Die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsprozesse erreicht mittlerweile Branchen aller Bereiche. Bei einem Sortiment von 2000 verschiedenen Produkten war auch für die Vitakraft® pet care GmbH & Co. KG, internationaler Anbieter für Heimtierbedarf, der Einsatz einer mobilen Auftragserfassung eine logische Konsequenz im Rahmen der Prozessoptimierung für den Außendienst.
Die Entscheidung fiel auf die CRM-Lösung DeDeSales, die für eine einfache Organisation von Produkten und Auftragsverwaltung via Tablet steht. „Wir hoffen natürlich, dass der Einsatz dieser verbesserten und modernen `Arbeitsunterlage` sich auch in guten Umsätzen und neu gewonnen Kunden widerspiegelt“, so Dieter Meyer, Leiter des Bereichs Werbung und Öffentlichkeitsarbeit bei Vitakraft® pet care.
Bei mehr als einer Million Produkten im täglichen Vertrieb besteht die große Herausforderung darin, alle Aufträge und Produkte schnell und einfach zur Hand zu haben und ohne großen Aufwand zu erfassen, weiterzuleiten und zu organisieren.
Erste Wahl
Die erste Kontaktaufnahme zwischen Kunde und Anbieter fand auf einer Fachmesse statt. Nach anschließenden, vertiefenden Gesprächen entschied sich Vitakraft® für die Lösung DeDeSales der DeDeNet GmbH. Ausschlaggebend für die Wahl war insbesondere das komfortable Handling via Tablet, welches einen direkten Einsatz durch die Außendienstmitarbeiter ermöglicht. Des Weiteren überzeugte die Software zur digitalen Auftragserfassung mit ihrer umfassenden Funktionalität und der rasch einsetzenden Kostenamortisation.
Herausforderungen bei der Implementierung überwinden
Die Suche nach einer geeigneten Anbindung an die bestehende Software bedeutet in den meisten Fällen eine echte Herausforderung für die zuständige IT-Abteilung. Anhand von Erfahrungswerten aus zahlreichen vorangegangenen SAP-Projekten war diese Hürde bei der DeDeNet GmbH aber schon bekannt und konnte daher schnell und unkompliziert behoben werden. Auch die spezifischen Anforderungen in den anderen Ländern mussten berücksichtigt werden. Da aber der Ausstattungsumfang europaweit auf das gleiche Niveau angepasst wurde, stellte auch diese Herausforderung kein großes Problem dar. Dank des einfachen Handlings konnte die Schulungsdauer der Mitarbeiter geringgehalten werden. Eigens von der DeDeNet GmbH geschulte Key User, sorgen für eine schnelle Weitergabe der Informationen und helfen den anderen Mitarbeitern bei funktionalen Fragen. Drei Monate dauerte die Implementierungsphase in Deutschland und den Niederlanden. Weitere Länder folgten und im Januar 2016 fand die europaweite Einführung in Spanien ihren Abschluss. Damit nutzen insgesamt 150 Vertriebsmitarbeiter in 15 Ländern das System DeDeSales. So konnte der Zeitrahmen von 1,5 Jahren punktgenau eingehalten werden. Die Digitalisierung der Prozesse trägt seitdem zu optimierten Arbeitsabläufen, einer geringeren Fehlerquote bei der Übertragung und Weiterverarbeitung der Aufträge, kürzeren Kommunikations- und Lieferzeiten sowie daraus resultierend zu geringeren Kosten bei.
Neue Funktionen
Das nächste Projekt steht schon in den Startlöchern. Denn die Software wurde in ihren Funktionen um einige Tools ergänzt, beispielsweise um die E-Commerce-Funktion eCom. Damit kann der Kunde ohne einen Außendienstmitarbeiter Online-Bestellungen selbst in Auftrag geben. Auch im Bereich der Außenwerbung ist das neue eCom-Modul der DeDeSales-Lösung ein wichtiges Tool. Der Kunde kann direkt und individuell bestellen und verstärkt die Kundenbindung und damit auch die Präsenz der Marke.
Drei weitere neue Funktionen umfassen die Bereiche Kundenaktivitäten, Analyse und Freigabe. Zudem wurde eine Tourenoptimierung in das Produkt integriert.
Resümee
Die bis zu zehn Prozent geringere Fehlerquote gibt der Umstellung auf eine digitale Auftragserfassung Recht. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist auch die Umsatzsteigerung von bis zu 10 Prozent, der eine optimierte Tourenplanung und auch eine verbesserte Kundenberatung zugrunde liegt.
Nach einer europaweiten Integration in alle Tochtergesellschaften der Vitakraft® pet care GmbH, ist der nächste Schritt, die neuen Funktionen der mobilen CRM- und Auftragserfassungslösung nach einem erfolgreichen Testlauf in das bestehende System einzusetzen, nicht mehr weit.
„Sie sehen: Uns in der Vitakraft-IT wird es nicht langweilig, die Herausforderungen zu meistern und das Unternehmen in seinem Erfolg und Wachstum stetig zu unterstützen sowie dem Kunden den Weg zu unseren Produkten kürzer zu gestalten“, so Dieter Meyer von Vitakraft® .
