Gastbeitrag • 21.07.2022

Fristen einhalten und Kosten sparen

Wie der Handel seine Verträge optimal verwaltet

Verträge mit Partnern oder Dienstleistern spielen eine wichtige Rolle für viele Händler. Die Einhaltung von Fristen oder die Recherche bestimmter Klauseln müssen funktionieren. Ein digitales Vertragsmanagement kann administrative Arbeiten stark vereinfachen.

Lieferungen, Käufe, Dienstleistungen, Miete oder Versicherungen – ganz unterschiedliche Bereiche erfordern detaillierte, vertragliche Vereinbarungen. Kein Händler kann es sich erlauben, etwa eine wichtige Kündigungsfrist zu verpassen. Dazu kommt die steigende Komplexität der digitalisierten Geschäftswelt, COVID19 und der Trend zum dezentralen Arbeiten im Homeoffice haben diese Entwicklung noch verstärkt. So müssen viele Mitarbeiter digital kommunizieren und zahlreiche Prozesse sowie Dokumente von der analogen in die digitale Welt überführen.

Ergebnis: Verträge wandern in eine digitale Ablage bei verschiedenen Filehosting-Diensten wie Dropbox, Google Drive oder iCloud. Diese Lösung ermöglicht jedoch kein Vertragsmanagement, sie stellt lediglich eine digitale Variante des Ordnerregals dar. Braucht das Unternehmen eine Information etwa zu einer ablaufenden Frist, einem Leistungsdetail oder zu einer vereinbarten Vertragssumme, heißt es hier wie dort suchen.

25 Prozent mehr Ressourcen fürs Kerngeschäft

Bei dutzenden oder gar hunderten von Verträgen stehen viele Händler vor einer echten Herausforderung, die eine Menge Ressourcen frisst und Nerven kosten kann. Mit Hilfe eines digitalen Vertragsmanagements lassen sich sämtliche Unternehmensverträge einfach und übersichtlich an einem Ort digital managen; die Suche geht leichter und manuelle Aufgaben werden überflüssig.

Von derartigen Möglichkeiten profitiert auch der Retail-Sektor, denn aufgrund der engen Margen kommt es ganz besonders auf Wettbewerbsfähigkeit an. Die Konditionen von Lieferanten und anderen Partnern spielen hierbei eine wichtige Rolle. Wer sie jederzeit komplett im Blick hat, kann vergleichen und Kosten reduzieren. Dazu braucht es jedoch eine einheitliche Plattform, die alle Verträge bündelt und kategorisiert. Sie ermöglicht es, fundiert und tagesaktuell entscheiden zu können. Die dadurch gewonnen Ressourcen kommen dem Kerngeschäft zugute.

Baustein einer Digitalisierungs- und Omnichannel-Strategie

Zum Beispiel spart der bundesweit agierende Ticket-Dienstleister booker damit bis zu 25 Prozent ein. So entsteht Freiraum für Dinge, die sich nicht automatisieren lassen – etwa für die direkte Kundenbetreuung. Laut booker-Geschäftsführer Christian Aigner eignet sich solch eine Software auch, um gegenüber Kunden als Digitalunternehmen zu glänzen. „Dank dezentraler Zugänge arbeiten unsere Teams zudem agiler und kosteneffizienter”, so Aigner.

Außerdem reiht sich digitales Vertragsmanagement nahtlos ein in die Bemühungen des Handels, sämtliche Abläufe rund um das Kauferlebnis selbst zu digitalisieren. Dazu gehören etwa die digitale Unterschrift, Online-Retourenmanagement oder die Omnichannel-Verzahnung unterschiedlicher Kontaktpunkte. Dieser Trend wurde durch den COVID19-bedingten Onlineshopping-Hype zusätzlich beschleunigt wurde. Insgesamt konnte booker die Digitalisierungsquote um 20 Prozent erhöhen, seit das Unternehmen die Verträge digital verwaltet.

3D-Illustration von losen Blöcken in einem würfelförmigen Kasten mit blauem...
Quelle: Shubham Dhage/Unsplash

Flexibel bleiben ist wichtig

Es gilt ohnehin ganz allgemein, dass sich Unternehmen mit Hilfe von digitalen Tools deutlich flexibler aufstellen können; gerade in Zeiten der Home-Office-Konzepte. Im Hinblick auf die Nutzerfreundlichkeit kommt es jedoch darauf an, die Anwendungsumgebung je nach Bedarf individualisieren zu können. Denn unterschiedliche Nutzergruppen haben verschiedene Ansprüche.

Softwarelösungen sollten daher einfach bedienbar sein und sich optimal an weitere Digital-Tools anbinden lassen. So verwundert es kaum, dass der Trend zu einer Vielzahl hochspezialisierter Softwarelösungen geht, die durch offene Schnittstellen miteinander verknüpft sind und kommunizieren. Manuelle Prozesse werden auf ein Minimum reduziert und das entstehende Netzwerk liefert eine optimale Gesamtlösung für jeden Prozess im Unternehmen – und zwar in einer nie dagewesenen Flexibilität. Einen wichtigen Teil dieses Netzwerks bildet das digitale, automatisierte Management von Verträgen. Andere, sinnvolle Lösungen kümmern sich beispielsweise um Eingangsbriefpost, Rechnungsfreigabe, Ausgabenverwaltung und viele weitere Themen. Mit einer derart flexiblen Softwarelandschaft kommen Retailer einen großen Schritt voran auf dem Weg zur Digitalisierung.

Vertragsmanagement für Mittelständler

Bei Thema Vertragsmanagement kommt es vor allem darauf an, dass Unternehmen alle wichtigen Vertragsdetails wie Abschlussdaten und Fristen immer im Blick haben und per Suchfunktion auch stets nachhaken können. Wichtig ist zudem eine automatische Erinnerungsfunktion. Sie sollte darauf hinweisen, wenn Verträge verlängert werden müssen, und sie beugt teuren Pflichtverletzungen vor. So kann sie auch Einsparmöglichkeiten ans Licht bringen – etwa, wenn die Vertragsleistungen gar nicht mehr benötigt werden. Darüber hinaus sind statistische Auswertungsfunktionen sinnvoll sowie Analysen der Vertragshistorien. Für den Start sollten Retailer auch darauf achten, dass bestehende Verträge automatisiert importiert werden. Lösungen wie ContractHero wurden mit diesen Funktionalitäten und speziell für Mittelständler entwickelt.

Fazit: Das digitale Vertragsmanagement gehört in den Fokus jedes Unternehmens. Wer sich zukunftssicher aufstellten möchte und seine Verträge als aktives Asset versteht, mehr Übersicht wünscht, keine Fristen verpassen will und die Digitalisierung konsequent ins eigene Office lassen möchte, sollte eine entsprechende Software testen.

Autor: Martin Schwer, freier Autor

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