Interview • 16.05.2022

Personal sinnvoll planen – mit Empathie und KI

Interview mit Maximilian Thost, Country Manager DACH bei Quinyx

Wie kaum ein anderes Ereignis zuvor hat die Pandemie dem Einzelhandel gezeigt, wie wichtig eine funktionierende Personaleinsatzplanung ist. Ausfälle durch Krankheit oder Quarantäne und eine dadurch entstehende Mehrbelastung für die im Geschäft verbleibenden Mitarbeiter*innen kommen immer häufiger vor und können gleich mehrere Mitarbeiter*innen zur gleichen Zeit betreffen.

Ein Weg, um solche Probleme so gut es geht zu vermeiden, ist die Automatisierung und die Nutzung von künstlicher Intelligenz in der Personaleinsatzplanung. Wir haben mit Maximilian Thost, Country Manager DACH (Deutschland, Österreich, Schweiz) bei Quinyx, darüber gesprochen.

Maximilian Thost, Country Manager DACH bei Quinyx
Maximilian Thost, seit April 2018 Country Manager DACH bei Quinyx
Quelle: Quinyx

Herr Thost, Sie sprechen von aktuellen Herausforderungen in der Retail-Branche. Wie ist die Personalsituation im Einzelhandel gerade?

Maximilian Thost: Die fortschreitende Digitalisierung birgt für die Einzelhandelsbranche gewaltige Chancen und ebenso große Herausforderungen. Die Personalsituation in Deutschland ist angespannt, das gilt in den Filialen, aber auch in der Verwaltung und der Logistik. Laut unserer eigenen aktuellen Studie haben 50 Prozent der Frontline-Mitarbeiter*innen im DACH-Raum aus dem Bereich Einzelhandel im letzten Jahr daran gedacht zu kündigen. 70 Prozent der Befragten sind zuversichtlich, aufgrund ihrer entsprechenden Fähigkeiten unkompliziert einen anderen Arbeitgebenden zu finden. Das macht die Dringlichkeit für Unternehmen deutlich, im Rahmen ihrer Digitalisierung den Fokus verstärkt auf Personalthemen – und damit auf HR-Software (Human Ressources) und Task Management – zu legen. 

Denn der derzeitige Arbeitskräftemangel hierzulande ist nicht nur für Arbeitgebende ein Problem – er wirkt sich direkt auf die gesamte Belegschaft aus. Vor allem stundenweise beschäftigte Mitarbeiter*innen müssen oft härter und nach strikteren Schichtplänen arbeiten, um den Mangel an Arbeitskräften auszugleichen. Doch spätestens beim Thema Kundenservice – und dem potenziellen Risiko, dass dieser leiden könnte – horcht die Einzelhandelsbranche auf.

Welchen Einfluss hat die Pandemie auf die Personaleinsatzplanung?

Maximilian Thost: Die Pandemie hat einerseits den Trend zur Digitalisierung beschleunigt und andererseits die menschliche Seite unseres Ökosystems stärker zum Vorschein treten lassen: Seit Corona ist für viele Arbeitnehmer*innen aus allen Branchen klar, dass Flexibilität kein zusätzlicher Benefit ist, sondern auf der Liste der essenziellen Job-Voraussetzungen ganz weit oben steht. Gerade im Einzelhandel können Beschäftigte nicht einfach ins Homeoffice wechseln – bei erhöhten Krankenständen oder wenn Angestellte sich ungeplant in Quarantäne begeben müssen, ist von Unternehmen Flexibilität gefragt, um die verbliebenen Beschäftigten nicht zu überlasten. 

Zudem stieg in vielen Geschäften durch strengere Hygiene- oder Einlassverordnungen die Arbeitsbelastung. Plant die Schichtleitung die Einsatzzeiten der Mitarbeiter*innen manuell, beispielsweise per Excel, kostet das viel Zeit. Wenn dann in letzter Minute aufgrund eines Krankheitsfalls die Schicht umgeplant werden muss, liegen bei Personalplaner*innen die Nerven blank. Durch eine Lösung, die z. B. im Krankheitsfall automatisiert Vorschläge macht, wird viel Zeit gespart und werden die Nerven geschont.

Welche Bedürfnisse und Probleme stehen bei den Mitarbeiter*innen an oberster Stelle?

