Firmennachricht • 25.08.2021

Aufgaben- und Workforce Management für Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Wie andere große Einzelhändler, war Vera Bradley durch COVID-19 gezwungen, sich an radikal neue Umstände anzupassen.

Vera Bradley ist eine bekannte amerikanische Marke für Handtaschen, Reisegepäck, Mode- und Wohnaccessoires, mit mehr als 144 Filialen und Factory Outlets in den USA. Wie andere große Einzelhändler, war Vera Bradley durch COVID-19 gezwungen, sich an radikal neue Umstände. Vera Bradley setzt sowohl die Einzelhandelslösungen von Reflexis ein als auch die Bestandsmanagement- und Lagerverwaltungslösungen von Zebra. Wir sprachen Ende Juni 2021 auf der NRF Retail Converge mit Kelly Brown, Vice President of Stores bei Vera Bradley.

Anbieter
Logo: Reflexis Systems GmbH

Reflexis Systems GmbH

Kokkolastr. 5-7
40882 Ratingen
Deutschland
Innenansicht eines Vera Bradley Shops
Quelle: Vera Bradley / verabradley.com

Welche Herausforderungen erlebte Vera Bradley in der COVID-19-Zeit und wie wurden sie gelöst?

Aufgrund der sinkenden Nachfrage war es notwendig, Personalanpassungen vorzunehmen, während dennoch jederzeit die richtige Zusammensetzung an Mitarbeitern bereitstehen sollte, um guten Service aufrechtzuerhalten. Vera Bradley setzt die Lösung Reflexis Workforce Scheduler ein, mit der Abteilungsleiter Personaleinsatzpläne, Gehaltsabrechnung und die Zeiterfassung im Blick behalten konnten. „Sie waren jederzeit darüber auf dem Laufenden, was in allen unseren Filialen passiert“, erklärt Kelly Brown.

Die Filialleiter waren in dieser Zeit mit diversen COVID-19-Verdachtsfällen und Quarantänen konfrontiert, was zu umfangreichen Planumstellungen, jeweils „last minute“ führte. Allerdings ermöglichte die automatisierte Personaleinsatzplanung es den Managern, gut damit umzugehen. Speziell ein aktuelles Reflexis-Upgrade half den Filialleitern, ein bis zwei Stunden Zeit pro Woche einzusparen, weil sie damit schnellere Prognosen treffen konnten. Auch das Reflexis Mitarbeiterportal straffte die Planungsprozesse: So konnten Manager die Schicht- und Urlaubsanträge der Mitarbeiter überwachen und sie schnell genehmigen oder ablehnen. Letztendlich trugen die Lösungen und die durch sie ermöglichte Kommunikation dazu bei, dass Vera Bradley eine hohe Mitarbeiterbindung während der Pandemie halten konnte, meint Kelly Brown. „Die Kommunikation unter den Mitarbeitern war so einfach, dass die Lösungen wirklich dazu beigetragen haben, die Mitarbeiter bei der Stange zu halten“, sagt sie.

Wie hat sich die Terminbuchung mit Reflexis Appointments ausgewirkt?

Mit Reflexis Terminvereinbarungen kann ein Kunde per Mobilgerät ein festes Zeitfenster in einem Vera Bradley-Geschäft buchen. Ein Mitarbeiter steht zur festgelegten Zeit bereit, um ihn zu bedienen. Das Unternehmen nutzt Appointments in seinen Filialen und Factory Outlets. Kunden können in den Filialen auch vor, während oder nach den regulären Ladenöffnungszeiten einen Termin buchen, wenn sie besondere Wünsche haben.

„Wir haben festgestellt, dass unsere Kunden das persönliche Gespräch mit den Mitarbeitern in unseren Filialen sehr geschätzt haben“, erklärt Kelly Brown. „Natürlich war es während der Pandemie besonders nützlich, weil viele Kunden sich in einem Geschäft mit anderen Kunden unwohl fühlten. Doch wir sind zu dem Schluss gekommen, dass wir es auch weiterhin nutzen werden, weil es uns wirklich Vorteile gebracht hat.“

Darüber hinaus nutzte Vera Bradley Reflexis Appointments, um die Kundenströme in seinen Factory Outlets zu verwalten. In diesem System verwendet der Kunde einen QR-Code, um sich in eine virtuelle Schlange mit einem bestimmten Zeitfenster einzureihen, das per Textnachricht mitgeteilt wurde. Kelly Brown bestätigt: „Für die Kunden, die sich in unsere Warteschlange einreihen, ist das ein wirklich tolles Erlebnis.“

Sie haben letztes Jahr auch den Task Manager eingeführt. Welche Ergebnisse hat das gebracht?

Vera Bradley nutzt den Reflexis Task Manager und seine Q-Chat-Anwendungen, um die Arbeitsabläufe und Kommunikationsprozesse zwischen dem Unternehmen und den Filialen zu optimieren. Das Unternehmen begann mit dem Rollout des Task Managers, während viele Mitarbeiter noch mit reduzierten Kapazitäten arbeiteten. So war es auch notwendig, alle neuen COVID-19-Richtlinien und -Verfahren des Unternehmens über die Task Manager-Schnittstelle zu promoten, erklärt Kelly Brown.

