Die Integration der technischen Sicherheitseinrichtung für Registrierkassen, kurz TSE, wurde seit Dezember 2019 mehrmals verschoben – auch aufgrund von Corona. Welche Fristen sind jetzt verbindlich? Und was müssen Einzelhändler rund um die Integration der TSE wissen?
Stichtag 30. September 2020: Eigentlich sollten die neuen Bestimmungen der Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV) in vollem Umfang bereits am 1. Januar 2020 in Kraft treten. Eine Ausnahme gab es schließlich bei der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Fehlte die, wurde in den Ländern mit Ausnahme von Berlin, Sachsen, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz und Brandenburg bis zu diesem Datum eine Nichtbeanstandungsregelung getroffen. In diesen Ländern endete die Frist bereits Ende August. Durch lückenloses Protokollieren von Kassenaktionen sollen Manipulation und Steuerbetrug ein Ende bereitet werden. Nach Expertenschätzungen gehen dem Fiskus durch Steuerhinterziehung am Point-of-Sale pro Jahr bis zu zehn Milliarden Euro verloren. TSE gewährleistet, dass die im Kassensystem aufgezeichneten Daten vollständig und korrekt an die zuständigen Finanzbehörden übermittelt werden können. Dabei werden die Daten über das Sicherheitsmodul mit einer Nummerierung, Zeitinformation und elektronischen Signatur versehen, anschließend im Speichermedium der TSE gesichert, um auf Anforderung zusammengefasst in einer Datei exportiert werden zu können.
Was Unternehmer wissen sollten:
1. Frist verlängert – mit einer Ausnahme
Kassen aufrüsten? Mitten in der Corona-Krise? Um die Betriebe zu entlasten, hat sich die große Mehrheit der Finanzminister der Bundesländer auf eine weitere Fristverlängerung geeinigt und einen Aufschub für die Installation von TSE bis zum 31. März 2021 gewährt. Einzige Ausnahme ist Bremen (Stand 29. Juli 2020). Die Mehrheit der Einzelhändler, Gastronomen und Dienstleister haben nun also länger Zeit, ihre Kassen für die Kontrollen der Finanzbehörden vollumfänglich sicher zu machen. Der Grund, eine fehlende TSE bis zum 30. September 2020 nicht zu beanstanden, lag in der zum Jahreswechsel 2019/2020 meist fehlenden Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Erst in den letzten Dezembertagen 2019 konnten die Betriebe auf einzelne zertifizierte Lösungen zurückgreifen.
2. TSE jetzt bestellen
Betriebe sollten jetzt aktiv werden: Denn je nach Bundesland müssen sie bis spätestens 30. September 2020 zumindest nachweisen, dass sie die Installation der zertifizierten TSE bei einem Kassenfachhändler, Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister im Kassenbereich mit der fristegerechten Einbindung einer TSE verbindlich beauftragt haben. Die Einzelhändler sind zwar nicht dazu verpflichtet, eine Bescheinigung darüber an das Finanzamt zu schicken, müssen sie aber auf Nachfrage vorzeigen können.
Betriebe sollten jetzt aktiv werden: Denn je nach Bundesland mussten sie bis zum 31. August oder müssen sie spätestens bis zum 30. September 2020 zumindest nachweisen, dass sie die Installation der TSE bei einem Kassenfachhändler, Kassenhersteller oder einen anderen Dienstleister im Kassenbereich mit dem fristgerechten Einbau inklusive der Einbindung einer TSE verbindlich beauftragt haben. Die Einzelhändler sind zwar nicht dazu verpflichtet, eine Bescheinigung darüber an das Finanzamt zu schicken, müssen sie aber auf Nachfrage vorzeigen können. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die einzelnen Kassen zertifiziert sind. Es genügt, wenn die Sicherheitseinrichtung das BSI-Siegel erhält.
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3. DSFinV-K 2.0: Schnittstelle zur einheitlichen Datenübertragung
Digitale Kassen müssen zudem die sogenannte DSFinV-K 2.0 besitzen. Die DSFinV-K ist die im August 2019 aktualisierte Version einer digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Die DSFinV-K 2.0 kommt ebenfalls bei Außenprüfungen und Kassennachschauen zum Einsatz. Diese Schnittstelle soll unabhängig vom eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem Daten aus der Kasse einheitlich und strukturiert für das Finanzamt ausspielen. Wenn nicht bereits passiert, sollten sich Einzelhändler daher informieren, ob ihr Kassenhersteller auch die DSFinV-K 2.0 zur Verfügung stellt. Nur so sind Einzelhändler optimal auf eventuelle Kassennachschauen vorbereitet.
4. Hauptsache BSI-zertifiziert
Im Gegensatz zum Jahresende 2019 sind aktuell mehrere vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Lösungen verfügbar. Das Zertifikat stellt sicher, dass die elektronische Kasse manipulationssicher ist. Mehrere Anforderungen für die Zertifizierung der TSE müssen erfüllt sein:
- Alle Geschäftsvorgänge inklusive aller Transaktionen und Stornierungen müssen archiviert werden können.
- Im Rahmen eines Codierungssystems werden alle Belege markiert und so eine eindeutige Reihenfolge erzeugt, sodass bei unterbrochenen Reihenfolgen die Manipulationen direkt auffallen.
- Um die Prüfung durch das Finanzamt zu vereinfachen, muss ein einheitliches Dateiformat verwendet werden. So funktioniert der Zugriff auf die Finanzinformationen einfacher und schneller.
5. Hardware oder Cloud?
Zudem müssen sich Einzelhändler entscheiden, ob sie die TSE als Hardware einbauen wollen oder aus der Cloud beziehen. Als Hardware ist die TSE ein etwa fingernagelgroßer Chip, der sich mit einem USB-Stick, einer SD- oder Micro-SD-Karte an die elektronische Kasse anstecken lässt. Die Kasse sendet die Transaktionsdaten an die TSE. Diese wiederum funkt die mit einer Signatur angereicherten Daten zurück an die Kasse. Die Kasse druckt im Anschluss die Daten inklusive Signatur auf einen Beleg, der im Zuge der Bonpflicht als zusätzliches Kontrollinstrument fungiert.
Cloud-Lösungen funktionieren hingegen internetbasiert über eine Kassensoftware. Anschaffungskosten entfallen. Für jede Kasse fällt eine TSE-Lizenz an. Anbieter wie die Telekom stellen mit ihrem digitalen Kassensystem MagentaBusiness POS eine cloudbasierte TSE-Lösung bereit. Backups, Software-Updates und Zertifizierungen übernimmt jeder Anbieter von cloudbasierten TSE-Lösungen automatisch. Um der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gerecht zu werden, sollten Einzelhändler zur Sicherheit eigene Backups durchführen. Egal ob Cloud-Lösung oder Hardware: Damit die nächste Kassennachschau reibungslos verläuft, müssen sich Einzelhändler jetzt um die fristgerechte Bestellung ihrer BSI-zertifizierten TSE kümmern.