Maximilian Thost: Der Trend geht ganz klar zu mehr Mitbestimmung und Mitspracherecht bei der Gestaltung der eigenen Arbeit – das gilt im Einzelhandel genauso wie in allen anderen Branchen, im White- wie im Blue Collar-Bereich. Zusammen mit der Freude an der Tätigkeit selbst, einem gesunden Arbeitsklima sowie einer gerechten Entlohnung ist dies laut unserer Studie zugleich Wunsch und Bedürfnis der Arbeitnehmer*innen und der klare Auftrag an die Arbeitgeber*innen.

Vor welchen Herausforderungen stehen die Personalplaner*innen im Einzelhandel?

Maximilian Thost: Personalplaner*innen müssen sicherstellen, dass immer die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, um die Servicequalität und damit die Zufriedenheit ihrer Kund*innen stets auf höchstem Niveau zu halten. Gleichzeitig müssen sie ihre wichtigste Ressource, die Mitarbeiter*innen, fördern und an das Unternehmen binden, und eventuell auch neue rekrutieren. 

Dafür müssen sie am Puls der Zeit sein und sich auch auf die veränderten Ansprüche an eine reibungslose und transparente Kommunikation, die das Personal schneller miteinbezieht, einstellen. Das alles kann aber nur gelingen, wenn die Personal-/Schicht-/Dienstplanung und alle damit zusammenhängenden Prozesse in diesem Geiste digitalisiert werden.

Eine Infografik zum Thema Wertschätzung gegenüber Mitarbeiter*innen...
Quelle: Quinyx

Was raten Sie Personalplaner*innen in Bezug auf den Umgang mit und die Einsatzplanung von Mitarbeiter*innen?

Maximilian Thost: Ganz klar: Automatisierung anstelle von manueller Planung, davon profitieren alle Beteiligten. Noch besser ist ein übergreifendes System, das nicht nur die Einsatzplanung, sondern auch die Zeiterfassung über eine App abdeckt und den Mitarbeiter*innen durch bestimmte Funktionen, wie der Angabe der eigenen Verfügbarkeit, mehr Freiheiten bietet. 

Denn damit wird gewährleistet, dass sich Mitarbeiter*innen direkt in die Personalplanung mit einbringen können und diese wiederum automatisch Rücksicht auf individuelle Bedürfnisse nimmt. Dazu gehören dann auch erweiterte Analysetools, um zwischen Filialen zu vergleichen und schneller handeln zu können, wenn ein Engpass entsteht.

Sie sprechen von künstlicher Intelligenz als Hilfe in der Personalplanung. Wie genau kann diese Hilfe aussehen?

Maximilian Thost: Automatisierung ist der erste Schritt, sie hilft Einzelhandelsunternehmen beispielsweise dabei, die Präferenzen der Mitarbeiter*innen zu berücksichtigen, Personallücken zu schließen und die Compliance einzuhalten. Wer automatisiert, spart Zeit und steigert die Effizienz der Prozesse sofort. 

Künstliche Intelligenz kommt dann – als nächste Stufe – vor allem bei der Personalbedarfsplanung ins Spiel: Historische Daten aus dem Unternehmen werden gesammelt und analysiert. Die eingesetzten Algorithmen erstellen daraus Prognosen für die kurz- und langfristige Zukunft, und basierend darauf kann die Personalsituation besser geplant werden: Wie viele Mitarbeiter*innen muss ich einstellen, wie viele muss ich wann und für welche Situation einplanen? 

Besonders spannend wird es, wenn Personaleinsatzplaner*innen „Was-wäre-wenn-Szenarien” berechnen müssen, etwa eine neue Pandemie-Welle, bei der viele Mitarbeiter*innen auf einmal ausfallen könnten. An dieser Stelle können auch öffentlich zugängliche Daten eingespeist werden, die beispielsweise die Wahrscheinlichkeit eines krankheitsbedingten Ausfalls berechnen.

Welche Technologien sind erforderlich, um mittels KI die Planung zu unterstützen?