Damit dies gut funktioniert, hielten die Führungskräfte bei Wiedereröffnung der Filialen Reflexis-Schulungen für die Mitarbeiter. „Die Filialen haben es sehr schnell angenommen, was großartig war“, sagt Kelly Brown. „Sie sind damit in der Lage, ihre Aufgaben leicht zu finden. Sie sind sehr angetan von der Kalenderfunktion, mit der sie ihr Arbeitspensum planen und Aufgaben nach Prioritäten ordnen können. Unsere Bereichsleiter können die Erledigung von Aufgaben sehen und schnell nachfassen. Das spart viel Zeit.“

Die Lösung verbessert die Verantwortlichkeit für Aufgaben und hilft dabei, überfällige Aufgaben zu identifizieren und sie anzugehen, bevor sie zu einem Problem werden. Die Filialen können auch Bilder hochladen, z. B. von Produktauslagen, und Führungskräfte können diese Bilder überprüfen (und freigeben), um eine einheitliche Ausführung in der gesamten Kette sicherzustellen. Das System bietet auch eine schnelle Suchfunktion, die eine schnelle Überprüfung und den Abruf von historischen Daten ermöglicht.

Darüber hinaus verwenden die Bereichsleiter Q-Chat für die Kommunikation mit den Filialen. Filialen können die Lösung ebenfalls nutzen, um mit anderen Standorten mit ähnlichen Herausforderungen zu kommunizieren und so schnelle Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Durch den Einsatz von Reflexis für eine optimierte Kommunikation zwischen Zentrale und Filiale spart jedes Betriebsteam vier bis fünf Stunden pro Woche. Dazu trägt auch die Verwendung von Reflexis Task Manager-Formularen bei. Diese erleichtern Prozesse in der Zentrale, bei denen auf Anfragen der Filialen reagiert wird, wenn die Filialleiter dort mit unerwarteten Ereignissen konfrontiert sind und besondere Unterstützung brauchen.

Welche Vorteile sehen Sie in einer kombinierten Personaleinsatz- und Task-Management-Plattform?

„Für unsere Filialleiter ist es wirklich einfach, zwischen Filialkommunikation und Personaleinsatzplanung hin und her zu schalten, weil der Login derselbe ist und alles an einem Ort ist“, erklärt Kelly Brown. „Sie sehen schnell die Aufgaben, die sie einplanen müssen und sparen Zeit bei der Erstellung von Personalplänen.“


Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Workforce Management und Task Manager im Einzelhandel in unserem Live-Webinar: 
New Work in Retail – Mitarbeitermotivation oder zuverlässige Aufgabenerledigung. Geht beides?


Weitere Beiträge zum Thema:

Beliebte Beiträge:

Thumbnail-Foto: Generation Z: Wie Einzelhändler die Mitarbeiter von morgen einbinden...
17.01.2022   #Personalmanagement #Personaleinsatzplanung

Generation Z: Wie Einzelhändler die Mitarbeiter von morgen einbinden

Was die Generation Z auszeichnet, ist ihre hohe Kompetenz im Umgang mit mobilen Technologien

Immer mehr Menschen der Generation Z (Gen Z) sind inzwischen auch als Mitarbeiter im Einzelhandel tätig. Der Begriff Generation Z bezeichnet Personen, die zwischen den Jahren 1996 und 2009 geboren wurden. Dazu gehören 13,7 Prozent der ...

Thumbnail-Foto: Store-Management: Smarter mit Smartphone!
14.03.2022   #Digitalisierung #Mobile Datenerfassung (MDE)

Store-Management: Smarter mit Smartphone!

EuroCIS vom 31. Mai bis 02. Juni 2022 in Düsseldorf

Immer mehr Handelsunternehmen statten das Filialpersonal mit Mobilgeräten aus. Den Trend zum Smartphone oder smarten Mobile Devices, die fast wie Smartphones funktionieren, wird auch die EuroCIS, The Leading Trade Fair for Retail Technology, ...

Thumbnail-Foto: Das kassenlose Einkaufen kommt nach Deutschland – sind die Kunden...
10.03.2022   #Kundenzufriedenheit #Coronavirus

Das kassenlose Einkaufen kommt nach Deutschland – sind die Kunden bereit dafür?

Capterra befragt Verbraucher nach Interesse und Bedenken rund um das Thema kassenloses Einkaufen

Immer mehr Einzelhändler testen Konzepte für kassenlose Filialen. Rewe Pick and Go oder sogar Aldi setzt künftig auf den Trend des kassenlosen Einkaufens. Doch wie stehen deutsche Verbraucher dazu, wie viele sind interessiert und ...

