Der Alltag im Einzelhandel wird immer komplizierter: Eine Vielzahl von Aufgaben soll erledigt werden, Budgets sind zu berücksichtigen – und hinzu kommt noch die Pandemie, mit neuen Herausforderungen. Ein Mitarbeiter in der Filiale hat häufig 10 bis 15 Systeme in der Woche zu bedienen, um alles im Griff zu behalten. Wie kann man diese Komplexität reduzieren und die Aufgabenumsetzung einfacher machen?
Die Philosophie von Reflexis ist, alle Informationen aus den diversen Systemen auf einen Blick in der MyWork Oberfläche zusammenzuführen und sichtbar zu machen. Diese Übersicht ist mobil auf dem Smartphone oder Tablet zugänglich. Aufgaben, die hier auftauchen, egal aus welchem System, kann man hier priorisieren und übersichtlich in einer Aufgabenliste auf sehr einfache Art und Weise bearbeiten.
Das macht es möglichst einfach für die Mitarbeiter draußen in der Filiale. Zur einfachen Kommunikation und zur Motivation der Mitarbeiter trägt außerdem ein Mitarbeiterportal mit Self-Services bei.
Wie kann ein Mitarbeiterportal zur Motivation beitragen?
Bei der Personalplanung gibt es allgemeine Herausforderungen, die auftauchen, wenn ein Unternehmen kein Mitarbeiterportal hat, weil dadurch eine Kommunikation top down passiert: Der Mitarbeiter bekommt die Pläne vom Manager zugesendet und kann sie weder beeinflussen noch seine Meinung dazu sagen.
Möchte ein Mitarbeiter dann jedoch Einfluss nehmen und eine Änderung veranlassen, muss er mit dem Filialleiter direkt in der Filiale das Thema besprechen. Die Einflussmöglichkeiten sind somit sehr begrenzt – während Änderungswünsche gang und gäbe sind, weil Mitarbeiter ihre privaten Erfordernisse und ihren Beruf unter einen Hut bringen müssen.
So kommt es zum Beispiel häufig vor, dass Mitarbeiter untereinander Schichten tauschen wollen, d.h. sie wollen statt in einer Spätschicht in einer Frühschicht arbeiten oder umgekehrt. Häufig liegt dann jedoch die Verantwortung beim Manager. Warum soll es jedoch nicht möglich sein, Schichten zu tauschen, wenn die gleichen Fähigkeiten vorhanden sind, ohne den Manager einzuschalten? Mit Self-Services lässt sich das ohne weiteres umsetzen, weil die Mitarbeiter je nach Fähigkeiten tauschen können.
Eine Funktion im Mitarbeiterportal, die diese Thematik vereinfacht, ist der Schichthandel. Mitarbeiter können zusätzliche Schichten arbeiten, wenn sie wollen und sich für Schichten anmelden. Es wird ihnen nur angezeigt, was ihrer Rolle und ihren Fähigkeiten entspricht (ein Mitarbeiter, der nur für die Kasse trainiert ist, bekommt nur Kasse angezeigt). Sie können ihre Schichten eigenständig im Schichthandel-Board anbieten und andere können sich melden. So ist Schichten tauschen ohne Manager möglich – oder je nach Unternehmenspolitik auch nicht.
Work-Life-Balance fördern mit Mitarbeiter Self-services
Über das Mitarbeiterportal mit Self-Service können Mitarbeiter ihre bevorstehenden Schichten anschauen, Zeiten tauschen, Favoriten anlegen, ihre Abwesenheitszeiten einsehen oder die Oberfläche mit Fotos persönlich individualisieren und den Hintergrund ändern. Sie können auch über einen Verfügbarkeitskalender einstellen, wann sie arbeiten können, sowohl temporär als auch die Dauer.
Alle Termine können sie in ihren persönlichen Kalender eintragen und teilen. So wird es Mitarbeitern wesentlich leichter gemacht, ihren privaten Alltag und ihr Arbeitsleben zu koordinieren – und das wirkt sich positiv auf die Work-Life-Balance aus.
Blick in die Zukunft: Gamification
Gamification heißt, in einen spielefremden Kontext, wie die Arbeit in der Filiale, Spiele-Elemente zu integrieren. Spiele-Elemente sind beispielsweise das Erreichen von Zielen oder Leistungen, Kooperation in Gruppen oder Fortschrittstanzeigen. Dabei stehen nicht nur monetäre Anreize im Vordergrund, sondern auch ein Feedback im Stil von „Like“ in Social Media.
Beispiele für Gamification im Personalmanagement
Im Personalmanagement gibt es diverse Anwendungsmöglichkeiten für Gamification. Ein Beispiel ist der Schichthandel: Jemand, der eine unbeliebte Schicht wie freitagabends freiwillig übernimmt, wird für dieses Engagement mit Punkten belohnt. Mit ähnlichen Anreizen können Mitarbeiter modulübergreifend für verschiedene Tätigkeiten Punkte sammeln – und werden dafür beispielsweise als Mitarbeiter des Monats ausgezeichnet oder erhalten einen Bonus als Incentive für ihre Leistungen. So ist es möglich, auf spielerische Art und Weise zusätzliche Anreize zu geben und die Mitarbeiter zu motivieren.
Studien zeigen, dass Mitarbeiter, wenn sie eine gute Kommunikation mit dem Vorgesetzten haben und Rückmeldungen zu ihrer Arbeit bekommen, mehr Engagement zeigen und sich mehr mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Deshalb ist Gamification ein wichtiger Faktor, denn es unterstützt auf spielerische Art und Weise das Thema Feedback und Wertschätzung und zahlt auf die Mitarbeitermotivation ein.
Mitarbeiter Self-Services und Gamification sind wesentliche Faktoren, um als Unternehmen für jüngere Mitarbeiter attraktiv zu sein. Denn die Digital Natives, also die Generation Z oder Millennials, sind auf eine webbasierte oder App-basierte Kommunikation konditioniert. Diese erwarten sie auch im Arbeitsleben und in der Personalplanung. Wenn Unternehmen mobile Funktionen nicht zur Verfügung stellen, ist folglich ein Teil der Mitarbeiter unzufrieden. Das Ziel von Unternehmen ist jedoch, dass die Unzufriedenheit von Mitarbeitern in der Personalplanung abgebaut wird und die Motivation gefördert wird, weil ein motivierter Mitarbeiter sich für sein Unternehmen engagiert und eher nicht das Unternehmen verlassen wird. Erfahren Sie mehr in unserer Infografik zur Mitarbeitermotivation.
Erfahren Sie mehr über die Mitarbeitermotivation durch Employee Self-Services und Gamification in der Online-Seminar-Aufzeichnung: Mitarbeiter motivieren durch Employee Self-Service (ESS) und Gamification