Maximilian Thost: Die Integration in ein bestehendes Tech Stack ist tatsächlich unkompliziert. Unsere KI-Lösungen lassen sich nahtlos in die meisten gängigen Workforce-Management-Systeme einbinden und können auch unternehmensspezifische Integrationen unterstützen. Ob es um die Möglichkeit geht, Daten automatisiert in die Gehaltsabrechnung einfließen zu lassen oder eine Verbindung zu anderen internen Anwendungen über REST- und SOAP-APIs herzustellen, all das lässt sich mit Schnittstellen umsetzen. 

Auf diese Weise können Zahlen vom POS in die KI einfließen, etwa die Artikel pro Transaktion, historische Umsätze, Besucherzahlen/Footfall oder Personalbudgets. Aber auch externe Faktoren, die einen Einfluss auf die Personalsituation haben könnten, z. B.  besondere Events wie Fußballweltmeisterschaften oder Halloween und ebenso Wetterdaten, können für Prognosen mit einbezogen werden.

Welche Investitionskosten kommen dabei auf Händler*innen zu?

Maximilian Thost: Nach den Projektkosten für die Implementierung werden, wie für SaaS-Lösungen üblich, jährlich wiederkehrende Gebühren in Abhängigkeit von den gewählten Modulen, der Anzahl der zu planenden User*innen und der Vertragslaufzeit fällig.

Interview: Matthias Groß

Weitere Beiträge zum Thema:

Beliebte Beiträge:

Thumbnail-Foto: Omnichannel-Strategien in der Optikerbranche: Dirk Graber von Mister Spex...
31.03.2022   #Online-Handel #E-Commerce

Omnichannel-Strategien in der Optikerbranche: Dirk Graber von Mister Spex

KI, AR und Online-Tools im Brillenhandel: Statements von eyes + more, Fielmann, Mister Spex, pro optik und Rottler

Offline oder Online? Diese beiden Konzepte als Gegensätze gegenüberzustellen ist überholt; die physische und die digitale Welt vermischen und ergänzen sich – gerade im Einzelhandel. Beispielhaft hierfür haben wir uns ...

Thumbnail-Foto: Personal und Sortiment optimal planen
09.05.2022   #Online-Handel #Tech in Retail

Personal und Sortiment optimal planen

Interview über Technologien zur Messung von Besucherströmen und Bewegungsmustern

Modernste Technologien ermöglichen es Händler*innen, das Verhalten von Besucher*innen in ihren Geschäften zu messen und sowohl in Bezug auf das Personal als auch auf das Sortiment entsprechend zu planen.Anbieter solcher Technologien, ...

Thumbnail-Foto: Deutschlands erste nahkauf BOX: Bequem einkaufen rund um die Uhr an...
31.03.2022   #stationärer Einzelhandel #Tech in Retail

Deutschlands erste nahkauf BOX: Bequem einkaufen rund um die Uhr an sieben Tagen

Konzept-Test von REWE zur Nahversorgung in ländlichen Siedlungsgebieten

In der oberfränkischen Gemeinde Pettstadt testet REWE unter dem Namen "Josefs nahkauf BOX" ein neues Format, das in Zukunft die Versorgung mit frischen Lebensmitteln und Produkten des täglichen Bedarfs in der 2.000 Einwohner ...

Thumbnail-Foto: Self-Checkout-Lösungen im Handel – wo stehen wir und was bringt die...
04.05.2022   #Tech in Retail #Self-Checkout-Systeme

Self-Checkout-Lösungen im Handel – wo stehen wir und was bringt die Zukunft?

Neues Whitepaper „Selfcheckout im Lebensmitteleinzelhandel: Status und Ausblick“ veröffentlicht

Kein Kunde steht gerne in der Schlange, das erkannte der Schweizer Händler Migros schon im Jahr 1965. Die sogenannten Selbsttippkassen konnten sich allerdings nicht durchsetzen. Im Jahr 2022 sieht der Markt ganz anders aus: Verschiedene ...

Thumbnail-Foto: ESL auf dem Vormarsch in Dänemark
14.07.2022   #Tech in Retail #elektronische Regaletiketten

ESL auf dem Vormarsch in Dänemark

Wie ein Bottleshop in Kopenhagen mit elektronischen Regaletiketten für einen besonderen Blickfang sorgt

POPL ist eine Burgerbar, die 2020 ursprünglich als Noma Pop-up-Konzept begann. Alle Erwartungen wurden weit übertroffen: es gab lange Warteschlagen und gab begeisterte Kritiken. Die Burger wurden schnell als die “Noma Burger” ...