Thumbnail-Foto: Self-Scanning im Supermarkt
17.03.2022   #Mobile Shopping #Self-Checkout-Systeme

Self-Scanning im Supermarkt

Mit reibungslosen Abläufen zum smarten Einkaufserlebnis

Beim Self-Scanning erfassen Kunden ihre Waren im Geschäft per App, über die dann auch die Bezahlung läuft – ohne Halt an der Kasse. Vorausgesetzt, dass alle Produkte entsprechend mit Barcodes gekennzeichnet und in das ...

Thumbnail-Foto: Scan & Go ist ein Multitalent für Retailer und Kund*innen...
17.03.2022   #Kundenzufriedenheit #Self-Checkout-Systeme

Scan & Go ist ein Multitalent für Retailer und Kund*innen

Wie du die Smartphones deiner Kundschaft für Verkauf, Marketing und ein bequemes Einkaufserlebnis nutzen kannst

Am 16. März haben wir für dich ein weiteres pikantes Gericht als Kostprobe für die Möglichkeiten, Vorteile und Herausforderungen von Scan & Go-Diensten vorbereitet.Mit vielen treffenden Fragen unseres Publikums und dem ...

Thumbnail-Foto: Electronic shelf labels – elektronisch ausgezeichnet...
15.03.2022   #Digitalisierung #Coronavirus

Electronic shelf labels – elektronisch ausgezeichnet

Auf dem Weg zum Standard: Digitale Preise erobern die Fläche

Immer mehr Händler erproben elektronische Regaletiketten. Warum? Mehr Tempo bei Preiswechseln und weniger Handarbeit fürs Personal sind nur zwei der mannigfaltigen Gründe. Die EuroCIS, The Leading Trade Fair for Retail Technology, vom ...

Thumbnail-Foto: Wie wird der Brillenkauf der Zukunft aussehen?...
15.03.2022   #Online-Handel #E-Commerce

Wie wird der Brillenkauf der Zukunft aussehen?

Ausgemessen und fokussiert: Online, Offline oder Omnichannel im Brillenhandel

Die „Online-isierung” macht vor nichts halt, auch nicht vor dem Brillenhandel. Onlinekäufe von Brillenfassungen, Sonnenbrillen oder Kontaktlinsen sind weit verbreitet. Aber wie steht es um Themen wie die virtuelle Brillenanprobe oder ...

Thumbnail-Foto: „Amazon Go“ oder „Amazon No“?
07.02.2022   #stationärer Einzelhandel #Self-Checkout-Systeme

„Amazon Go“ oder „Amazon No“?

Unser iXtenso-Redakteur testet einen „Just-Walk-Out-Store“ von Amazon in Chicago

Geht Amazons ehrgeiziges Projekt "Amazon Go" still und leise unter? Oder steht es kurz davor sich durchzusetzen und allgegenwärtig zu werden?Antworten auf diese Fragen versuchte ich in einer Filiale in Chicago zu finden.  ...

Thumbnail-Foto: Warum Händler und Markenhersteller im Bereich Produktdaten...
14.03.2022   #Datenmanagement #Kundenerlebnis

Warum Händler und Markenhersteller im Bereich Produktdaten zusammenarbeiten sollten

Wie Salsify mit seiner Kooperationsplattform CommerceXM Händler und Hersteller zusammenbringt

Um erfolgreich am Markt zu agieren, sollten Industrie und Handel an einem Strang ziehen. Denn beide verfolgen das gleiche Ziel: Gemeinsam Produkte zu verkaufen und dadurch den Umsatz zu maximieren. Daher ist es unerlässlich, dass Hersteller und ...

Thumbnail-Foto: Self-Scanning setzt sich im stationären Handel durch...
10.01.2022   #Coronavirus #Self-Checkout-Systeme

Self-Scanning setzt sich im stationären Handel durch

Interview mit Thomas Rausch von GLORY Deutschland

Im Juli letzten Jahres haben wir Thomas Rausch, Sales Director beim Payment-Experten GLORY gefragt, welchen Einfluss die Corona-Pandemie auf den Handel hat. Heute möchten wir wissen, welche Veränderungen die Pandemie im Handel mit ...

Anbieter

EuroShop
EuroShop
Stockumer Kirchstraße 61
40474 Düsseldorf
GEBIT Solutions GmbH
Koenigsallee 75 b
14193 Berlin
Delfi Technologies GmbH
Delfi Technologies GmbH
Landgraben 75
24232 Schönkirchen
Reflexis Systems GmbH
Reflexis Systems GmbH
Kokkolastr. 5-7
40882 Ratingen
Brother International GmbH
Brother International GmbH
Konrad-Adenauer-Allee 1-11
61118 Bad Vilbel
shopreme gmbh
Brückenkopfgasse 1
8020 Graz
SALTO Systems GmbH
SALTO Systems GmbH
Schwelmer Str. 245
42389 Wuppertal
Remira GmbH
Remira GmbH
Konrad-Zuse-Str. 3
44801 Bochum
salsify
salsify
7 rue de Madrid
75008 Paris
Axis Communications GmbH
Axis Communications GmbH
Adalperostraße 86
85737 Ismaning