Neue GS1 Germany Anforderungen für bessere Datenqualität in Kraft

Marken stehen vor neuen Herausforderungen bei der Bereitstellung von Produktinformationen für deutsche Einzelhändler über das GDSN

Zwei neue Anforderungen von GS1 Germany wirken sich neuerdings auf Markenhersteller aus, die Lebensmittel und Getränke sowie lebensmittelnahe Produkte (Near-Food) auf dem deutschen Markt verkaufen. Diese zielen darauf ab, die Qualität der Produktdaten zu verbessern, die über das Global Data Synchronization Network (GDSN) übermittelt werden.

Mit einem Umsatz von über 635 Milliarden Euro ist der deutsche Einzelhandelsmarkt bemerkenswert groß und stellt auch für internationale Marken eine bemerkenswerte Einnahmequelle und Chance dar. Allerdings gilt es eine wichtige lokale Besonderheit zu berücksichtigen: die große Mehrheit der deutschen Einzelhändler (über 80 %) verlangen GDSN-Daten. Dieser Tatbestand geht auf Verordnungen wie EU 1169 zurück und wurde durch den zunehmenden Online-Handel begünstigt. Der GDSN-Standard in Deutschland wird von GS1 Germany in Zusammenarbeit mit den wichtigsten Einzelhändlern und Markenherstellern entwickelt und gepflegt.

Die jüngste Verbraucherstudie von Salsify hat gezeigt, dass genaue, vollständige und qualitativ hochwertige Produktinhalte ein wichtiger potenzieller Treiber für den Online-Umsatz sind. 62 % der deutschen Käufer brechen einen Online-Kauf wegen fehlender Produktinformationen ab, und 43 % von ihnen geben ein Produkt zurück, wenn es nicht mit den Online-Produktbildern übereinstimmt. 

Die Initiative von GS1 Germany, neue Regeln einzuführen, geht Hand in Hand mit dem Bedürfnis der Kunden nach zufriedenstellenden Produktinformationen.

Technische Anforderungen an das Produktbild.

Quelle: GS1 Germany

Produktdaten im Bilde 

Seit dem 25. Februar 2023 fordert GS1 Germany von Markenherstellern mindestens ein Bild für jedes Produkt, das sie unter Verwendung von GDSN-Daten verkaufen, bereitzustellen. Die geforderte Produktabbildung muss darüber hinaus Formatierungsspezifikationen von GS1 entsprechen (Bildgröße, Format, Beschneidungspfad, Farbprofil und Dateiname). Somit müssen Marken neuerdings zusätzliche, digitale Assets bereitstellen, die bisher für die Veröffentlichung über das GDSN nicht verpflichtend waren. Die geänderten Anforderungen von GS1 Germany zielen darauf ab, den Handel im Omnichannel – d.h. sowohl stationär als auch im E-Commerce – zu unterstützen und den damit verbundenen Erwartungen der VerbraucherInnen gerecht zu werden. 

Um sich dieser neuen Herausforderung zu stellen, wenden Marken in den meisten Fällen einen manuellen Prozess an, um jede Produktabbildung herauszusuchen und herunterzuladen, diese so umzuwandeln, dass sie den GS1-Formatierungsanforderungen entspricht und sie in den Datenpool hochzuladen. Bei diesem Vorgang wissen Markenhersteller allerdings nicht genau, ob sie sich vollständig an die Vorgaben gehalten haben. Eine solche Umsetzung spiegelt eine Realität wider, in der Marken über ein (ERP-)System verfügen, das direkt in den GDSN-Datenpool eingespeist wird. Die digitalen Assets werden jedoch meist separat gespeichert, wodurch die Anforderung der Veröffentlichung von Produktabbildungen zu einer echten Herausforderung wird und eine effizientere Handhabung und Lösung in Zukunft unumgänglich wird. Auf die Risiken wird im späteren Abschnitt eingegangen.

