Interview • 26.03.2020

Keinen Bock auf Papierkram? KI macht‘s!

Künstliche Intelligenz hilft kleinen und mittelständischen Händlern bei der Buchhaltung

Ein Mann im blauen Hemt steht und lächelt in die Kamera...
Quelle: sevDesk

Buchhaltung – Ein Wort das für viele Unternehmer Stress bedeutet. So war das auch für die Köpfe hinter sevDesk.

Aus der eigenen Not heraus haben sie eine Software entwickelt, die sich um lästigen Papierkram kümmert. Im Interview spricht Geschäftsführer Fabian Silberer über das KI-basierte Produkt, warum sevDesk sich den kleinen Einzelhändlern verschrieben hat und die Kehrseite der KI-Medaille.

Im modernen Einzelhandel wird künstliche Intelligenz oft für die Effizienzsteigerung in der Kundeninteraktion genutzt. Ihr Steckenpferd ist aber die KI im Backoffice. Wie kommt das?

Wir haben uns selbstständig gemacht und festgestellt, egal was man macht, ob IT-Beratung, Softwareentwicklung für den Online- oder stationären Handel, eine Buchhaltung brauchen alle. Wir konnten es nicht nachvollziehen, dass wir einmal im Monat einen Ordner mit Belegen dem Steuerberater schicken und er das dann wieder abtippen muss, was vorher schon digital war. Das hat uns sehr bewegt. Wir konnten nicht glauben, dass man das nicht besser machen kann. Auf der Grundlage dieser Erfahrung haben wir sevDesk entwickelt.

Welche Buchhaltungsaufgaben kommen denn bei einem Händler zusammen?

Rechnungen schreiben, Belege sammeln, Belege sortieren, Belege verbuchen, alles mit dem Bankkonto abgleichen. Im Handel ist auch die Umsatzsteuer ein wichtiges Thema. Jeden Monat muss beim Finanzamt die Voranmeldung vorgenommen werden.

Insgesamt ist es für Händler sehr wichtig zu wissen: Wo stehe ich, wie läuft das Business, welche Kosten habe ich ausgegeben? Nur so lässt sich ein Überblick über die aktuelle Situation des Unternehmens behalten. Das ist der Wahnsinn der Bürokratie.

Stichwort: Wahnsinn der Bürokratie – um den in den Griff zu bekommen, wird KI immer wichtiger?

Effizienzsteigerung ist hier ein wichtiges Stichwort. Egal, ob ein großer Händler, der kleine Laden um die Ecke oder die große Kette: Der Handel ist margengetrieben und muss auch auf lange Sicht gesehen effizient bleiben. Da rechnet sich eine solche Software mehr als drei Buchhalter. Mit KI gibt es mittlerweile eine Menge Möglichkeiten, auch mit kleinem Budget mitzuhalten.

Arm stellt Ordner wieder zurück ins Regal.
Eines der Ziele von sevDesk: Weniger Ordner und Papiere in den Büros der Unternehmen
Quelle: PantherMedia / Andriy Popov

Was genau bieten Sie Händlern an, um den Durchblick im Bürokratie-Chaos zu behalten?

Wir haben eine Cloud-Software entwickelt, die mithilfe von künstlicher Intelligenz arbeitet. Dank KI können Händler Ordnung schaffen, denn sie ist zuverlässig, effizient und schnell. Mit wenigen Handgriffen werden Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellt. Die Zahlen behält man dank einer übersichtlichen Benutzeroberfläche immer im Blick und kann mit seinem Steuerberater verknüpft bleiben. Anhand der Transaktionen auf dem Konto, der Belege, der Rechnungen, die auch online oftmals automatisiert erstellt werden, erledigt sich die Buchhaltung quasi von allein. Dadurch, dass alles über große Rechenzentren läuft, lernen wir stetig von all unseren Kunden und optimieren unsere Prozesse.

Das heißt, KI hat nicht ausgelernt?

Auf keinen Fall. Das System überarbeitet sich kontinuierlich selbst: Jedes Unternehmen hat quasi eine eigene KI und diese lernt mit jedem Beleg und jeder Transaktion weiter und wird so immer besser. Die KIs lernen anhand der Muster wie ein herkömmlicher Buchhalter, so müssen keine (Kunden-)Daten ausgetauscht werden.

Wem haben Sie sich mit Ihrer Arbeit verschrieben?

Wir haben uns den kleinen Unternehmen verschrieben. Wir fokussieren uns voll auf die Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, ohne eigene Buchhalter, ohne große IT-Landschaften, ohne Rechenzentrum. Die kleinen Onlinehändler, der Händler um die Ecke, Bäcker, Konditoren, Metzger, Reisebüros: Das ist unsere Zielgruppe. Uns ist klar, dass die großen Händler ohnehin effizient arbeiten und möchten mit unserer Software keinem Buchhalter, sondern den kleinen und mittelständischen Unternehmen direkt unter die Arme greifen. Wir waren selbst Gründer und haben mit zwei Mitarbeitern klein angefangen. Da fühlt man sich verbunden.

Kann man Ihr Cloud-System auch anders nutzen, zum Beispiel für Personalmanagement?

Wir werden in nächster Zeit auch etwas für optimierte Lohnbuchhaltung herausbringen. Auch ein Datenmanagement-Tool ist dabei, das heißt Artikel und Warenbestände können so leichter verwaltet werden.

Eine solche Software bringt also viele Vorteile, aber fallen durch sie nicht auch Personalstellen weg?

Ja, ich glaube, das darf man nicht verheimlichen. Natürlich gibt es auch immer eine Kehrseite der Medaille. Und natürlich wird es den Beruf Buchhalter, wie wir ihn heute kennen, irgendwann nicht mehr geben. Durch optimierte IT-Prozesse werden da noch viele andere Stellen – auch im Handel – wegfallen. Die Digitalisierung wird die Berufslandschaft verändern, und es wird auch viele Verlierer geben, nicht nur Gewinner.

Interview: Katja Laska

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