Thumbnail-Foto: K5 FUTURE RETAIL CONFERENCE 2022
07.04.2022   #Online-Handel #E-Commerce

K5 FUTURE RETAIL CONFERENCE 2022

Die ersten Speaker stehen fest

Die Vorbereitungen für die zehnte K5 FUTURE RETAIL CONFERENCE am 29.+ 30.6.22 im ESTREL Berlin laufen auf Hochtouren. Nach langer pandemiebedingter Pause ist die Vorfreude auf das Konferenzjubiläum besonders groß:“Allein der ...

Thumbnail-Foto: Kühlung und Kauf leicht gemacht
24.06.2022   #Mobile Payment #Digitalisierung

Kühlung und Kauf leicht gemacht

Wie Smart Fridges die nächste Generation der Verkaufsautomaten einläuten

Ob an Bahnhöfen, Flughäfen oder in Einkaufszentren - Verkaufsautomaten für Snacks, Getränke und kleinere Mahlzeiten findet man überall dort, wo es schnell gehen muss. Doch die Fehleranfälligkeit der Geräte kann ...

Thumbnail-Foto: Eintracht Frankfurt und payfree eröffnen ersten Self-Service Fanshop der...
02.05.2022   #Digitalisierung #Tech in Retail

Eintracht Frankfurt und payfree eröffnen ersten Self-Service Fanshop der Bundesliga

Grab-and-Go-Technologie für den Einkauf im Vorbeigehen - auch im Stadion

Eintracht Frankfurt erprobt den ersten Self-Service-Check-out der Bundesliga: Stadionbesucher können an Spieltagen Fanartikel in einem kassenlosen Pop-up-Store kaufen – einfach im Vorbeigehen. Der Fußball-Erstligist setzt dabei auf ...

Thumbnail-Foto: Mit Audiosystemen zu mehr Sicherheit auf allen Ebenen...
18.07.2022   #Sicherheit #Tech in Retail

Mit Audiosystemen zu mehr Sicherheit auf allen Ebenen

Axis Communications präsentierte auf der EuroCIS 2022 Lautsprechersysteme und Zugangskontrollen

Automatisierte Lautsprechersysteme und Zugangskontrollen können unterschiedlichste Funktionen erfüllen – von Warensicherung über Mitarbeiterkontrolle bis hin zur Überwachung der Geschäftsräume. Axis ...

Thumbnail-Foto: REWE startet Pick&Go in der Hauptstadt
05.07.2022   #stationärer Einzelhandel #Tech in Retail

REWE startet Pick&Go in der Hauptstadt

Hybrides Einkaufen mit kassenloser Bezahlmöglichkeit jetzt auch in Berlin

Nach dem erfolgreichen Start des hybriden Einkaufskonzeptes „Pick&Go” in Köln baut REWE seine Vorreiterrolle im deutschen Lebensmitteleinzelhandel weiter aus. Mit der Neueröffnung nach Umbau starten im REWE-Markt in der ...

Anbieter

Diebold Nixdorf
Diebold Nixdorf
Heinz-Nixdorf-Ring 1
33106 Paderborn
GLORY Global Solutions (Germany) GmbH
GLORY Global Solutions (Germany) GmbH
Thomas-Edison-Platz 1
63263 Neu-Isenburg
Citizen Systems Europe GmbH
Citizen Systems Europe GmbH
Otto-Hirsch-Brücken 17
70329 Stuttgart
Captana GmbH
Captana GmbH
Bundesstraße 16
77955 Ettenheim
SALTO Systems GmbH
SALTO Systems GmbH
Schwelmer Str. 245
42389 Wuppertal
KNAPP Smart Solutions GmbH
KNAPP Smart Solutions GmbH
Uferstraße 10
45881 Gelsenkirchen
EuroShop
EuroShop
Stockumer Kirchstraße 61
40474 Düsseldorf
iXtenso - retail trends
iXtenso - retail trends
Celsiusstraße 43
53125 Bonn
Delfi Technologies GmbH
Delfi Technologies GmbH
Landgraben 75
24232 Schönkirchen