Data Quality Excellence (GS1 DQX): Verpflichtende Datenqualitätssicherung im deutschen GDSN Zielmarkt

Die zweite Anforderung bezieht sich auf Data Quality Excellence (DQX) und macht die Qualitätssicherung von Produktstammdaten seit dem 20. Mai 2023 damit zum Pflichtprogramm für Markenhersteller. DQX verlangt eine Sichtprüfung der Produktverpackung, um die Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz der Produktdaten zwischen der Verpackung und den GDSN-Daten sicherzustellen. Die Nichteinhaltung von DQX kann kostspielige Gebühren nach sich ziehen, die je nach der von den Produktherstellern gewählten Methode zur Einhaltung des GS1 DQX Branchenstandards variieren können. Für die Sichtprüfung haben Unternehmen zwei verschiedene Optionen zur Wahl: den ComfortCheck und den SelfCheck. Während beim ComfortCheck GS1 die Inspektion selbst durchführt, um sicherzugehen, dass die veröffentlichten GDSN-Daten mit der tatsächlichen Produktverpackung übereinstimmen, übernehmen beim SelfCheck die Marken diese Verantwortung. Letzteres ist jedoch nur möglich, wenn das Unternehmen eine Datenqualitätsbewertung von 97 % erreicht hat und von GS1 Germany zertifiziert wurde, um diese Aufgabe selbst übernehmen zu können. Sobald die Prüfung erfolgreich ausgeht, werden die Daten besiegelt und an die Handelspartner weitergegeben.

Ein Blick auf die oben bereits erwähnte Verbraucherforschung zeigt, dass jede Diskrepanz in Produktdaten zu Online-Kaufabbrüchen oder Rücksendungen und zu einer allgemein schlechten Kundenerfahrung führt. Einerseits stellt der neue GS1 DQX Branchenstandard für die Markenhersteller eine zusätzliche Compliance-Bürde dar, andererseits soll er sich positiv auf die betroffenen Produkte und Marken, ihre Handelspartner und letztlich die VerbraucherInnen auswirken. 

Um die neue DQX Anforderung zu erfüllen, geben Unternehmen die Daten entweder in ihren Datenpool ein, oder sie werden von vorgelagerten Quellen (ERPs) übermittelt, wobei einige Validierungen sofort erfolgen. Die wöchentlichen Datenqualitätsberichte von GS1 werden die Marken dazu veranlassen, Fehler zu beheben und den Prozess zu wiederholen, was jedoch die Zeit bis zur Markteinführung verlängern kann. Marken, die sich für die Einhaltung von DQX über ComfortCheck entscheiden, müssen Verpackungsvorlagen an den Datenpool senden, damit GS1 sie prüfen kann, und stehen damit vor den gleichen Herausforderungen wie bei der Anforderung der Veröffentlichung von Produktabbildungen. Darüber hinaus müssen die Marken für jede von GS1 durchgeführte Prüfung, bei der Fehler festgestellt werden, Prüfgebühren entrichten. Marken, die die Inspektion selbst über SelfCheck durchführen, müssen wiederum abwarten, bis sie ihren Datenqualitätsscore erfahren und jährliche Zertifizierungsgebühren zahlen.

Die neuen Verpflichtungen betreffen alle Food- und Near-Food-Kategorien, einschließlich Heimtierpflege, Reinigungsmittel, Hygieneartikel, Kosmetika – alle Produkte, die „Inhaltsstoffe” enthalten.

Die Risiken und Nebenwirkungen 

Zwar stellen die neuen Anforderungen von GS1 Germany für die betroffenen Produktkategorien eine Chance auf höhere Datenqualität gemäß der GS1-Standards dar, allerdings sind Markenhersteller gleichzeitig mit zahlreichen Risiken konfrontiert, wenn sie diese nicht befolgen: 

• Produktdaten erreichen wahrscheinlich nicht ihr eigentliches Ziel (den Handelspartner) 
• Es kommt potentiell zu verzögerten Markteinführungen
• Verpasste Fristen, die oft zusätzliche Gebühren mit sich bringen 
• Zeitaufwändige manueller Nacharbeit zur Behebung von Datendiskrepanzen

Der Schlüssel zur Compliance mit den neuen GS1 Vorschriften

Angesichts der kürzlich in Kraft getretenen Anforderungen an die Datenqualität haben Marken nun neue Möglichkeiten, die VerbraucherInnen mit besseren, vollständigeren Produktinhalten zu erreichen – trotz des neuen Compliance-Drucks und der potenziellen Kosten, welche die Änderungen mit sich bringen können. Um das letztere Szenario zu vermeiden, kann der Einsatz von PXM-Technologie wie Salsify die betroffenen Unternehmen darin unterstützen, die oben genannten Risiken zu vermeiden und die Anforderungen auf effiziente Weise einzuhalten. 

Die Auswirkungen und Folgen der neuen Bestimmungen von GS1 Germany sowie Lösungsansätze werden in folgendem Webinar auf Abruf in 30 Minuten erläutert.