte Stores: der Weg in die Zukunft...
15.08.2022   #Tech in Retail #Künstliche Intelligenz

Automatisierte Stores: der Weg in die Zukunft

Intelligente Checkout- und Regalsysteme auf der EuroCIS 2022

Während der vergangenen Messe in Düsseldorf präsentierte Zucchetti intelligente Checkout- und Regalsysteme für den Store von morgen. Auch wenn die Technologie derzeit noch in den Kinderschuhen steckt – die theoretischen ...

Thumbnail-Foto: Die Kassenschlange – Der größte Feind eines guten Einkaufserlebnisses...
02.12.2022   #Mobile Payment #Digitalisierung

Die Kassenschlange – Der größte Feind eines guten Einkaufserlebnisses

Moderne Checkout-Lösungen für einen schnellen und effektiven Bezahlvorgang

Niemand steht gerne an der Kasse und wartet darauf, seinen Einkauf zu bezahlen, für den man sich sowieso schon entschieden hat. Besonders frustrierend wird es, wenn man unter Zeitdruck steht oder nur eine geringe Anzahl an Artikel kaufen ...

Thumbnail-Foto: Automatisch. Praktisch. Gut?
07.09.2022   #Handel #Digitalisierung

Automatisch. Praktisch. Gut?

Interview mit Alexander Eissing, Geschäftsführer der Livello GmbH, über moderne Verkaufsautomaten und ihre branchenübergreifende Zukunft

Verkaufsautomaten sind ein gewohnter Anblick an Flughäfen, Bahnhöfen, in Krankenhäusern und vielen anderen Einrichtungen. Doch Verkaufsautomat ist nicht gleich Verkaufsautomat. Denn viele der älteren Modelle eigenen sich nicht ...

Thumbnail-Foto: Herausforderungen als Chancen verstehen
15.11.2022   #Online-Handel #stationärer Einzelhandel

Herausforderungen als Chancen verstehen

Letzte Meile & mehr: Neue Technologien machen nur dann Sinn, wenn sie auch eingesetzt werden

Die Schnittstelle zwischen dem Onlinehandel und dem Geschäft vor Ort gewinnt immer mehr an Bedeutung. Eine besondere Rolle kommt berührungslosen Technologien und Lösungen für die letzte Meile zu. Diese im großen Stil zu ...

Thumbnail-Foto: Kaufland und 4.screen gestalten die Mobilität der Zukunft...
21.09.2022   #stationärer Einzelhandel #Digitales Marketing

Kaufland und 4.screen gestalten die Mobilität der Zukunft

Die 4.screen Mobility Experience CloudTM vernetzt Unternehmen mit Fahrzeugen und baut eine direkte Kommunikation zum Fahrer auf

Das Auto von heute ist digital – und es wird immer smarter. Als einer der ersten Lebensmittelhändler weltweit ist Kaufland Teil der neuen Automobilwelt und setzt dabei auf die Reichweite von 4.screen. ...

Thumbnail-Foto: Vollautomatisierte Stores: Wo es geht, wann es geht, aber machbar!...
22.09.2022   #stationärer Einzelhandel #Tech in Retail

Vollautomatisierte Stores: Wo es geht, wann es geht, aber machbar!

Wie bietest du den optimalen Fulfillment-Service?

Am 21.9.2022 war es wieder einmal soweit: iXtenso und EuroShop hatten eine neue „retail salsa“ kredenzt und luden zum Webtalk am virtuell angerichteten Tisch ein. Unsere Hauptzutat: Die gewisse Schärfe für die optimale Customer ...

Thumbnail-Foto: Checkout: Die richtige Option für jeden Geschmack...
11.10.2022   #Tech in Retail #Zahlungssysteme

Checkout: Die richtige Option für jeden Geschmack

Finde die passende Self-Checkout-Lösung für deinen Store

Schon während des Einkaufsprozesses die Ware einscannen, erst an der Express-Kasse oder überall dort, wo meine Kund*innen mit meinen Mitarbeitenden für das Bezahlen in Kontakt kommen – die Möglichkeiten des Checkouts sind so vielfältig wie die Gewürze im Regal eines Drei-Sterne-Restaurants ...

Thumbnail-Foto: Neue Technologie für Deutschlands Top-Fahrradgeschäft...
24.10.2022   #stationärer Einzelhandel #Tech in Retail

Neue Technologie für Deutschlands Top-Fahrradgeschäft

Das Radhaus Ingolstadt besticht mit einer riesigen Produktpalette. Nun wurden elektronische Regaletiketten eingeführt

Suchen Sie ein neues Fahrrad von einem weltklasse Fahrradfachgeschäft? Wohnen Sie in Deutschland, nahe München? Dann ist das Radhaus Ingolstadt die richtige Adresse - das Top-Fahrradfachgeschäft der Region. ...

Thumbnail-Foto: Mit Erfahrung zum Erfolg
22.11.2022   #Online-Handel #stationärer Einzelhandel

Mit Erfahrung zum Erfolg

Modern Expo hilft Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Ziele

Nicht immer können Unternehmen sämtliche Herausforderungen alleine stemmen. Gerade kleinere Betriebe sind auf die Unterstützung von Experten angewiesen. Modern Expo unterstützt mit ihren Erfahrungen Händler*innen und ...

Thumbnail-Foto: Checkout: Geschmack für Kundschaft und Händler*innen...
03.11.2022   #stationärer Einzelhandel #Kassensysteme

Checkout: Geschmack für Kundschaft und Händler*innen

Die Vielfalt der Lösungen und ihre Möglichkeiten

Am 02.11.2022 war es mal wieder Zeit für eine „retail salsa“, die Zutaten hierfür hatten iXtenso und EuroShop schon vorbereitet und luden zum Kochevent am virtuellen Tisch. Die Hauptzutat für das Gericht rund um eine ...

Anbieter

Citizen Systems Europe GmbH
Citizen Systems Europe GmbH
Otto-Hirsch-Brücken 17
70329 Stuttgart
SALTO Systems GmbH
SALTO Systems GmbH
Schwelmer Str. 245
42389 Wuppertal
iXtenso - retail trends
iXtenso - retail trends
Heilsbachstraße 22-24
53123 Bonn
Zebra Technologies Europe Limited
Zebra Technologies Europe Limited
Mollsfeld 1
40670 Meerbusch
KNAPP Smart Solutions GmbH
KNAPP Smart Solutions GmbH
Uferstraße 10
45881 Gelsenkirchen
Delfi Technologies GmbH
Delfi Technologies GmbH
Landgraben 75
24232 Schönkirchen
EuroShop
EuroShop
Stockumer Kirchstraße 61
40474 Düsseldorf
snabble GmbH
snabble GmbH
Am Dickobskreuz 10
53121 Bonn
S-Payment GmbH
S-Payment GmbH
Am Wallgraben 115
70565 Stuttgart
salsify
salsify
7 rue de Madrid
75008 Paris